செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் கால அளவு

நீங்கள் என்ன பணம் செலுத்த வேண்டும்?

உங்கள் வணிகம் வழங்குநர்கள், சப்ளையர்களிடமிருந்து பில்களையும், பணியாளர்களிடமிருந்து செலவு கோரிக்கைகளையும் பெறுகிறது. செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் கால அளவு அறிக்கை (Accounts Payable Aging report) உங்கள் அமைப்பில் உள்ள அனைத்து செலுத்தப்படாத பில்களையும், பணம் பெறுபவரின் பெயரால் வரிசைப்படுத்தி, ஒவ்வொரு பணம் செலுத்துதலும் எவ்வளவு காலமாக நிலுவையில் உள்ளது என்பதன் அடிப்படையில் குழுப்படுத்திக் காட்டுகிறது.

இந்த அறிக்கை உங்கள் வெளியேறும் பணம் செலுத்தல்களை நிர்வகிக்க உதவுகிறது. என்ன பணம் செலுத்த வேண்டும் மற்றும் எப்போது என்பதை அறிவது உங்கள் ரொக்க ஓட்டத்தைத் திட்டமிட, தாமதக் கட்டணங்களைத் தவிர்க்க, உங்கள் வழங்குநர்களுடன் நல்ல தொடர்பைப் பேண உதவுகிறது.

செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் கால அளவு ஏன் முக்கியம்

வணிக உரிமையாளர்கள் இந்த அறிக்கையைப் பயன்படுத்த:

• அனைத்து செலுத்தப்படாத பில்களையும் ஒரு இடத்தில், வழங்குநர் விலைப்பட்டியல்கள் மற்றும் பணியாளர் கோரிக்கைகள் உட்படக் காண
• பணம் செலுத்துதல் அட்டவணைகளைத் திட்டமிட என்ன பணம் செலுத்த வேண்டும் மற்றும் எப்போது என்பதைத் துல்லியமாக அறிந்து
• தாமதக் கட்டணங்களைத் தவிர்க்க காலம் கடந்த பில்கள் அல்லது செலுத்த வேண்டிய தேதி அருகில் உள்ள பில்களைக் கண்டறிய
• வழங்குநர் தொடர்புகளை நிர்வகிக்க வழங்குநர்களுக்கு சரியான நேரத்தில் பணம் செலுத்தப்படுவதை உறுதி செய்யவும்
• வரவிருக்கும் பணம் செலுத்தல்களை ஈடுகட்ட எவ்வளவு ரொக்கம் தேவை என்பதைப் புரிந்து கொள்வதன் மூலம் ரொக்கத் தேவைகளை முன்னறிவிக்க

அறிக்கையை அணுகுதல்

உங்கள் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் கால அளவு அறிக்கையைப் பார்க்க, Finance → Reports-க்குச் சென்று செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் கால அளவு-வைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

அறிக்கையின் மேல் பகுதியில், நீங்கள் உங்கள் தேதியைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம்:

• இன்று தற்போதைய தேதி வரை உள்ள அனைத்து செலுத்தப்படாத பில்களையும் காட்டுகிறது
• தனிப்பயன் அந்த நேரத்தில் நிலுவையில் இருந்ததைக் காண எந்தவொரு குறிப்பிட்ட தேதியையும் தேர்ந்தெடுக்க அனுமதிக்கிறது

உங்கள் பதிவுகளுக்காக அறிக்கையை பதிவிறக்கவோ அல்லது உங்கள் குழுவுடன் பகிரவோ மேல் வலது மூலையில் உள்ள பதிவிறக்கு பொத்தானைப் பயன்படுத்தவும்.

