மதிப்பீட்டை உருவாக்குதல்

வணிகத்தை வெல்லும் முன்மொழிவுகளை உருவாக்கவும்

நல்ல முறையில் உருவாக்கப்பட்ட மதிப்பீடு, வாடிக்கையாளருக்கு என்ன பெறுகிறார்கள் மற்றும் அதற்கான செலவு என்ன என்பதைத் தெளிவாகக் காட்டுகிறது. இது தொழில்முறைத்தன்மையை வெளிப்படுத்துகிறது, தெளிவான எதிர்பார்ப்புகளை அமைக்கிறது, மற்றும் அவர்கள் 'ஆம்' என்று சொல்வதை எளிதாக்குகிறது. Officaid-ல் ஒரு மதிப்பீட்டை உருவாக்குவது சில நிமிடங்களில் மட்டும் எடுக்கும், முடிவு ஒரு தூய்மையான, தொழில்முறை ஆவணமாக அனுப்பத் தயாராக இருக்கும்.

தொடங்குவதற்கு முன்

Officaid-ல் உள்ள ஒவ்வொரு மதிப்பீடும் ஒரு வர்த்தகத்துடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளது. ஒரு மதிப்பீட்டை உருவாக்குவதற்கு முன், உங்களிடம் பின்வருவன உள்ளனவா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்:

• ஒரு வர்த்தகம் இந்த வாய்ப்புக்காக உங்கள் பைப்லைனில்
• ஒரு விற்பனை வாய்ப்பு (நிறுவனம் அல்லது தொடர்பு) அந்த வர்த்தகத்துடன் தொடர்புடையது
• உங்கள் நிறுவன விவரங்கள் நிர்வாகி → நிறுவனம் இல் அமைக்கப்பட்டவை

உங்களிடம் இன்னும் ஒரு வர்த்தகம் இல்லையென்றால், மதிப்பீடு செயல்முறையின் ஒரு பகுதியாக அதை உருவாக்கலாம். Officaid உங்களை இந்த செயல்முறையின் வழியாக வழிநடத்தும்.

மதிப்பீட்டை உருவாக்குவது எப்படி

மதிப்பீட்டை உருவாக்கத் தொடங்குவதற்கு இரண்டு வழிகள் உள்ளன:

வர்த்தகத்திலிருந்து:

1. 1 விற்பனை → பைப்லைன் சென்று, மதிப்பீட்டை உருவாக்க விரும்பும் வர்த்தகத்தைக் கிளிக் செய்யவும்
2. 2 ஒப்பந்த விவரங்கள் பக்கத்தில், விலைப்புள்ளிகள் பிரிவைக் கண்டறியவும்
3. 3 + மதிப்பீட்டை சேர் பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்
4. 4 மதிப்பீடு விவரங்களை நிரப்பவும் (கீழே விளக்கப்பட்டுள்ளது)
5. 5 சேமிக்க மதிப்பீட்டை சேர் கிளிக் செய்யவும்

விலைப்புள்ளிகள் டாஷ்போர்டு இலிருந்து:

1. 1 விற்பனை → விலைப்புள்ளிகள் செல்லவும்
2. 2 வலது மேல் மூலையில் + மதிப்பீட்டை சேர் கிளிக் செய்யவும்
3. 3 ஒரு வர்த்தகத்தைத் தேர்ந்தெடுக்க அல்லது உருவாக்க ஒரு வர்த்தகப் பக்கத்திற்கு நீங்கள் கொண்டு செல்லப்படுவீர்கள்
4. 4 விலைப்புள்ளிகள் பிரிவில், + மதிப்பீட்டை சேர் கிளிக் செய்யவும்
5. 5 மதிப்பீடு விவரங்களை நிரப்பவும் (கீழே விளக்கப்பட்டுள்ளது)
6. 6 மதிப்பீட்டை சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்து சேமிக்கவும்

இரண்டு முறைகளும் ஒரே மதிப்பீட்டு படிவத்திற்கு வழிவகுக்கும். நீங்கள் எங்கிருந்து தொடங்குகிறீர்கள் என்பதைப் பொறுத்து, உங்களுக்கு ஏற்ற முறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

சேமிக்கப்பட்டவுடன், உங்கள் மதிப்பீடு வரைவு நிலையில் உருவாக்கப்படும். நீங்கள் அதைத் தொடர்ந்து திருத்தலாம், தயார் என்று குறிக்கலாம் அல்லது உங்களுக்குப் பிடித்தவுடன் வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பலாம்.

