பணி முன்னுரிமைகள் விளக்கம்

எது முக்கியம் என்பதைக் குறிக்கவும்

அனைத்து பணிகளும் சமமான முக்கியத்துவம் கொண்டவை அல்ல. சில பணிகளுக்கு உடனடி கவனம் தேவை, மற்றவை காத்திருக்கலாம். முன்னுரிமை நிலைகள் ஒரு கணத்தில் அவசரத்தன்மையைத் தெரிவிக்கின்றன, நேரம் குறைவாக இருக்கும்போது நீங்கள் மற்றும் உங்கள் குழு எதில் கவனம் செலுத்த வேண்டும் என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது.

கிடைக்கும் முன்னுரிமை நிலைகள்

Officaid ஐந்து முன்னுரிமை விருப்பங்களை வழங்குகிறது:

• அமைக்கப்படவில்லை முன்னுரிமை ஒதுக்கப்படவில்லை (இயல்புநிலை)
• குறைவு நேரம் கிடைக்கும்போது செய்யலாம்
• நடுத்தரம் இயல்பான காலப்பகுதியில் முடிக்கப்பட வேண்டும்
• அதிகம் குறைந்த முன்னுரிமை பணிகளுக்கு முன் கவனம் தேவை
• அவசரம் உடனடி செயல் தேவை

ஒவ்வொரு முன்னுரிமையையும் புரிந்துகொள்ளுங்கள்

முன்னுரிமையைத் தேர்ந்தெடுக்காமல் ஒரு பணியை உருவாக்கும்போது அமைக்கப்படவில்லை என்பது இயல்புநிலையாகும். ஒப்பீட்டு முக்கியத்துவம் தீர்மானிக்கப்படவில்லை அல்லது முக்கியமல்லாத பணிகளுக்கு இதைப் பயன்படுத்தவும்.

குறைவு முன்னுரிமை பணிகள் கண்காணிக்கத் தகுதியானவை, ஆனால் நேரத்தைப் பொறுத்தவை அல்ல. அதிக முன்னுரிமை பணிகள் முடிந்த பிறகு அல்லது நேரம் கிடைக்கும்போது இவற்றை எடுக்கலாம். எடுத்துக்காட்டுகள்: கோப்புகளை ஏற்பாடு செய்தல், எதிர்கால மேம்பாடுகளை ஆராய்தல், ஆவணப்படுத்தலைப் புதுப்பித்தல்.

நடுத்தரம் முன்னுரிமை, அதன் காலக்கெடுக்குள் முடிக்கப்பட வேண்டிய நிலையான பணியைக் குறிக்கிறது. இது வழக்கமான வணிக செயல்பாடுகளுக்கான அடிப்படை.

அதிகம் முன்னுரிமை, நடுத்தரம் மற்றும் குறைவு முன்னுரிமை பணிகளுக்கு முன் செய்யப்பட வேண்டிய பணிகளைக் குறிக்கிறது. தாமதமானால் இப்பணிகளுக்கு அதிகமான விளைவுகள் ஏற்படும். எடுத்துக்காட்டுகள்: முக்கியமான வாடிக்கையாளர் கோரிக்கைகளுக்கு பதிலளித்தல், வரவிருக்கும் சந்திப்புகளுக்குத் தயார்படுத்தல், மோசமடையும் பிரச்சனைகளைத் தீர்த்தல்.

அவசரம் முன்னுரிமை உடனடி கவனம் தேவைப்படும் பணிகளுக்கே ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது. மற்ற பணிகளைத் தற்காலிகமாக நிறுத்தி, இவற்றை முடிக்க முடியுமானால் முடிக்கவும். எடுத்துக்காட்டுகள்: முக்கியமான அமைப்பு பிரச்சனைகள், நேரத்தைப் பொறுத்த காலக்கெடுகள், அவசர வாடிக்கையாளர் தேவைகள்.

