நிதி அறிக்கைகளைப் புரிந்துகொள்ளுதல்

எண்களில் சொல்லப்படும் உங்கள் வணிகக் கதை

நீங்கள் அனுப்பும் ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலும், பதிவு செய்யும் ஒவ்வொரு செலவும், பெறும் ஒவ்வொரு பணமும் உங்கள் வணிகக் கதையின் ஒரு பகுதியாகும். நிதி அறிக்கைகள் இந்த அனைத்து பகுதிகளையும் இணைத்து, முழு படத்தைக் காணவும் மற்றும் நம்பிக்கையுடன் முடிவுகளை எடுக்கவும் உதவுகின்றன.

நீங்கள் ஏற்கனவே உள்ளிடுகிற தரவுகளிலிருந்து Officaid தானாகவே அறிக்கைகளை உருவாக்குகிறது. கூடுதல் வேலை எதுவும் தேவையில்லை, நிதி → அறிக்கைகள் என்ற இடத்திற்குச் சென்று தேவையான அறிக்கையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் போதும்.

மூன்று முக்கிய நிதி அறிக்கைகள்

நிதி அறிக்கைகளில் புதியவரா? இந்த மூன்றில் தொடங்குங்கள். இவை சேர்ந்து, உங்கள் வணிகம் பற்றிய மிக அடிப்படைக் கேள்விகளுக்கு விடையளிக்கின்றன.

லாபம் & நஷ்டம் அறிக்கை விடையளிக்கிறது: "நான் பணம் சம்பாதிக்கிறேனா?"

இந்த அறிக்கை ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்குள் நீங்கள் சம்பாதித்த அனைத்தையும் (வருமானம்) கூட்டுகிறது மற்றும் செலவிட்ட அனைத்தையும் (செலவுகள்) கழிக்கிறது. முடிவு உங்கள் நிகர லாபம் அல்லது நிகர நஷ்டமாகும். நேர்மறை எண் என்பது உங்கள் வணிகம் லாபகரமானது என்பதைக் குறிக்கிறது. எதிர்மறை எண் என்பது நீங்கள் சம்பாதிப்பதை விட அதிகமாக செலவிடுகிறீர்கள் என்பதைக் குறிக்கிறது.

வணிக உரிமையாளர்கள் பொதுவாக இந்த அறிக்கையை மாதாந்திரமாக மதிப்பாய்வு செய்து போக்குகளைக் கண்டறிகிறார்கள். உங்கள் செலவுகள் அதிகரிக்கிறதா? வருமானம் வளர்கிறதா? இந்த லாபம் & நஷ்டம் அறிக்கை இந்த போக்குகளை முன்கூட்டியே கண்டறிய உதவுகிறது.

சமநிலைப் பட்டியல் விடையளிக்கிறது: "என் வணிகத்தின் மதிப்பு என்ன?"

காலத்தைக் குறிப்பிடும் லாபம் & நஷ்டம் அறிக்கையிலிருந்து மாறாக, சமநிலைப் பட்டியல் ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தின் நிலவரத்தைக் காட்டுகிறது. இது மூன்று விஷயங்களை விவரிக்கிறது: உங்கள் வணிகம் உடையது (ரொக்கம், உபகரணங்கள், உங்களுக்குக் கொடுக்க வேண்டிய பணம் போன்ற சொத்துகள்), உங்கள் வணிகம் கடன்பட்டது (கடன்கள் மற்றும் செலுத்தப்படாத கணக்குகள் போன்ற பொறுப்புகள்), மற்றும் எஞ்சியது (பங்குதொகை, இது உரிமையாளரின் பங்கைக் குறிக்கிறது).

சமநிலைப் பட்டியல் எப்போதும் சமநிலையில் இருக்கும்: சொத்துகள் = பொறுப்புகள் + பங்குதொகை. உங்கள் சொத்துகள் உங்கள் பொறுப்புகளை விட வேகமாக வளர்ந்தால், உங்கள் வணிகம் மதிப்பை உருவாக்கிக் கொண்டிருக்கிறது.