மதிப்பீட்டு படிவம்

மதிப்பீட்டு படிவம் ஒரு விலைப்பட்டியலின் போல அமைந்துள்ளது, எனவே முன்பு Officaid-இல் விலைப்பட்டியல்களை உருவாக்கியிருந்தால் இது உங்களுக்குப் பரிச்சயமானதாக இருக்கும். ஒவ்வொரு பகுதியிலும் உள்ளவை இவை:

தலைப்பு பகுதி

படிவத்தின் மேலே, உங்கள் நிறுவன விவரங்கள் மற்றும் லோகோ காணப்படும். இவை உங்கள் நிறுவன அமைப்புகளிலிருந்து எடுக்கப்படுகின்றன.

• உங்கள் நிறுவன பெயர், முகவரி மற்றும் பதிவு எண் தானாகவே தோன்றும்
• நீங்கள் லோகோவை பதிவேற்றியிருந்தால், உங்கள் நிறுவன லோகோ வலது மேல் மூலையில் காட்டப்படும்
• இந்தத் தகவலைப் புதுப்பிக்க உங்கள் நிறுவன விவரங்களைத் திருத்து என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
• லோகோவை நீக்கு என்பதை உறுதிப்படுத்திய பிறகு உங்கள் நிறுவன லோகோ நீக்கப்படும்: இது இந்த மதிப்பீட்டில் மட்டுமல்லாமல், உங்கள் அனைத்து விலைப்பட்டியல்களிலும் மற்றும் மதிப்பீடுகளிலும் நீக்கப்படும். நீங்கள் இன்னும் லோகோவைப் பதிவேற்றவில்லை என்றால், அதற்குப் பதிலாக லோகோ சேர் (1 MB வரை படம்) காணப்படும், இது அவற்றின் அனைத்திற்கும் லோகோவை அமைக்கும்

வர்த்தகம் மற்றும் வாடிக்கையாளர் தகவல்

இந்தப் பகுதி மதிப்பீட்டை உங்கள் வர்த்தகத்துடன் இணைக்கிறது மற்றும் வாடிக்கையாளரின் விவரங்களைக் காட்டுகிறது:

• வர்த்தகம் இந்த மதிப்பீடு எந்த வர்த்தகத்திற்குச் சேர்ந்தது என்பதைக் காட்டுகிறது. இது நீங்கள் "மதிப்பீட்டை சேர்" என்பதை எங்கே கிளிக் செய்தீர்கள் என்பதை அடிப்படையாகக் கொண்டு முன்பதிவு செய்யப்படுகிறது மற்றும் மாற்ற முடியாது.
• வாடிக்கையாளர் தானாகவே வர்த்தகத்தின் இணைக்கப்பட்ட லீட்டிலிருந்து நிரப்பப்படுகிறது. நிறுவன பெயர், முகவரி, தொலைபேசி எண், மின்னஞ்சல் மற்றும் இணையதளம் உட்பட வாடிக்கையாளரின் முழு விவரங்களும் தோன்றும்.
• வாடிக்கையாளரின் முழு சுயவிவரத்தையும் Network மாட்யூலில் திறக்க வாடிக்கையாளரைப் பார் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்

"இந்த மதிப்பீடு மேலே உள்ள வர்த்தகத்தின் ஒரு பகுதியாகும்" என்ற குறிப்பு உங்கள் மதிப்பீடு மற்றும் வர்த்தகத்திற்கு இடையேயான இணைப்பை உறுதிப்படுத்துகிறது.

மதிப்பீடு விவரங்கள்

இந்த புலங்கள் உங்கள் மதிப்பீடு பற்றிய முக்கிய தகவல்களை வரையறுக்கின்றன:

• மதிப்பீடு தேதி என்பது மதிப்பீடு வெளியிடப்படும் தேதி. இது இன்றைய தேதியாக இருக்கும், ஆனால் மாற்ற முடியும்.
• செல்லுபடியாகும் வரை என்பது உங்கள் பரிந்துரையின் காலாவதி தேதி. இந்த தேதியைத் தாண்டிய பிறகு, மதிப்பீட்டின் நிலை காலாவதியானது என மாறும். பொதுவாக 14 முதல் 30 நாட்கள் வரை ஒரு பொருத்தமான செல்லுபடி காலத்தை அமைக்கவும்.
• மதிப்பீடு எண் Officaid மூலம் தானாக உருவாக்கப்படுகிறது (எ.கா., QUO-20251200003). இந்த தனித்துவமான குறிப்பு உங்களுக்கும் உங்கள் வாடிக்கையாளருக்கும் மதிப்பீட்டை அடையாளம் காண உதவுகிறது.
• மதிப்பீடு நாணயம் என்பது மதிப்பீட்டில் பயன்படுத்தப்படும் நாணயத்தைத் தீர்மானிக்கிறது. இது உங்கள் நிறுவனத்தின் அடிப்படை நாணயமாக இருக்கும், ஆனால் வெளிநாட்டு வாடிக்கையாளர்களுக்காக மாற்றலாம்.

