உங்கள் முழுமையான நிதி பதிவு
பொது பதிவேடு என்பது உங்கள் வணிகத்தின் அனைத்து நிதி பரிவர்த்தனைகளின் முக்கிய பதிவாகும். Officaid-இல் நீங்கள் பதிவு செய்யும் ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலும், செலவும், பணம் செலுத்துதலும், பரிமாற்றமும் கணக்கு வாரியாக பொது பதிவேட்டில் பதிவு செய்யப்படுகிறது. மற்ற அனைத்து நிதி அறிக்கைகளும் இதன் அடிப்படையில் உருவாக்கப்படுகின்றன.
பல வணிக உரிமையாளர்கள் தினசரி முடிவுகளுக்கு லாப இழப்பு அல்லது இருப்புப் பட்டியல் போன்ற சுருக்க அறிக்கைகளைப் பயன்படுத்தினாலும், குறிப்பிட்ட தொகையை ஆராயவோ அல்லது உங்கள் பதிவுகளை சரிபார்ப்பதற்கோ பொது பதிவேடு விரிவான பரிவர்த்தனை நிலை தரவுகளை வழங்குகிறது.
பொது பதிவேடு ஏன் முக்கியம்
வணிக உரிமையாளர்கள் மற்றும் கணக்காளர்கள் இந்த அறிக்கையைப் பின்வருவனவற்றிற்காகப் பயன்படுத்துகின்றனர்:
- குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனைகளை கண்டறிய - ஒவ்வொரு கணக்கையும் ஆழமாகப் பார்த்து ஒவ்வொரு தனிப்பட்ட பதிவையும் காண
- சரியான தன்மையை சரிபார்க்க - அனைத்து கணக்குகளிலும் டெபிட் மற்றும் கிரெடிட் சமமாக இருப்பதை உறுதிப்படுத்த
- ஆடிட்டிற்கு தயாராக - அனைத்து நிதி செயல்பாடுகளின் முழுமையான பதிவை வழங்க
- வேறுபாடுகளை ஆராய - ஒரு எண் எங்கிருந்து வந்தது என்பதைத் துல்லியமாகக் கண்டறிய
- வரி தாக்கலை ஆதரிக்க - உங்கள் கணக்காளருக்கு கணக்கு வாரியாக விரிவான பதிவுகளை வழங்க
அறிக்கையை அணுகுதல்
உங்கள் பொது பதிவேட்டைக் காண, Finance → Reports-க்கு சென்று பொது பதிவேடு-வைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
அறிக்கையின் மேல் பகுதியில், நீங்கள் தேதி வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம்:
- 2025 அல்லது 2024 - முழு ஆண்டு தரவுகளுக்கு விரைவான அணுகல்
- தனிப்பயன் - உங்களுக்குத் தேவையான எந்த தேதி வரம்பையும் தேர்ந்தெடுக்க
மேல் வலது மூலையில் உள்ள பதிவிறக்கு பொத்தானைப் பயன்படுத்தி, உங்கள் பதிவுகளுக்காக அறிக்கையைப் பதிவிறக்கவோ அல்லது உங்கள் கணக்காளருடன் பகிரவோ செய்யலாம்.
அறிக்கையின் அமைப்பைப் புரிந்து கொள்ளுதல்
பொது பதிவேடு உங்கள் அமைப்பில் உள்ள அனைத்து கணக்குகளையும் ஐந்து வகைகளாக அமைத்துக் காட்டுகிறது:
- சொத்துகள் - வங்கி கணக்குகள், பெற வேண்டிய கணக்குகள், நிலையான சொத்துகள் மற்றும் திரட்டிய தேய்மானத்தை உள்ளடக்கியது
- பொறுப்புகள் - செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள், விற்பனை வரி செலுத்த வேண்டியது மற்றும் கடன்களை உள்ளடக்கியது
- பங்குதொகை - உரிமையாளரின் பங்குதொகை மற்றும் முந்தைய சரிசெய்தல்களை உள்ளடக்கியது
- வருமானம் - விற்பனை வருமானம், வட்டி வருமானம் மற்றும் மற்ற வருமானம் ஆதாரங்களை உள்ளடக்கியது. விற்பனை தள்ளுபடிகள் (முழு விலைப்பட்டியல்களில் நீங்கள் வழங்கிய தள்ளுபடிகள்) வருமானத்தின் கீழ் தனி கணக்காக உள்ளது.
- செலவு - சம்பளம், வாடகை, அலுவலகப் பொருட்கள் மற்றும் கடன் வட்டி போன்ற அனைத்து செலவு வகைகளையும் உள்ளடக்கியது
ஒவ்வொரு கணக்கு வரிசையும் பின்வரும் நெடுவரிசைகளைக் காட்டுகிறது:
- கணக்கு என்பது கணக்கின் பெயர். அந்தக் கணக்கில் உள்ள அனைத்து பரிவர்த்தனைகளையும் காண கிளிக் செய்யவும்.