முன்னுரிமைகள் எப்படி காட்டப்படுகின்றன

பணி பட்டியலில், முன்னுரிமைகள் நிறமிடப்பட்ட பட்டைகளாகக் காட்டப்படுகின்றன:

• குறைவு கடல் பச்சை/பச்சை நிறத்தில் காட்டப்படுகிறது
• நடுத்தரம் மஞ்சள்/அம்பர் நிறத்தில் காட்டப்படுகிறது
• அதிகம் என்பது ஆரஞ்சு நிறத்தில் தோன்றும்
• அவசரம் சிவப்பு நிறத்தில் காட்டப்படுகிறது

இந்தக் காட்சி குறிப்புகள் பணி பட்டியலை எளிதாகப் பார்த்து, எந்தப் பொருட்களுக்கு முதலில் கவனம் தேவை என்பதை அடையாளம் காண உதவுகின்றன.

முன்னுரிமைகளைத் திறம்பட அமைத்தல்

நல்ல முன்னுரிமை மேலாண்மைக்கு ஒழுக்கம் தேவை:

• அவசரம் (Urgent) என இயல்புநிலையாக அமைக்க வேண்டாம். எல்லாம் அவசரம் என்றால், எதுவும் அவசரம் அல்ல. உண்மையான அவசரநிலைகளுக்கு மட்டுமே இதைப் பயன்படுத்தவும்.
• முன்னுரிமையுடன் காலக்கெடுவு தேதியையும் கவனிக்கவும். நாளைக்கு காலக்கெடுவு உள்ள குறைவு (Low) முன்னுரிமை பணி, அடுத்த மாதம் காலக்கெடுவு உள்ள நடுத்தரம் (Medium) முன்னுரிமை பணியை விட முன்னர் கவனிக்கப்பட வேண்டும்.
• அடிக்கடி மதிப்பீடு செய்யவும். சூழ்நிலைகள் மாறும்போது முன்னுரிமைகளும் மாறும். கடந்த வாரம் குறைவு (Low) என இருந்தது, இன்று அதிகம் (High) என இருக்கலாம்.
• பின்னணியைத் தெரிவிக்கவும். முன்னுரிமை மட்டும் ஏன் அது முக்கியம் என்பதை விளக்காது. காரணத்தை வழங்க விளக்கம் (Description) அல்லது கருத்துகளை (Comments) பயன்படுத்தவும்.

முன்னுரிமை மற்றும் காலக்கெடுவு தேதி

முன்னுரிமை மற்றும் காலக்கெடுவு தேதி இரண்டும் சேர்ந்து செயல்படுகின்றன, ஆனால் வெவ்வேறு நோக்கங்களுக்காக:

• முன்னுரிமை மற்ற பணிகளுடன் ஒப்பிடும்போது சார்பு முக்கியத்துவத்தைக் குறிக்கிறது
• காலக்கெடுவு தேதி பணி எப்போது முடிக்கப்பட வேண்டும் என்பதைக் குறிப்பிடுகிறது

அதிகம் (High) முன்னுரிமை கொண்ட ஒரு பணி, அதன் காலக்கெடுவு தேதி தொலைவில் இருந்தால், உடனடி செயல் தேவையில்லை. இன்று காலக்கெடுவு உள்ள அவசரம் (Urgent) பணி, பட்டியலின் மேல்நோக்கி செல்ல வேண்டும். அடுத்ததாக என்ன பணியில் ஈடுபட வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிக்கும்போது இரண்டு காரணிகளையும் கவனிக்கவும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்து என்ன?

பணி மேலாண்மை பற்றிய உங்கள் புரிதலை முழுமைப்படுத்தவும்:

• பணி நிலைகள் விளக்கம் - பணிகள் அவற்றின் சுழற்சியில் எங்கு உள்ளன என்பதைக் கண்காணிக்கவும்
• பணியைச் சேர்ப்பது - பணிகளை உருவாக்கும்போது முன்னுரிமைகளைப் பயன்படுத்துங்கள்
• டாஷ்போர்டு எச்சரிக்கைகளை மேலாண்மை செய்தல் - காலம் கடந்த பணி அறிவிப்புகளைக் கையாளவும்