வரிசை பொருட்கள்

நீங்கள் வழங்குவதை விரிவாக விவரிக்கும் இடம் இதுவே. ஒவ்வொரு வரிசை பொருளும் நீங்கள் மதிப்பீடு செய்யும் ஒரு பொருள் அல்லது சேவையைக் குறிக்கிறது:

• பொருள் என்பது பொருள் அல்லது சேவையின் பெயர். உங்கள் சேமிக்கப்பட்ட பொருட்கள் பட்டியலிலிருந்து தேர்ந்தெடுக்கலாம் அல்லது தனிப்பயன் விளக்கத்தை உள்ளிடலாம்.
• அளவு என்பது நீங்கள் மதிப்பீடு செய்யும் அளவு.
• அலகு என்பது அளவின் அளவீட்டு அலகு (இயல்பாக ஒவ்வொன்றும்).
• விகிதம் என்பது அலகுக்கு விலை.
• தொகை தானாகக் கணக்கிடப்படுகிறது (அளவு × விகிதம்).
• விளக்கம் என்பது இந்த வரிசை பொருள் பற்றிய கூடுதல் விவரங்களுக்கு விருப்பத்திற்குரிய புலம். வரம்பை, விவரங்களை அல்லது வழங்கப்படும் பொருட்களைத் தெளிவாக்க இதைப் பயன்படுத்தவும்.
• வரி விதிக்கக்கூடியது மாற்றி (toggle) இந்த வரிசை பொருளுக்கு வரி விதிக்கப்படுகிறதா என்பதைத் தீர்மானிக்கிறது. பொருளுக்கு வரி விதிக்கப்பட்டால் இதை இயக்கவும்.
• விலையில் வரி சேர்க்கப்பட்டது மாற்றி (toggle) ஏற்கனவே GST சேர்க்கப்பட்ட விலைகளுக்கு உரியது. நீங்கள் உள்ளிட்ட விகிதத்தில் ஏற்கனவே வரி சேர்க்கப்பட்டிருந்தால் இதை இயக்கவும்.
• வரி: வரி விதிக்கக்கூடியது இயக்கப்பட்டிருந்தால், வரியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் புலத்தில் பயன்படுத்த வேண்டிய வரி விகிதத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (எடுத்துக்காட்டாக GST 9%). மதிப்பீட்டை சேமிக்க, வரி விதிக்கக்கூடிய வரிசைக்கு ஒரு வரி தேவை.
• GST வகை விநியோகத்தை விவரிக்கிறது (எடுத்துக்காட்டாக நிலையான விகித விநியோகம்). பட்டியல் பொருளைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது, வரி விதிக்கக்கூடியது, விகிதம் மற்றும் வகை உங்களுக்காக நிரப்பப்படும்.

மேலும் வரிசை பொருட்களைச் சேர்க்க + பொருளை சேர் ஐக் கிளிக் செய்யவும். உங்கள் வழங்கலை முழுமையாக விவரிக்க தேவையான அளவுக்குச் சேர்க்கலாம்.

ஒரு வரிசை பொருளை நீக்க, அந்த வரிசையின் வலது பக்கத்தில் உள்ள நீக்கு அடையாளத்தைக் கிளிக் செய்யவும்.

மொத்தங்கள் மற்றும் தள்ளுபடிகள்

வரிசை பொருட்களுக்கு கீழே, மொத்தங்கள் பிரிவு உங்கள் மதிப்பீட்டின் மதிப்பைக் கணக்கிடுகிறது:

• உபமொத்தம் என்பது வரி அல்லது தள்ளுபடிகளுக்கு முன் அனைத்து வரிசை பொருள் தொகைகளின் கூட்டுத்தொகை
• தள்ளுபடி உங்கள் முழு மதிப்பீட்டிற்கும் தள்ளுபடியைப் பயன்படுத்த அனுமதிக்கிறது. தொகையை உள்ளிட்டு நாணயத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். தள்ளுபடி இல்லையெனில் 0 ஆக விடவும்.
• மதிப்பீடு மொத்தம் என்பது தள்ளுபடிகள் மற்றும் வரிகளைப் பயன்படுத்திய பிறகான இறுதி தொகை

எந்தவொரு வரிசை பொருளும் வரி விதிக்கக்கூடியது மாற்றி (toggle) இயக்கப்பட்டிருந்தால், பொருத்தமான வரி கணக்கிடப்பட்டு மொத்தத்தில் சேர்க்கப்படும்.