பண ஓட்டக் குறிப்பு விடையளிக்கிறது: "எனக்கு போதுமான ரொக்கம் உள்ளதா?"

பல வணிக உரிமையாளர்களை ஆச்சரியப்படுத்தும் ஒரு விஷயம்: நீங்கள் லாபகரமாக இருந்தாலும், ரொக்கம் தீர்ந்து போகலாம். வாடிக்கையாளர்கள் இன்னும் விலைப்பட்டியல்களுக்கு பணம் செலுத்தவில்லை அல்லது உபகரணங்களில் அதிகமாக முதலீடு செய்திருந்தால் இது நடக்கிறது. பண ஓட்டக் குறிப்பு உங்கள் கணக்குகளில் உள்ளே மற்றும் வெளியே செல்லும் உண்மையான பணத்தை, உங்கள் லாபம் & நஷ்டம் அறிக்கை என்ன சொல்லினாலும், கண்காணிக்கிறது.

இந்த அறிக்கை முன்னே திட்டமிட உதவுகிறது. குறிப்பிட்ட மாதங்களில் ரொக்கம் குறையும் போக்கு தெரிந்தால், கொள்முதல்களை தாமதப்படுத்தவோ அல்லது நிலுவையில் உள்ள விலைப்பட்டியல்களைப் பின்தொடர்வோ மூலம் தயாராகலாம்.

செலுத்த வேண்டிய பணத்தை நிர்வகிக்க அறிக்கைகள்

உள்வரும் பணமும் வெளியேறும் பணமும் இரண்டையும் கண்காணிக்க உதவும் இரண்டு அறிக்கைகள் உள்ளன.

பெற வேண்டிய கணக்குகள் கால அளவு உங்களுக்கு எந்த நபர் எவ்வளவு பணம் தருவதற்குக் காத்திருக்கிறார் என்பதையும், அது எவ்வளவு காலமாக இருக்கிறது என்பதையும் காட்டுகிறது.

நீங்கள் ஒரு விலைப்பட்டியலை அனுப்பும்போது, அந்த வாடிக்கையாளர் பணம் செலுத்துவார் என்று நம்புகிறீர்கள். ஆனால் ஒரு விலைப்பட்டியல் செலுத்தப்படாமல் நீண்ட காலமாக இருந்தால், அதைச் சேகரிப்பதற்கான வாய்ப்பு குறைகிறது. இந்த அறிக்கை உங்கள் நிலுவையில் உள்ள விலைப்பட்டியல்களை கால அடிப்படையில் (0-30 நாட்கள், 31-60 நாட்கள், 61-90 நாட்கள், மற்றும் 90 நாட்களுக்கு மேல்) பிரித்துக் காட்டுகிறது, இதனால் எந்த வாடிக்கையாளர்களுக்கு பின்தொடர வேண்டும் என்பதை உடனடியாகப் பார்க்கலாம்.

பழைய காலப் பிரிவுகளில் விலைப்பட்டியல்கள் குவிவதை நீங்கள் கவனித்தால், உங்கள் பணம் சேகரிப்பு செயல்முறையை இறுக்கமாகக் கொள்ளவோ அல்லது சில வாடிக்கையாளர்களுக்கு கடன் வழங்குவதை மறுபரிசீலனை செய்யவோ நேரம் வந்துவிட்டது.

செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் கால அளவு நீங்கள் எவ்வளவு பணம் தர வேண்டும் என்பதையும், அது எப்போது வரவேண்டியது என்பதையும் காட்டுகிறது.

