Menyelaraskan Transaksi Anda

Padankan penyata bank anda dengan rekod Officaid dan pastikan akaun anda tepat.

Bank dan akaun anda, selaras sepenuhnya

Menyelaraskan dengan Officaid itu mudah dan tanpa masalah. Setelah transaksi bank anda dimuat naik, anda boleh memadankannya dengan invois, perbelanjaan, dan rekod lain terus dari tab Padankan. Officaid juga mencadangkan padanan untuk anda, jadi anda boleh menyelesaikan transaksi anda dengan cepat.

Sebelum Mula

Pastikan anda telah selesai perkara berikut:

Mencipta akaun bayaran dengan penyelarasan diaktifkan
Memuat naik transaksi penyata bank anda

Belum mencipta akaun? Lihat Menambah Akaun Bank, Kad Kredit, atau Tunai.

Perlu muat naik penyata bank anda? Lihat Memuat Naik Penyata Bank.

Memahami Tab Padankan

Tab Padankan adalah tempat pemadanan berlaku. Di bahagian atas, anda akan melihat dua baki:

Baki dalam Officaid - Jumlah baki berdasarkan transaksi yang direkodkan dalam Officaid
Baki Penyata (diselaraskan) - Baki pembukaan ditambah baris bank yang telah anda selaraskan setakat ini

Apabila baki ini tidak sepadan, Officaid memaparkan mesej "Baki tidak sepadan". Ini adalah normal dan dijangka sebelum anda mula menyelaras. Ia hanya bermakna terdapat transaksi yang belum dipadankan.

Anda juga akan melihat dua butang:

Lihat Transaksi Hilang - Lihat invois, perbelanjaan, akaun belum bayar, dan pendapatan lain yang belum dipadankan yang mungkin menjelaskan perbezaan
Muat Naik Transaksi - Tambah lebih banyak transaksi penyata bank jika perlu

Cara Pemadanan Berfungsi

Di bawah ringkasan baki, anda akan melihat transaksi penyata bank anda di sebelah kiri. Setiap transaksi menunjukkan tarikh, penerangan, dan jumlah yang dibelanjakan atau diterima.

Di sebelah kanan, Officaid memaparkan pilihan pemadanan. Antaramuka dibahagikan kepada lima tab:

Padankan Rekod - Padankan dengan satu rekod Officaid
Pilih Pelbagai - Padankan dengan pelbagai rekod Officaid
Klasifikasikan - Kategorikan pendapatan atau perbelanjaan yang tidak mempunyai rekod padanan
Pindahan - Rekod pemindahan antara akaun ini dan akaun anda yang lain
Nota - Tambah nota tentang transaksi

Gunakan butang Sebelum dan Seterusnya untuk berpindah antara transaksi.

Apabila setiap baris dipadankan, tab akan memaparkan Rekod diselaraskan!

Padankan Rekod

Ini adalah kaedah padanan yang paling biasa. Apabila Officaid menemui rekod yang sepadan dengan transaksi bank mengikut jumlah dan tarikh, ia akan mencadangkannya secara automatik.

Anda akan melihat lencana yang menunjukkan bilangan padanan yang mungkin. Jika padanan kelihatan betul, hanya klik Terima untuk mengesahkannya. Transaksi tersebut akan ditandakan sebagai direkonsiliasi.

Officaid mengenal pasti rekod yang sepadan mengikut jumlah dan tarikh secara automatik. Jika invois, perbelanjaan, dan akaun belum bayar anda direkodkan dengan tepat, kebanyakan padanan akan dicadangkan untuk anda.

Pilih Pelbagai

Kadangkala, satu transaksi bank sepadan dengan beberapa rekod dalam Officaid. Contohnya, pelanggan mungkin membayar beberapa invois dalam satu pemindahan, atau anda mungkin membayar beberapa perbelanjaan secara bersekali.

Tab Pilih Pelbagai membolehkan anda memilih beberapa rekod yang jumlahnya bersamaan dengan jumlah transaksi bank. Apabila anda memilih rekod, Officaid mengira perbezaan secara masa nyata:

Jumlah Transaksi - Jumlah daripada penyata bank anda
Jumlah Dipilih - Jumlah keseluruhan rekod yang telah anda pilih
Perbezaan - Baki jumlah yang perlu dipadankan

Apabila pilihan anda seimbang dengan betul, perbezaan akan dipaparkan sebagai 0.00 dalam hijau. Jika jumlah yang dipilih melebihi jumlah transaksi, perbezaan akan dipaparkan dalam merah sebagai amaran.

Apabila seimbang, klik Terima untuk memadankan semua rekod yang dipilih dengan transaksi bank.