- கணக்கு வகை என்பது அந்தக் கணக்கு எந்த வகையைச் சேர்ந்தது என்பதைக் காட்டுகிறது (வங்கி, சொத்துகள், பொறுப்புகள், பங்குதொகை, வருமானம் அல்லது செலவு).
- டெபிட் என்பது குறிப்பிட்ட காலத்தில் கணக்கிலிருந்து பிடிக்கப்பட்ட அல்லது வெளியேற்றப்பட்ட மொத்தத் தொகையைக் காட்டுகிறது.
- கிரெடிட் என்பது குறிப்பிட்ட காலத்தில் கணக்கில் சேர்க்கப்பட்ட அல்லது பதிவு செய்யப்பட்ட மொத்தத் தொகையைக் காட்டுகிறது.
- நிகர நகர்வு என்பது டெபிட் மற்றும் கிரெடிட் இடையேயான வித்தியாசத்தைக் காட்டுகிறது; இது குறிப்பிட்ட காலத்தில் கணக்கின் இருப்பு எவ்வாறு மாறியது என்பதைக் குறிக்கிறது.
மொத்தங்களைப் படிப்பது
ஒவ்வொரு வகையின் முடிவில், அந்த வகையில் உள்ள அனைத்து கணக்குகளையும் சுருக்கமாகக் காட்டும் ஒரு மொத்த வரிசை உள்ளது:
- மொத்தத் தொகை சொத்துகள் என்பது அனைத்து சொத்துக் கணக்குகளிலும் உள்ள மொத்த நகர்வைக் காட்டுகிறது
- மொத்தத் தொகை பொறுப்புகள் என்பது அனைத்து பொறுப்புக் கணக்குகளிலும் உள்ள மொத்த நகர்வைக் காட்டுகிறது
- மொத்தத் தொகை பங்குதொகை என்பது அனைத்து பங்குதொகைக் கணக்குகளிலும் உள்ள மொத்த நகர்வைக் காட்டுகிறது
- மொத்தத் தொகை வருமானம் என்பது அனைத்து வருமானக் கணக்குகளிலும் உள்ள மொத்த நகர்வைக் காட்டுகிறது
- மொத்தத் தொகை செலவு என்பது அனைத்து செலவுக் கணக்குகளிலும் உள்ள மொத்த நகர்வைக் காட்டுகிறது
அறிக்கையின் கீழே உள்ள மொத்தத் தொகை வரிசையில் மொத்த டெபிட், மொத்த கிரெடிட் மற்றும் மொத்த நிகர நகர்வு காட்டப்படுகிறது. உங்கள் கணக்குகள் சரியாக இருந்தால், இது 0.00 (சமநிலை) என்று காட்டப்படும்; இது மொத்த டெபிட் மற்றும் மொத்த கிரெடிட் சமம் என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.
பரிவர்த்தனை விவரங்களைக் காணுதல்
ஒரு கணக்கு பெயரைக் கிளிக் செய்தால், தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட காலத்தில் அந்தக் கணக்கில் உள்ள ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையின் விரிவான விவரங்களையும் காணலாம். பரிவர்த்தனைக் காட்சியில் பின்வருவன காட்டப்படுகின்றன:
- தேதி என்பது பரிவர்த்தனை நடைபெற்ற நேரம்
- குறிப்பு என்பது பரிவர்த்தனை குறிப்பு எண் (எ.கா., EXP-20250500014). அசல் பரிவர்த்தனையைத் திறக்க கிளிக் செய்யவும்.
- வழங்குநர் என்பது பரிவர்த்தனையுடன் தொடர்புடைய வழங்குநர் அல்லது வாடிக்கையாளர் (பொருந்தினால்)
- விளக்கம் என்பது அந்தப் பரிவர்த்தனை எதற்காக இருந்தது என்பது பற்றிய விவரங்களை வழங்குகிறது
- தொகை என்பது பரிவர்த்தனையின் மதிப்பைக் காட்டுகிறது
பரிவர்த்தனைப் பட்டியலின் கீழே உள்ள நிகர நகர்வு, அந்தக் கணக்கின் மொத்தத்தை உறுதிப்படுத்துகிறது; இது முதன்மை பொது பதிவேடு அறிக்கையில் நீங்கள் காணும் அளவுக்கு சமமாக இருக்கும்.
டெபிட் மற்றும் கிரெடிட்டைப் புரிந்து கொள்ளுதல்
பொதுப் பதிவேடு பாரம்பரிய கணக்கு சொற்களைப் பயன்படுத்துகிறது:
- டெபிட் என்பது சொத்து மற்றும் செலவுக் கணக்குகளை அதிகரிக்கிறது, மேலும் பொறுப்பு, பங்குதொகை மற்றும் வருமானக் கணக்குகளைக் குறைக்கிறது
- கிரெடிட் (Credits) பொறுப்புகள், பங்குதொகை மற்றும் வருமான கணக்குகளை அதிகரிக்கின்றன, மேலும் சொத்து மற்றும் செலவு கணக்குகளை குறைக்கின்றன.
