Pantau aset anda di setiap peringkat
Aset tetap tidak kekal dalam keadaan yang sama selamanya. Komputer riba baharu diletakkan di stor sehingga ditugaskan kepada pekerja. Kenderaan dihantar untuk pembaikan. Peralatan lama dihentikan penggunaannya. Officaid menggunakan status untuk membantu anda menjejak di mana setiap aset berada dalam kitaran hayatnya, supaya anda sentiasa tahu apa yang tersedia, apa yang sedang digunakan, dan apa yang tidak lagi aktif.
Panduan ini menerangkan empat status aset, bila untuk menggunakan setiap satu, dan bagaimana untuk memindahkan aset melalui kitaran hayatnya.
Empat Status Aset
Setiap aset tetap di Officaid mempunyai salah satu daripada empat status:
Tersedia
Aset ini ada dalam pemilikan anda dan sedia untuk digunakan atau ditugaskan. Ini adalah status lalai apabila anda menambah aset baharu. Gunakan ini untuk peralatan yang diletakkan di stor, peranti simpanan, atau apa-apa yang tidak sedang dilokasikan kepada individu atau tujuan tertentu.
Ditugaskan
Aset ini telah ditugaskan kepada ahli pasukan. Apabila aset ditugaskan, Officaid menunjukkan siapa yang memegangnya dan sebarang Nota Kondisi yang direkodkan pada masa penugasan. Ini membantu anda menjejak siapa yang bertanggungjawab untuk peralatan apa.
Penyelenggaraan
Aset ini sementara tidak beroperasi untuk pembaikan, penyelenggaraan, atau peningkatan. Gunakan status ini apabila peralatan sedang dibaiki, dihantar untuk pembaikan waranti, atau melalui penyelenggaraan berjadual. Ia menandakan bahawa aset itu wujud tetapi tidak tersedia untuk digunakan pada masa ini.
Dilupuskan
Aset ini tidak lagi digunakan. Ini boleh bermaksud ia telah dijual, didermakan, dikitar semula, dihapus kira, atau dibuang. Aset yang dilupuskan tetap dalam rekod anda untuk rujukan sejarah tetapi dikecualikan daripada inventori aktif anda.
Kitaran Hayat Aset
Kebanyakan aset mengikuti laluan yang boleh diramalkan melalui status-status ini:
Pembelian → Tersedia
Apabila anda membeli peralatan baharu, anda menambahnya ke Officaid dengan status ditetapkan kepada Tersedia. Aset direkodkan dalam sistem anda, penyusutan mula dikira, dan ia sedia untuk digunakan.
Tersedia → Ditugaskan
When someone needs the equipment, you assign it to them. The status changes to Assigned, and Officaid records who has the asset. Open the asset, choose Status Assigned, then pick the person in Assigned to (an employee, or Other (not an employee)), add a note if you like, and click Update. The Fixed Assets list then shows "Assigned to:
Ditugaskan → Tersedia
Apabila pekerja mengembalikan peralatan (mungkin mereka meninggalkan syarikat atau tidak lagi memerlukannya), aset itu kembali ke status Tersedia. Ia sedia untuk ditugaskan kepada orang lain.
Mana-mana Status → Penyelenggaraan
Peralatan boleh dimasukkan ke Penyelenggaraan daripada sebarang status. Komputer riba yang digunakan oleh pekerja mungkin perlu dibaiki. Monitor ganti dalam stor mungkin perlu diservis. Tukar status kepada Penyelenggaraan selagi aset itu tidak dapat digunakan.
Maintenance → Tersedia atau Ditugaskan
Apabila pembaikan selesai, kembalikan aset kepada status sebelumnya. Jika ia ditugaskan kepada seseorang, kembalikan kepada Ditugaskan. Jika ia simpanan, tetapkan semula kepada Tersedia.
Mana-mana Status → Dilupuskan
Apabila aset mencapai akhir hayat gunanya, tukar status kepada Dilupuskan. Ini biasanya status terakhir. Aset kekal dalam rekod anda untuk rujukan tetapi tidak lagi sebahagian daripada inventori aktif anda.
Menukar Status Aset
Untuk mengemas kini status aset:
- 1 Navigasi ke Kewangan → Aset Tetap
- 2 Cari aset dan klik ikon edit (pensel)
- 3 Dalam senarai turun Status pada panel kanan, pilih status baharu
- 4 Klik Tambah atau Simpan untuk sahkan perubahan
Melupuskan atau Menjual Aset
Apabila anda menjual, melupuskan atau menghapus kira aset, rekodkan sebagai Dilupuskan:
- 1 Buka aset.
- 2 Dalam kad Status, pilih Dilupuskan. Tiga medan akan muncul.
- 3 Tarikh Pelupusan: lalai kepada hari ini.
- 4 Hasil Jualan (SGD): jumlah yang diterima untuk aset, termasuk cukai. Kosongkan jika aset dilupuskan atau dihapus kira.
