Pautkan aset anda kepada transaksi di sebaliknya
Apabila anda membeli peralatan untuk perniagaan, anda mungkin merekodkan pembelian itu sebagai perbelanjaan atau akaun belum bayar dalam Officaid. Apabila anda menambah item yang sama sebagai aset tetap, anda boleh memautkan kedua-dua rekod ini. Ini mewujudkan jejak kertas yang lengkap daripada pembelian asal kepada aset itu sendiri, memastikan rekod kewangan anda kekal tersambung dan tepat.
Panduan ini menerangkan cara memautkan aset tetap kepada transaksi pembelian, termasuk cara menangani situasi di mana satu resit merangkumi beberapa aset.
Kenapa Pautkan Aset ke Transaksi?
Pautan ini bukan wajib, tetapi ia menawarkan beberapa manfaat:
- Jejak audit yang lengkap. Anda boleh menjejak mana-mana aset kembali ke rekod pembelian asalnya, termasuk tarikh, jumlah, pembekal, dan akaun yang digunakan
- Tiada entri duplikat. Butiran pembelian mengalir daripada perbelanjaan atau akaun belum bayar, mengurangkan entri data manual
- Kewangan yang tepat. Rekod perbelanjaan dan rekod aset anda kekal selaras, memudahkan rekonsiliasi
- Laporan yang lebih baik. Lihat gambaran penuh pembelian dan aset anda dalam satu sistem yang tersambung
Cara Memautkan Aset ke Transaksi
- 1 Semasa menambah atau menyunting aset tetap, masukkan Kos Pembelian dan Tarikh Pembelian dahulu
- 2 Togolkan Pautkan aset ke Perbelanjaan/Akaun Belum Bayar
- 3 Klik Pilih Transaksi Pembelian
- 4 Pilih transaksi yang sepadan daripada senarai dan klik Pilih
Setelah dipautkan, butiran transaksi akan muncul pada borang aset menunjukkan Jenis (Perbelanjaan atau Akaun Belum Bayar), Tarikh, Jumlah, Penerima Bayaran, dan Akaun. Ini mengesahkan hubungan antara aset dan rekod pembeliannya.
Menukar atau Memadam Pautan
Jika anda memautkan ke transaksi yang salah atau perlu mengemas kini hubungan itu:
- 1 Buka aset tetap untuk penyuntingan
- 2 Klik Tukar Pautan Pembelian di bawah butiran transaksi yang dipautkan
- 3 Pilih transaksi yang berbeza daripada senarai, atau togolkan Pautkan aset ke Perbelanjaan/Akaun Belum Bayar untuk memadam pautan sepenuhnya
- 4 Klik Tambah atau Simpan untuk mengesahkan perubahan anda
Memautkan Pelbagai Aset kepada Satu Transaksi
Kadangkala, satu pembelian merangkumi beberapa aset. Contohnya, anda mungkin membeli lima kerusi pejabat dalam satu resit, atau komputer bersama monitor dan papan kekunci dalam satu pesanan. Ciri Pautan Pembelian Dikongsi membolehkan anda memautkan pelbagai aset tetap kepada perbelanjaan atau akaun belum bayar yang sama.
Untuk mengaktifkannya:
- 1 Semasa menambah atau menyunting aset tetap, hidupkan Pautkan aset ke Perbelanjaan/Akaun Belum Bayar
- 2 Hidupkan Pautan Pembelian Dikongsi
- 3 Klik Pilih Transaksi Pembelian
- 4 Tetingkap modal kini menunjukkan Mod Pembelian Dikongsi Aktif di bahagian atas, menandakan bahawa pelbagai aset boleh dipautkan kepada transaksi ini
- 5 Pilih transaksi dan klik Pilih
Apabila Pautan Pembelian Dikongsi diaktifkan, tetingkap modal pemilihan transaksi menyertakan lajur Dilokasikan. Ini menunjukkan berapa banyak jumlah transaksi yang telah ditugaskan kepada aset lain, membantu anda mengesan pembahagian tersebut.
Contohnya, jika anda membeli meja dan kerusi bersama untuk SGD 500:
- Cipta aset tetap untuk meja dengan kos pembelian SGD 350
- Cipta aset tetap untuk kerusi dengan kos pembelian SGD 150
- Pautkan kedua-dua aset kepada perbelanjaan SGD 500 yang sama menggunakan Pautan Pembelian Dikongsi
Sistem mengesan bahawa SGD 500 telah dilokasikan merangkumi dua aset tersebut, memastikan rekod anda seimbang.
Transaksi Apa Yang Boleh Dipautkan?
Anda boleh memautkan aset tetap kepada:
- Perbelanjaan – Pembelian langsung yang direkodkan dalam rekod perbelanjaan anda
- Bil – Pembelian yang direkodkan sebagai jumlah yang terhutang kepada pembekal
Tetingkap modal pemilihan transaksi menunjukkan semua perbelanjaan dan bil yang tersedia, memaparkan Jenis, Tarikh, Jumlah, Penerima Bayaran, dan Penerangan untuk setiap satu. Gunakan maklumat ini untuk mencari dan memilih transaksi yang betul.
Soalan Lazim
Tidak, pautan adalah pilihan. Anda boleh melangkau ini untuk aset lama di mana rekod pembelian asal tidak lagi wujud, atau untuk aset yang diterima sebagai hadiah atau pemindahan. Aset tetap masih akan berfungsi dengan betul tanpa transaksi yang dipautkan.
Anda boleh memautkannya kemudian. Sunting aset tetap, hidupkan Pautkan aset ke Perbelanjaan/Akaun Belum Bayar, dan pilih transaksi. Pautan boleh ditambah pada bila-bila masa.
Tidak, setiap aset hanya boleh dipautkan kepada satu perbelanjaan atau akaun belum bayar. Jika anda membayar aset merentasi beberapa transaksi, anda perlu menentukan mana satu untuk dipautkan, atau cipta rekod perbelanjaan tunggal yang digabungkan terlebih dahulu.
Aset tetap kekal, tetapi pautan terputus. Aset akan menunjukkan bahawa ia tidak lagi disambungkan kepada transaksi. Anda boleh memautkannya kepada transaksi lain atau biarkan tanpa pautan.
Tidak, perbelanjaan atau akaun belum bayar kekal tidak berubah. Pautan hanya mewujudkan rujukan antara dua rekod. Laporan perbelanjaan anda masih akan menunjukkan transaksi asal seperti yang direkodkan.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda faham cara menyambungkan aset dan transaksi, terokai topik berkaitan ini:
- Memahami Penyusutan – Pelajari bagaimana nilai aset menurun dari masa ke masa
- Status dan Kitaran Hayat Aset Tetap – Urus aset dari perolehan hingga pelupusan
- Menavigasi Papan Pemuka Aset Tetap – Tapis, cari, dan muat turun data aset anda