您的完整财务记录
总账是您业务中所有财务交易的总记录。您在 Officaid 中记录的每张发票、每笔费用、每次付款和每笔转账都会流入总账，并按账户分类。它是构建所有其他财务报告的基础。
虽然大多数企业主使用损益表或资产负债表等摘要报告进行日常决策，但当您需要调查特定金额或核实记录时，总账提供了详细的交易级数据。
为什么总账很重要
企业主和会计师使用此报告来：
- 追踪特定交易：深入查看任何账户以查看每个单独条目
- 核实准确性：检查所有账户的借方和贷方是否平衡
- 为审计做准备：提供所有财务活动的完整记录
- 调查差异：准确找到数字的来源
- 支持报税：向您的会计师提供按账户分类的详细记录
访问报告
要查看您的总账，请导航至 Finance → Reports 并选择 总账。
在报告顶部，您可以选择日期范围：
- 2025 或 2024 以快速访问全年数据
- 自定义 以选择您需要的任何日期范围
使用右上角的 下载 按钮导出报告，以便存档或与您的会计师共享。
了解报告结构
总账显示您系统中的所有账户，分为五个类别：
- 资产 包括银行账户、应收账款、固定资产和累计折旧
- 负债 包括应付账款、应付销售税和贷款
- 权益 包括业主权益和历史调整
- 收入 包括销售收入、利息收入和其他收入来源。销售折扣（您在整张发票上给予的折扣）是收入下的独立账户。
- 费用 包括所有费用类别，如薪资、租金、办公用品和贷款利息
每个账户行显示以下列：
- 账户是账户的名称。点击它可查看该账户的所有交易。
- 账户类型显示该账户所属的类别（银行、资产、负债、权益、收入或费用）。
- 借方显示期间内从该账户借出或取出的总金额。
- 贷方显示期间内存入或贷入该账户的总金额。
- 净变动显示借方和贷方之间的差额，表明期间内账户余额的变化情况。
阅读总计
在每个类别的末尾，有一行总计汇总了该类别中的所有账户：
- 资产总金额 显示所有资产账户的合并变动
- 负债总金额显示所有负债账户的合并变动
- 权益总金额显示所有权益账户的合并变动
- 收入总金额显示所有收入账户的合并变动
- 费用总金额显示所有费用账户的合并变动
在报表底部，合计行显示总借方、总贷方以及整体净变动。当您的账簿正确时，此处显示 0.00 (平衡)，确认总借方等于总贷方。
查看交易详情
点击账户名称后，您将看到所选期间内该账户每笔交易的详细明细。交易视图显示：
- 日期是交易发生的时间
- 参考是交易参考编号（例如，EXP-20250500014）。点击它可打开原始交易。
- 供应商是与交易相关的供应商或客户（如适用）
- 描述提供关于交易用途的详细信息
- 金额显示交易价值
交易列表底部的净变动确认了该账户的总计，与主总账报表上看到的一致。
理解借方和贷方
总账使用传统的会计术语：
- 借方增加资产和费用账户，并减少负债、权益和收入账户
- 贷方会增加负债、权益和收入账户，并减少资产和费用账户
对于大多数企业主来说，净变动列更容易理解。费用账户的正向净变动意味着你花得更多，而收入账户的负向净变动意味着你赚得更多（因为收入记录为贷方，所以净变动显示为负数）。
如何使用此报告
调查差异： 如果你的损益表或资产负债表上的数字看起来不对，请使用总账将其追溯至具体交易。
为报税做准备： 将总账导出给你的会计师。它提供了他们准备纳税申报所需的详细记录。
检查账户活动： 点击任何账户以查看所有交易。这有助于验证分录是否记录正确。
审查特定期间： 使用自定义日期选项查看任意时间范围，例如特定的月份或季度。
常见问题
总账显示所有账户在一段时间内的借方和贷方变动。试算平衡表显示所有账户在特定时间点的期末余额。总账更详细，显示活动情况，而试算平衡表是账户状况的摘要。
破折号表示在所选期间内，该列没有活动。例如，费用账户通常显示借方但没有贷方，因此贷方列显示破折号。
负向净变动意味着在该期间内，该账户的贷方超过了借方。对于收入账户，这是正常的，因为收入记录为贷方。对于资产账户，负向变动意味着账户余额减少。
接下来做什么？
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