இது மாற்றுப் பார்வை. உங்கள் வழங்குநர்களுக்குச் செலுத்த வேண்டிய செலுத்தப்படாத கணக்குகள், அவை எவ்வளவு காலமாக நிலுவையில் உள்ளன என்பதைப் பொறுத்துப் பிரித்துக் காட்டப்படுகின்றன. பணம் செலுத்துவதை முன்னுரிமை அளிக்க, தாமதக் கட்டணங்களைத் தவிர்க்க, மற்றும் வழங்குநர்களுடன் நல்ல தொடர்பைப் பேண இந்த அறிக்கையைப் பயன்படுத்தவும்.

விரிவான பதிவுகளை வைத்திருக்க அறிக்கைகள்

இந்த மூன்று அறிக்கைகள் அதிக விரிவானவை மற்றும் பெரும்பாலும் கணக்காளருடன் பணியாற்றும்போது, வரிக்குத் தயாராகும்போது, அல்லது வேறுபாடுகளைத் தீர்ப்பதில் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.

பொது பதிவேடு உங்கள் முழு நிதி வரலாறும்.

உங்கள் வணிகத்தில் உள்ள ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையும், கணக்கு அடிப்படையில் அமைக்கப்பட்டு, பொது பதிவேட்டில் உள்ளது. ஒரு பணம் எப்போது செலுத்தப்பட்டது, அது எந்தக் கணக்கிலிருந்து வந்தது, அல்லது சரியாகத் தெரியாத ஒரு தொகையைத் தடம் பிடிக்க வேண்டும் என்றால், இங்கேதான் பார்க்க வேண்டும். இதை உங்கள் விரிவான நிதி நாட்குறிப்பாகக் கருதலாம்.

சோதனை இருப்பு உங்கள் கணக்குகள் சமநிலையில் உள்ளனவா என்பதைச் சரிபார்க்கிறது.

கணக்கியலில், ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையும் இரண்டு பக்கங்களைக் கொண்டுள்ளது (டெபிட் மற்றும் கிரெடிட்) மற்றும் அவை எப்போதும் ஒன்றையொன்று சமமாக இருக்க வேண்டும். சோதனை இருப்பு உங்கள் அனைத்து கணக்குகளையும் அவற்றின் டெபிட் மற்றும் கிரெடிட் மொத்தங்களுடன் பட்டியலிடுகிறது. மொத்தங்கள் பொருந்தினால், உங்கள் கணக்குகள் கணித ரீதியாக சரியானவை. பொருந்தவில்லை என்றால், எங்கோ ஒரு பிழை உள்ளது, அதை விசாரிக்க வேண்டும்.

பெரும்பாலான வணிக உரிமையாளர்கள் இந்த அறிக்கையை வழக்கமாகப் பயன்படுத்த மாட்டார்கள், ஆனால் உங்கள் கணக்காளர் நிச்சயமாகப் பயன்படுத்துவார், குறிப்பாக நிதி அறிக்கைகளைத் தயாரிக்கும் முன் அல்லது வரி தாக்கல் செய்யும் முன்.

கணக்குப் பட்டியல் உங்கள் நிதிகள் எப்படி அமைக்கப்பட்டுள்ளன என்பதைக் காட்டுகிறது.

பாரம்பரிய கணக்கு மென்பொருள்களில், வணிக உரிமையாளர்கள் தங்கள் கணக்குப் பட்டியலை (chart of accounts) கைமுறையாக உருவாக்கி நிர்வகிக்க வேண்டியிருக்கும்; இதற்கு கணக்கு அறிவு அல்லது தொழில்முறை உதவி தேவைப்படும். Officaid இந்தச் சிக்கலை முழுமையாக நீக்குகிறது. அனைத்து கணக்குகளும் முன்பே அமைக்கப்பட்டு தானாகவே நிர்வகிக்கப்படுவதால், கணக்கு அமைப்புகளை அமைக்காமல், உங்கள் வணிகத்தை இயக்குவதில் கவனம் செலுத்தலாம். கணக்குப் பட்டியல் அறிக்கை (Chart of Accounts report) மூலம், நீங்கள் அதை உருவாக்கவோ பராமரிக்கவோ தேவையில்லாமல், உங்கள் நிதி எப்படி அமைக்கப்பட்டுள்ளது என்பதைப் பார்க்கலாம்.