Klasifikasikan

Bukan setiap transaksi bank mempunyai rekod yang sepadan dalam Officaid. Caj bank, pendapatan faedah, atau transaksi pelbagai lain mungkin muncul dalam penyata anda tanpa entri yang sepadan.

Anda tidak perlu berpindah ke modul Pendapatan atau Perbelanjaan untuk mencipta rekod terlebih dahulu. Anda boleh mengklasifikasikan transaksi ini terus dari tab Padankan. Baris yang tiada rekod sepadan akan dibuka pada tab Klasifikasikan:

1 Klik pada tab Klasifikasikan jika ia belum dibuka
2 Pilih Kategori daripada senarai turun (cth., Rebait Bank, Pendapatan Faedah). Untuk wang yang masuk, senarai akan memaparkan kategori pendapatan. Apabila baris kelihatan seperti yang anda klasifikasikan sebelum ini, Kategori telah diisi dan petua di bawahnya memaparkan "Dicadangkan: sama seperti N sebelum ini" (contohnya DEMO INTEREST CREDIT → Pendapatan Faedah, "Dicadangkan: sama seperti 1 sebelum ini"). Semak atau ubah suai. Untuk wang yang keluar, penerima juga dicadangkan
3 Pilih Cukai (lalai Tidak Tertakluk Cukai). Medan Cukai hanya dipaparkan untuk syarikat berdaftar GST dan senaraikan cukai yang sah pada tarikh baris tersebut.
4 Tambah nota jika diperlukan.
5 Klik Tambah untuk mencipta rekod dan memadankan transaksi.

Untuk wang yang masuk, Tambah akan mencipta rekod Pendapatan Lain pada akaun, contohnya "Pendapatan Faedah · 1.25", dan memadankan baris tersebut.

Ini memastikan semua maklumat berada di satu tempat, jadi anda tidak perlu bertukar antara modul semasa memadankan.

Anda boleh menambah kategori baharu dengan mengklik + Tambah Baharu dalam menu juntai bawah kategori jika pilihan sedia ada tidak sesuai dengan keperluan anda.

Pindahan

Apabila baris tersebut ialah wang yang berpindah antara dua akaun anda sendiri (contohnya dari Petty Cash ke bank anda), gunakan tab Pindahan dan bukannya Klasifikasikan.

Jika anda sudah merekod pindahan dengan Tambah Pindahan Dalaman, tab Pindahan akan menyenaraikannya di bawah Pindahan yang telah direkodkan dengan jumlah ini: sehingga 10 pindahan yang belum dipadankan pada akaun ini dengan jumlah yang sama dengan baris tersebut, tarikh terdekat dahulu (contohnya "Pindahkan ke Tunai Kecil · 19 Oktober 2026 · SGD 7.25"). Yang terdekat akan dipilih secara lalai. Klik Terima dan baris tersebut akan dipadankan dengannya, jadi pindahan tidak direkodkan dua kali.

Untuk merekod pindahan baharu:

1 Klik pada tab Pindahan
2 Pilih akaun yang lain: medan ini membaca Pindahkan dari untuk wang diterima dan Pindahkan ke untuk wang dibelanjakan. Senarai ini tidak akan memaparkan akaun yang sedang anda padankan.
3 Tambah nota jika diperlukan.
4 Klik Pindahkan Dan Padankan

Officaid akan merekod pindahan dalaman bertarikh pada tarikh baris penyata (pendapatan Pemindahan Dalaman pada akaun ini dan perbelanjaan yang sepadan pada akaun lain) dan memadankan baris tersebut dalam satu langkah. Jika anda tidak memilih akaun, "Pilih akaun yang lain." akan dipaparkan.

Untuk membatalkan pindahan, kosongkan padanan pada pendapatan dari tab Transaksi, kemudian padam pendapatan tersebut: kedua-dua bahagian pindahan akan dipadam.

Nota

Tab Nota membolehkan anda menambah nota tentang transaksi tertentu. Ini berguna untuk mengesan butiran atau menanda item untuk rujukan masa hadapan.

Nota disimpan bersama transaksi dan boleh disemak kemudian apabila anda memerlukan konteks tentang entri tertentu.

Bersihkan Rekonsiliasi

Setelah transaksi dipadankan, ia akan dikunci untuk melindungi integriti rekod anda. Anda boleh melihat butiran transaksi, tetapi tidak boleh menyunting atau memadamnya tanpa mengosongkan padanan terlebih dahulu.