அறிக்கையின் அமைப்பைப் புரிந்து கொள்ளுதல்

அறிக்கை செலுத்தப்படாத பில்களை பின்வரும் நெடுவரிசைகளுடன் ஒரு அட்டவணையில் காட்டுகிறது:

• பணம் பெறுபவர் என்பது நீங்கள் பணம் செலுத்த வேண்டிய வழங்குநர் அல்லது நபரின் பெயர். குறிப்பிட்ட வழங்குநருடன் இணைக்கப்படாத பணியாளர் கோரிக்கைகள் போன்ற பொருட்களுக்கு இது "Unknown Vendor" என்று காட்டப்படலாம்.
• செலுத்த வேண்டியது என்பது செலுத்த வேண்டிய குறிப்பு எண். அந்த குறிப்பிட்ட செலுத்த வேண்டியது அல்லது கோரிக்கையைத் திறக்க அதைக் கிளிக் செய்யவும்.
• செலுத்த வேண்டிய தேதி என்பது பணம் செலுத்த வேண்டிய தேதி.
• தற்போதைய என்பது இன்னும் காலம் கடக்காத பில்களைக் காட்டுகிறது.
• 1-30 நாட்கள் என்பது 1 முதல் 30 நாட்கள் வரை காலம் கடந்த பில்களைக் காட்டுகிறது.
• 31-60 நாட்கள் என்பது 31 முதல் 60 நாட்கள் வரை காலம் கடந்த பில்களைக் காட்டுகிறது.
• 61-90 நாட்கள் என்பது 61 முதல் 90 நாட்கள் வரை காலம் கடந்த பில்களைக் காட்டுகிறது.
• 90+ நாட்கள் என்பது 90 நாட்களுக்கு மேல் காலம் கடந்த பில்களைக் காட்டுகிறது.
• மொத்தம் என்பது அனைத்து காலம் கடந்த பகுதிகளிலும் அந்தப் பணம் பெறுபவருக்கு செலுத்த வேண்டிய மொத்தத் தொகையைக் காட்டுகிறது.

அறிக்கையைப் படிப்பது

ஒவ்வொரு பணம் பெறுபவரின் செலுத்தப்படாத கணக்குகளும் தொகுக்கப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு காலம் கடந்த பகுதியிலும் மற்றும் மொத்தமாகவும் அந்தப் பணம் பெறுபவருக்கு எவ்வளவு பணம் செலுத்த வேண்டும் என்பதைக் காட்டும் பெறுநர் மொத்தம் வரிசை உள்ளது.

அறிக்கையின் கீழே, ஒவ்வொரு காலம் கடந்த பகுதியிலும் அனைத்து பணம் பெறுபவர்களின் கூட்டுச் செலுத்தப்படாத தொகையைக் காட்டும் மொத்தத் தொகை வரிசை உள்ளது.

சதவீதப் பங்கீடு வரிசை, உங்கள் மொத்தப் பணம் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளில் எந்த அளவு ஒவ்வொரு காலம் கடந்த பகுதியில் உள்ளது என்பதைக் காட்டுகிறது. இது உங்கள் பணம் செலுத்துதல் முறைகளை விரைவில் புரிந்து கொள்ள உதவுகிறது. எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் பணம் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளில் 83.6% 90+ நாட்கள் நெடுவரிசையில் இருந்தால், உங்கள் பெரும்பாலான செலுத்தப்படாத கணக்குகள் மூன்று மாதங்களுக்கு மேல் காலம் கடந்துள்ளன.

காலம் கடந்த பகுதிகள் உங்களுக்கு என்ன சொல்கின்றன

அறிக்கையில் ஒரு கணக்கு எவ்வளவு வலதுபுறமாக இருக்கிறதோ, அது அந்த அளவுக்கு நீண்ட காலமாக காலம் கடந்துள்ளது:

• தற்போதைய என்பது அந்தக் கணக்கு இன்னும் செலுத்த வேண்டிய தேதி வரவில்லை என்று பொருள். பணம் செலுத்த வேண்டியதற்கு முன் உங்களுக்கு நேரம் உள்ளது.
• 1-30 நாட்கள் என்பது அந்தக் கணக்கு சற்று காலம் கடந்தது என்று பொருள். விரைவில் பணம் செலுத்த வேண்டும்.
• 31-60 நாட்கள் என்பது அந்தக் கணக்கு கணிசமாக காலம் கடந்தது என்று பொருள். வழங்குநர் பணத்தை எதிர்பார்க்கலாம்.
• 61-90 நாட்கள் என்பது அந்தக் கணக்கு மோசமாக காலம் கடந்தது என்று பொருள். இது உங்கள் வழங்குநர் தொடர்பைப் பாதிக்கலாம்.
• 90+ நாட்கள் என்பது அந்தப் பில் மூன்று மாதங்களுக்கு மேல் நிலுவையில் உள்ளது என்று பொருள். தாமதக் கட்டணங்கள் சேர்ந்திருக்கலாம் மற்றும் வழங்குநர் தொடர்புகள் ஆபத்தில் இருக்கலாம்.

பணியாளர் கோரிக்கைகள்

இந்த அறிக்கையில் செலுத்தப்படாத பணியாளர் கோரிக்கைகளும் அடங்கும். இவை "EMP-CLAIMS" ஆரம்பத்தில் உள்ள குறிப்பு எண்களுடன் தோன்றலாம். இவை வெளிப்புற வழங்குநர்களுக்கு அல்லாமல் பணியாளர்களுக்கு வழங்கப்பட வேண்டிய செலவுத் திரும்பப் பெறுதல்கள் என்பதால், இவை "தெரியாதது வழங்குநர்" கீழ் காட்டப்படலாம்.

இந்த அறிக்கையை எப்படி பயன்படுத்த வேண்டும்

வாராந்திர மதிப்பாய்வு: உங்கள் பணம் செலுத்துதல் கடமைகளைக் கவனிக்கவும் மற்றும் திடீர் நிகழ்வுகளைத் தவிர்க்க இந்த அறிக்கையை அடிக்கடிச் சரிபார்க்கவும்.

காலம் கடந்த பணம் செலுத்துதல்களுக்கு முன்னுரிமை அளிக்கவும்: முக்கியமான வழங்குநர்கள் அல்லது பணியாளர்களுக்குரிய கணக்குகள் என்றால், குறிப்பாக பழைய காலம் கடந்த பகுதிகளில் உள்ள கணக்குகளுக்கு முதலில் கவனம் செலுத்தவும்.

உங்கள் ரொக்கப் பாய்வு திட்டமிடவும்: அனைத்து செலுத்தப்படாத கணக்குகளையும் அழிக்க எவ்வளவு ரொக்கம் தேவை என்பதைப் புரிந்து கொள்ள மொத்தத் தொகையைப் பயன்படுத்தவும், மற்றும் பணம் செலுத்த வேண்டிய தேதிகளைக் காண காலம் கடந்த பகுதிகளைப் பயன்படுத்தவும்.

பெற வேண்டிய கணக்குகளுடன் ஒப்பிடுங்கள்: இரண்டு காலம் கடந்த அறிக்கைகளையும் சேர்த்துப் பாருங்கள். உங்கள் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள், பெற வேண்டிய கணக்குகளை விட வேகமாக காலம் கடந்தால், ரொக்கப் பாய்வு நெருக்கடியை எதிர்கொள்ள நேரிடலாம்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

உங்கள் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் காலம் கடந்த அறிக்கையை இப்போது புரிந்துகொண்டதால், இந்த தொடர்புடைய கட்டுரைகளை ஆராயுங்கள்:

• பெற வேண்டிய கணக்குகள் காலம் கடந்த அறிக்கை - வாடிக்கையாளர்கள் உங்களுக்குக் கொடுக்க வேண்டியதைக் காண
• ரொக்க ஓட்ட அறிக்கை - செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் உங்கள் ரொக்க நிலையை எப்படி பாதிக்கின்றன என்பதைக் காண
• செலுத்த வேண்டிய கணக்கு உருவாக்குதல் - வழங்குநர்களிடமிருந்து பில்களைப் பதிவு செய்யும் முறையைக் கற்றுக்கொள்ள