எந்த அறிக்கை எனக்குத் தேவை?

உங்கள் கேள்விக்கேற்ற அறிக்கையைக் கண்டறிய இந்த விரைவு குறிப்பைப் பயன்படுத்தவும்:

• "என் வணிகம் லாபம் தருகிறதா?" → லாப இழப்பு அறிக்கை
• "என் வணிகத்தின் மதிப்பு என்ன?" → இருப்புப் பட்டியல் (Balance Sheet)
• "அடுத்த மாதம் என் பில்களைச் செலுத்த முடியுமா?" → ரொக்கப் பாய்வு அறிக்கை
• "எந்த வாடிக்கையாளர்கள் எனக்குப் பணம் செலுத்தவில்லை?" → பெற வேண்டிய கணக்கு வயதுப் பட்டியல்
• "எனக்கு விரைவில் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் என்ன?" → செலுத்த வேண்டிய கணக்கு வயதுப் பட்டியல்
• "இந்த குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனை எங்கே சென்றது?" → பொதுப் பதிவேடு
• "என் கணக்குகள் கணித ரீதியாக சரியானதா?" → சோதனை இருப்பு
• "என் கணக்கு அமைப்பு எப்படி உள்ளது?" → கணக்குப் பட்டியல்

அறிக்கைகளை எவ்வளவு அடிக்கடி சரிபார்க்க வேண்டும்?

அனைத்து அறிக்கைகளுக்கும் ஒரே மாதிரியான கவனம் தேவையில்லை:

• வாராந்திரம்: பெற வேண்டிய கணக்குகள் வயதுப் பட்டியல் (காலம் கடந்த விலைப்பட்டியல்களை வசூலிக்க) மற்றும் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் வயதுப் பட்டியல் (பணம் செலுத்துதலை திட்டமிட)
• மாதாந்திரம்: லாப இழப்பு அறிக்கை மற்றும் ரொக்கப் பாய்வு அறிக்கை (செயல்திறன் மற்றும் ரொக்க இருப்பைக் கண்காணிக்க)
• காலாண்டு: இருப்புப் பட்டியல் (மொத்த வணிக ஆரோக்கியத்தை மதிப்பிட, குறிப்பாக பெரிய முடிவுகளுக்கு முன்)
• தேவைப்படும்போது: பொதுப் பதிவேடு, சோதனை இருப்பு மற்றும் கணக்குப் பட்டியல் (சிக்கல் தீர்ப்பு, ஆடிட் அல்லது வரி தயாரிப்புக்காக)

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

மேலும் ஆழமாகப் பார்க்க விரும்புகிறீர்களா? ஒவ்வொரு அறிக்கைக்கும் தனித்துவமான விரிவான வழிகாட்டி உள்ளது:

• லாப இழப்பு அறிக்கை மூலம் உங்கள் வருமானம் மற்றும் செலவுகளைப் புரிந்து கொள்ளவும்
• சமநிலைப் பட்டியல் மூலம் உங்கள் வணிகம் என்ன சொத்துகளைக் கொண்டுள்ளது மற்றும் என்ன கடன்களைக் கொண்டுள்ளது என்பதைப் பார்க்கவும்
• ரொக்கப் பாய்வு அறிக்கை மூலம் உங்கள் வணிகத்தில் பணம் எப்படி நகர்கிறது என்பதைக் கண்காணிக்கவும்
• வெளிநாட்டு பரிமாற்ற வரி அட்டவணை மூலம் உங்கள் வரி முகவரிக்காக பரிமாற்ற லாபங்கள் மற்றும் இழவுகளைப் பகுப்பாய்வு செய்யவும்