பெரும்பாலான வணிக உரிமையாளர்களுக்கு, நிகர நகர்வு (Net Movement) நெடுவரிசையை புரிந்துகொள்வது எளிதாக இருக்கும். செலவு கணக்கில் நேர்மறை நிகர நகர்வு என்பது நீங்கள் அதிகம் செலவு செய்தீர்கள் என்பதைக் குறிக்கிறது, அதேபோல் வருமான கணக்கில் எதிர்மறை நிகர நகர்வு என்பது நீங்கள் அதிகம் லாபம் ஈட்டியீர்கள் என்பதைக் குறிக்கிறது (வருமானம் கிரெடிடாகப் பதிவு செய்யப்படுவதால், நிகர நகர்வு எதிர்மறையாகத் தோன்றும்).
இந்த அறிக்கையை எப்படிப் பயன்படுத்த வேண்டும்
தவறுகளைக் கண்டறிதல்: உங்கள் லாப இழப்பு அல்லது சமநிலைப் பட்டியலில் எந்த எண் சரியாகத் தெரியவில்லை என்றால், அதை குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனைகளுக்குத் திரும்பிச் சென்று கண்டறிய பொது பதிவேட்டைப் பயன்படுத்தவும்.
வரி காலத்திற்கான தயாரிப்பு: உங்கள் கணக்காளருக்கு பொது பதிவேட்டை ஏற்றுமதி செய்யவும். உங்கள் வரி அறிக்கையைத் தயார் செய்ய அவர்களுக்குத் தேவையான விரிவான பதிவுகள் இது வழங்குகிறது.
கணக்கு செயல்பாட்டைச் சரிபார்த்தல்: எந்த ஒரு கணக்கையும் கிளிக் செய்து அனைத்து பரிவர்த்தனைகளையும் காணலாம். பதிவுகள் சரியாகப் பதிவு செய்யப்பட்டனவா என்பதை உறுதிப்படுத்த இது பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
குறிப்பிட்ட காலத்தை மதிப்பாய்வு செய்தல்: குறிப்பிட்ட மாதம் அல்லது காலாண்டு போன்ற எந்தவொரு காலத்தையும் பார்ப்பதற்கு தனிப்பயன் தேதி விருப்பத்தைப் பயன்படுத்தவும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
பொது பதிவேடு ஒரு காலத்திற்குள் அனைத்து கணக்குகளின் டெபிட் மற்றும் கிரெடிட் நகர்வுகளையும் காட்டுகிறது. சோதனை இருப்பு ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தில் அனைத்து கணக்குகளின் இறுதி இருப்புகளையும் காட்டுகிறது. பொது பதிவேடு அதிக விரிவானது மற்றும் செயல்பாடுகளைக் காட்டுகிறது, அதேபோல் சோதனை இருப்பு கணக்குகள் எங்கு நிற்கின்றன என்பதன் சுருக்கமாகும்.
டாஷ் என்பது தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட காலத்தில் அந்த நெடுவரிசையில் செயல்பாடு இல்லை என்பதைக் குறிக்கிறது. எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு செலவு கணக்கில் பொதுவாக டெபிட்கள் இருக்கும், ஆனால் கிரெடிட்கள் இருக்காது, எனவே கிரெடிட் நெடுவரிசையில் டாஷ் காட்டப்படும்.
ஒரு எதிர்மறை நிகர நகர்வு என்பது அந்தக் காலத்தில் அந்தக் கணக்கில் கிரெடிட்கள் டெபிட்களை விட அதிகமாக இருந்தன என்பதைக் குறிக்கிறது. வருமான கணக்குகளுக்கு, இது இயல்பானது, ஏனெனில் வருமானம் கிரெடிடாகப் பதிவு செய்யப்படுகிறது. சொத்து கணக்குகளுக்கு, எதிர்மறை நகர்வு என்பது கணக்கு இருப்பு குறைந்தது என்பதைக் குறிக்கிறது.
அடுத்தது என்ன?
பொது பதிவேட்டை நீங்கள் புரிந்துகொண்டதால், இந்த தொடர்புடைய கட்டுரைகளை ஆராயுங்கள்:
- ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தில் கணக்கு இருப்புகளைக் காண சோதனை இருப்பு
- உங்கள் கணக்குகள் எப்படி அமைக்கப்பட்டுள்ளன என்பதைக் காண கணக்குப் பட்டியல்
- கணக்கியல் அடிப்படைகளைப் புரிந்துகொள்ள டெபிட் மற்றும் கிரெடிட் என்ன?