- 5 Diterima ke Akaun: diperlukan apabila terdapat hasil jualan. Hanya akaun dalam mata wang aset yang disenaraikan. Jualan direkodkan sebagai Pendapatan lain dalam akaun ini.
- 6 Tanda Jualan tertakluk kepada cukai jika terpakai.
- 7 Klik Kemas Kini.
Selepas anda mengemas kini:
- Wang masuk ke akaun yang anda pilih.
- Aset keluar dari Aset Tetap.
- Untung Rugi menunjukkan keuntungan atau kerugian pelupusan. Sebagai contoh, aset dengan nilai buku 40.00 yang dijual pada 55.00 memberikan keuntungan 15.00; aset yang dilupuskan dengan nilai buku 150.00 memberikan kerugian 150.00.
- Pendapatan lain menyenaraikan hasil kasar sebagai "Other Asset Sale · " diikuti oleh tag aset (contohnya "Other Asset Sale · FA-RT2").
- Senarai Aset Tetap menunjukkan Nilai Buku Semasa sebagai tanda sengkang.
Menapis Aset mengikut Status
Papan pemuka Aset Tetap membolehkan anda menapis dengan pantas mengikut status menggunakan tab di bahagian atas senarai:
- Semua – Menunjukkan semua aset tanpa mengira status
- Tersedia – Menunjukkan hanya aset yang sedia untuk digunakan
- Ditugaskan – Menunjukkan hanya aset yang semasa berada dengan ahli pasukan
- Penyelenggaraan – Menunjukkan hanya aset yang sedang dibaiki atau diselenggara
- Dilupuskan – Menunjukkan hanya aset yang telah bersara
Gunakan penapis ini untuk menjawab soalan seperti "Peralatan apa yang kami ada yang tersedia?" atau "Aset mana yang sedang keluar untuk pembaikan?"
Amalan Terbaik untuk Pengurusan Status
- Kemas kini status dengan segera. Apabila peralatan bertukar tangan atau dihantar untuk pembaikan, kemas kini status serta-merta. Status yang lapuk boleh menyebabkan kekeliruan tentang apa yang sebenarnya tersedia
- Gunakan Penyelenggaraan secara konsisten. Walaupun untuk pembaikan pantas, menanda aset sebagai Penyelenggaraan mewujudkan rekod bahawa ia tidak beroperasi. Ini boleh membantu menjelaskan jurang atau masalah kemudian
- Jangan padam, lupuskan. Apabila aset tidak lagi berguna, ubah statusnya kepada Dilupuskan daripada memadamnya. Ini mengekalkan rekod sejarah anda untuk audit, tujuan cukai, dan ketepatan kewangan. Jika anda klik Buang pada aset yang sudah mempunyai penyusutan diposkan, Officaid membuka tetingkap yang menunjukkan apa yang akan dipadam (berapa bulan, jumlah dan tahun) dan memberi amaran bahawa laporan untuk tahun tersebut, termasuk untung ditahan untuk tahun-tahun sebelumnya, akan berubah. Pilih Tanda Sebagai Dilupuskan Sebaliknya untuk mengekalkan sejarahnya dalam buku, atau Padam Juga untuk memadam aset dan semua penyusutannya. Gunakan Padam Juga hanya untuk aset yang ditambah secara salah; untuk apa-apa yang dijual, dibuang atau dihapus kira, tandakan sebagai Dilupuskan
- Semak status secara berkala. Lakukan semakan pantas setiap beberapa bulan untuk memastikan status mencerminkan realiti. Aset kadangkala dikembalikan tanpa dikemas kini dalam sistem
Soalan Lazim
Ia bergantung pada status. Penyusutan terus dikira untuk aset yang ditanda sebagai Tersedia, Ditugaskan, atau Penyelenggaraan. Walau bagaimanapun, penyusutan berhenti apabila anda mengubah status aset kepada Dilupuskan.
Itu keputusan perniagaan. Aset tetap yang telah disusut sepenuhnya (nilai buku sifar) masih boleh digunakan dan berfungsi dengan baik. Status harus mencerminkan keadaan sebenar aset, bukan nilainya di buku. Lakukan pelupusan aset apabila ia benar-benar ditarik daripada perkhidmatan, bukan sekadar kerana penyusutannya telah selesai.
Anda perlu mengemas kini aset secara manual. Buka aset tersebut dan ubah statusnya daripada Ditugaskan kepada Tersedia: Officaid akan meminta anda mengesahkan bahawa penugasan semasa akan ditutup. Aset tersebut kemudian boleh ditugaskan kepada orang lain.
Apa Seterusnya?
Teruskan pembelajaran tentang pengurusan aset tetap:
- Menugaskan Aset kepada Ahli Pasukan – Ketahui cara mengagihkan peralatan kepada pasukan anda
- Menavigasi Papan Pemuka Aset Tetap – Tapis, cari, dan muat turun data aset anda
- Menambah Aset Tetap – Semak cara menambah aset baharu ke dalam inventori anda