Untuk mengosongkan padanan:

1 Pergi ke tab Transaksi dan klik pada transaksi yang telah dipadankan
2 Di sebelah kanan, anda akan melihat panel Rekod Direkonsiliasi yang menunjukkan rekod mana yang dipadankan.
3 Klik Bersihkan Rekonsiliasi untuk membuang padanan tersebut.
4 Pelayar anda akan bertanya Anda pasti? Klik OK untuk mengesahkan.
5 Transaksi akan kembali ke keadaan tidak direkonsiliasi dan boleh disunting atau dipadam.

Anda juga boleh membersihkannya daripada rekod yang dipautkan. Contohnya, halaman perbelanjaan yang direkonsiliasi mempunyai butang Bersihkan Rekonsiliasi dan Butiran Transaksi.

Setelah transaksi direkonsiliasi, anda tidak boleh memadam invois, perbelanjaan, atau rekod lain yang dipautkan sehingga rekonsiliasi dibersihkan. Contohnya, Buang Perbelanjaan dilumpuhkan pada perbelanjaan yang direkonsiliasi sehingga rekonsiliasi dibersihkan. Ini melindungi rekod kewangan anda daripada perubahan tidak sengaja yang boleh menyebabkan percanggahan.

Mengapa Rekonsiliasi Mengunci Rekod

Mengunci rekod yang direkonsiliasi adalah disengajakan dan mempunyai tujuan penting. Apabila transaksi direkonsiliasi, ia mengesahkan bahawa rekod Officaid anda sepadan dengan penyata bank anda. Membenarkan perubahan tanpa membersihkan rekonsiliasi terlebih dahulu boleh:

Mencipta percanggahan antara rekod anda dan penyata bank anda
Menjadikan penjejakan perubahan semasa audit menjadi sukar
Menyebabkan laporan kewangan yang tidak tepat

Sentiasa semak transaksi anda dengan teliti sebelum menerima padanan. Walaupun Officaid membenarkan anda membersihkan rekonsiliasi apabila diperlukan, adalah terbaik untuk melakukannya dengan betul pada percubaan pertama.

Jika anda mendapati diri anda sering membersihkan rekonsiliasi, ia mungkin menunjukkan bahawa rekod dicipta terlalu cepat tanpa semakan yang sewajarnya. Luangkan masa untuk mengesahkan jumlah dan tarikh sebelum merekonsiliasi.

Petua untuk Rekonsiliasi yang Efisien

Rekonsiliasi secara berkala - Rekonsiliasi bulanan atau mingguan menghalang transaksi daripada bertimbun dan memudahkan pengesanan percanggahan.
Rekodkan transaksi dengan segera - Semakin terkini rekod Officaid anda, semakin banyak padanan yang akan dicadangkan secara automatik.
Gunakan Klasifikasikan untuk yuran bank - Caj bank dan faedah adalah item biasa yang muncul pada penyata tanpa rekod yang sepadan. Gunakan Klasifikasikan untuk mengendalikannya dengan cepat.
Semak perbezaan sebelum menerima - Apabila menggunakan Pilih Pelbagai, sentiasa pastikan perbezaannya sifar sebelum mengklik Terima.
Tambah nota untuk item yang tidak biasa - Jika transaksi kelihatan tidak biasa atau memerlukan tindakan susulan, tambah nota supaya anda ingat konteksnya kemudian.

Soalan Lazim

Mengapa saya tidak boleh memadam invois atau perbelanjaan yang telah direkonsiliasi?

Rekod yang direkonsiliasi dilindungi untuk mengekalkan integriti data kewangan anda. Jika anda perlu memadam rekod, pertama-tama bersihkan rekonsiliasi dari tab Transaksi, kemudian padam rekod tersebut.

Bolehkah saya batalkan transaksi yang direkonsiliasi?

Ya. Pergi ke tab Transaksi, klik pada transaksi yang direkonsiliasi, dan klik Bersihkan Rekonsiliasi. Ini akan membuang padanan tersebut dan membolehkan anda menyunting atau memadam transaksi. Ambil perhatian bahawa anda mesti membersihkan rekonsiliasi sebelum anda boleh memadam sebarang invois, perbelanjaan, atau rekod lain yang dipautkan.

Mengapa baki saya masih tidak sepadan selepas memadankan semua transaksi?

Mungkin terdapat transaksi dalam Officaid yang tidak dipaparkan dalam penyata bank anda, atau sebaliknya. Klik Lihat Transaksi Hilang untuk semak rekod yang tidak dipadankan, atau muat naik penyata bank yang lebih terkini.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda tahu cara memadankan, terokai panduan berkaitan ini:

Mengurus Perbezaan - Apa yang perlu dilakukan apabila rekod tidak sepadan
Melihat Sejarah Rekonsiliasi - Semak rekonsiliasi lepas
Apa itu Debit dan Kredit - Fahami bagaimana transaksi menjejaskan akaun anda

penyelarasan pemadanan transaksi Kewangan