உங்கள் கோரிக்கைகளுக்கு கொள்முதல் ஆதாரத்தை இணைக்கவும்
ஒவ்வொரு செலவு கோரிக்கைக்கும் ஒரு ரசீது தேவை. இது உங்கள் கொள்முதல் ஆதாரமாகும் மற்றும் செலவு சரியானதா என்பதை அங்கீகரிப்பாளர்கள் சரிபார்க்க உதவுகிறது. Officaid இழுத்து விடும் வசதியுடன் ரசீதுகளைப் பதிவேற்றுவதை எளிதாக்குகிறது.
எப்படி பதிவேற்றம் செய்வது
ஒரு கோரிக்கையைச் சமர்ப்பிக்கும்போது, படிவத்தின் கீழே ரசீது பகுதியைக் காண்பீர்கள். உங்களுக்கு இரண்டு விருப்பங்கள் உள்ளன:
- உங்கள் ரசீது கோப்பை நேரடியாகப் பதிவேற்றப் பகுதிக்கு இழுத்து விடவும்
- உங்கள் சாதனத்திலிருந்து ஒரு கோப்பைத் தேர்ந்தெடுக்க கோப்பைத் தேர்ந்தெடு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
பதிவேற்றப்பட்ட பிறகு, கோப்புப் பெயர் காட்டப்படும், உங்கள் ரசீது இணைக்கப்பட்டதை உறுதிப்படுத்தும்.
நல்ல ரசீது என்ன
சுமுகமான அங்கீகாரத்திற்காக, உங்கள் ரசீது பின்வருவனவற்றைக் காட்டுவதை உறுதிசெய்யவும்:
- கொள்முதலின் தேதி
- உங்கள் கோரிக்கையுடன் பொருந்தும் தொகை
- கொள்முதல் செய்த வழங்குநர் பெயர் அல்லது வணிகம்
- செலுத்திய பொருட்கள் அல்லது சேவைகள்
ஏற்கப்பட்ட கோப்பு வகைகள்
ரசீதுகளுக்கு Officaid ஒவ்வொன்றும் 5 MB வரை பின்வரும் கோப்பு வகைகளை ஏற்கிறது:
- படங்கள்: PNG, JPG, GIF, WEBP, HEIC, BMP மற்றும் TIFF
- ஆபீஸ் ஆவணங்கள்: Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument மற்றும் RTF
- CSV மற்றும் உரை கோப்புகள்
- ZIP கோப்புகள்
- மின்னஞ்சல் கோப்புகள்: EML மற்றும் MSG
மற்றொரு வகையின் கோப்பு "இந்த வகையின் கோப்பு பதிவேற்றம் செய்ய முடியாது. தயவுசெய்து PDF, ஒரு படம், ஒரு ஆபீஸ் ஆவணம், ஒரு CSV அல்லது உரை கோப்பு, அல்லது ஒரு ZIP கோப்பைப் பதிவேற்றவும்." என்று நிராகரிக்கப்படும். அதை PDF அல்லது படமாக சேமித்து மீண்டும் பதிவேற்றவும்.
கோப்பின் உள்ளடக்கம் அதன் வகையுடன் பொருந்தவில்லை என்றால், "இந்தக் கோப்பு அதன் பெயர் சொல்வது அல்ல (உள்ளடக்கம் வகையுடன் பொருந்தவில்லை, எ.கா. பெயர் மாற்றப்பட்ட கோப்பு)." என்று நிராகரிக்கப்படும். அதே வடிவத்தில் மீண்டும் சேமிக்கவும் அல்லது PDF ஆக சேமித்து பதிவேற்றவும்.
காகித ரசீது உங்களிடம் இருந்தால், உங்கள் தொலைபேசியில் தெளிவான படம் எடுத்து அதைப் பதிவேற்றினால் போதும்.
சிறந்த நடைமுறைகள்
உங்கள் கோரிக்கைகள் விரைவில் அங்கீகரிக்கப்பட உதவ, இந்தக் குறிப்புகளைப் பின்பற்றவும்:
- மூல ரசீதைப் பதிவேற்றவும், வங்கி கணக்குப் பதிவின் திரைப் பிடிப்பை (screenshot) பதிவேற்ற வேண்டாம்
- ரசீது முழுமையாக இருக்க வேண்டும் என்பதை உறுதிசெய்யவும்; அது வெட்டப்பட்டது அல்லது குறைக்கப்பட்டதாக இருக்கக்கூடாது
- படிக்கக்கூடிய தன்மையைச் சரிபார்க்கவும்; பதிவேற்றுவதற்கு முன் உரை தெளிவாக இருக்கிறதா என்பதை உறுதிசெய்யவும்
- உங்கள் ரசீதுவில் உள்ள தொகையை உங்கள் கோரிக்கையில் உள்ள தொகையுடன் ஒப்பிடுங்கள்
பதிவேற்றப்பட்ட ரசீதுகளைப் பார்ப்பது
கோரிக்கையைச் சமர்ப்பித்த பிறகு, எப்போது வேண்டுமானாலும் இணைக்கப்பட்ட ரசீதைப் பார்க்கலாம். கோரிக்கையின் விவரங்களைத் திறக்க அதைக் கிளிக் செய்யவும், பின்னர் ரசீதைப் பார் அல்லது ரசீது சிறுபடத்தை (thumbnail) கிளிக் செய்து முழு படத்தையும் பார்க்கவும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
இல்லை. கோரிக்கை சமர்ப்பிக்கப்பட்ட பிறகு ரசீதுகளை மாற்ற முடியாது. தவறான கோப்பைப் பதிவேற்றினால், நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கையை ரத்து செய்து, சரியான ரசீதுடன் புதிய கோரிக்கையைச் சமர்ப்பிக்கவும்.
ஆம், ஒரு கோப்புக்கு 5 MB வரை. பெரிய கோப்பு "கோப்பு அளவு 5 MB வரம்பை மீறுகிறது. சிறிய கோப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்." என்று நிராகரிக்கப்படும். படத்தை சுருக்கவும் அல்லது குறைந்த தீர்மானத்தில் (resolution) சேமித்து, மீண்டும் பதிவேற்றவும்.
ஒவ்வொரு கோரிக்கையும் ஒரு ரசீது கோப்பை ஏற்கும். ஒரு செலவுக்கு பல ரசீதுகள் இருந்தால், பதிவேற்றுவதற்கு முன் அவற்றை ஒரு PDF அல்லது படமாக இணைக்கவும். மாற்றாக, ஒவ்வொரு ரசீதுக்கும் தனித்தனி கோரிக்கைகளைச் சமர்ப்பிக்கவும்.
அடுத்தது என்ன?
உங்கள் கோரிக்கை செயல்முறையைத் தொடரவும்:
- கோரிக்கையைச் சமர்ப்பித்தல் - முழுமையான சமர்ப்பிப்பு செயல்முறைக்காக
- கோரிக்கை விவரங்களைப் பார்ப்பது - உங்கள் பதிவேற்றிய ரசீதுகளைப் பார்க்க
- நிலுவையில் உள்ள கோரிக்கையைத் திருத்தம் - மாற்றங்கள் தேவைப்பட்டால்