பணம் செலுத்தல் மற்றும் குறிப்புகள்

இறுதி பிரிவில் பணம் செலுத்தல் விவரங்கள் மற்றும் குறிப்புகளுக்கான விருப்பத்திற்குரிய புலங்கள் உள்ளன:

• பணம் செலுத்தல் கணக்கு மூலம், பணம் செலுத்த வேண்டிய வங்கி கணக்கை நீங்கள் குறிப்பிடலாம். இந்த தகவல் மதிப்பீட்டில் தோன்றும், இதனால் வாடிக்கையாளர்கள் ஏற்கும்போது எளிதாக பணம் செலுத்த முடியும்.
• வாங்குபவர் குறிப்பு விருப்பத்திற்குரியது: அவர்கள் உங்களுக்கு வழங்கியிருந்தால், உங்கள் வாடிக்கையாளரின் PO எண் அல்லது குறிப்பை இங்கே உள்ளிடலாம்.
• வாடிக்கையாளருக்கு குறிப்பு என்பது மதிப்பீட்டு PDF-இல் தோன்றும் ஒரு செய்தி. விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள், நன்றி செய்திகள் அல்லது வாடிக்கையாளருக்கான மற்ற தகவல்களுக்கு இதைப் பயன்படுத்தவும்.
• உள்முறை குறிப்புகள் என்பது உங்கள் குழு மட்டுமே பார்க்கக்கூடிய தனிப்பட்ட குறிப்புகள். வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பப்படும் மதிப்பீட்டில் இவை தோன்றாது. உள்முறை நினைவூட்டல்கள் அல்லது பின்னணிக்காக இவற்றைப் பயன்படுத்தவும்.
• விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள் என்பது உங்கள் அனைத்து மதிப்பீடுகளுக்கும் ஒரு பொதுவான உரை, புதிய மற்றும் வரைவு மதிப்பீடுகளில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. உள்ளடக்கு மாற்றி (toggle) இயக்கத்தில் இருக்கும்போது (இது இயல்புநிலையில் இயக்கத்தில் இருக்கும்) மதிப்பீட்டில் இவை தோன்றும். ஒரு மதிப்பீடு அனுப்பப்பட்டது என குறிக்கப்பட்டதும் அல்லது மின்னஞ்சலில் அனுப்பப்பட்டதும், அது அனுப்பப்பட்டபோது இருந்த விதிமுறைகளையே வைத்திருக்கும். எனவே, பின்னர் உரையை மாற்றினாலும் அந்த மதிப்பீடு அல்லது அதன் PDF மாறாது.

உங்கள் மதிப்பீட்டை சேமித்தல்

படிவத்தை முடித்தவுடன், சேமிக்க மதிப்பீட்டை சேர் ஐக் கிளிக் செய்யவும். உங்கள் மதிப்பீடு வரைவு நிலையில் உருவாக்கப்படும்.

இங்கிருந்து, நீங்கள் செய்யக்கூடியவை:

• மாற்றங்களைச் செய்ய வேண்டியிருந்தால் தொடர்ந்து திருத்து
• மதிப்பீடு இறுதி செய்யப்பட்டபோது தயார் என குறி
• அது எப்படி தெரிகிறது என்பதைப் பார்க்க PDF ஐ பதிவிறக்கு
• மேலும் தேவையில்லை என்றால் மதிப்பீட்டை நீக்கவும் (வரைவுகளுக்கு மட்டுமே கிடைக்கும்)

மதிப்பீடு, ஒப்பந்த விவரங்கள் பக்கத்தில் உள்ள மதிப்பீடுகள் பிரிவிலும் தோன்றும்; அதில் தேதி, மதிப்பீடு எண், நிலை மற்றும் தொகை காட்டப்படும்.

பயனுள்ள மதிப்பீடுகளுக்குக் குறிப்புகள்

நீங்கள் என்ன முன்மொழிகிறீர்கள் என்பதை உங்கள் வாடிக்கையாளர் முதல் முறையாக விரிவாகப் பார்க்கும் போது அது பெரும்பாலும் உங்கள் மதிப்பீடுதான். அதைச் சிறப்பாகச் செய்யுங்கள்:

வரிசை பொருட்களில் குறிப்பாக இருங்கள். "ஆலோசனை சேவைகள்" என்பதற்குப் பதிலாக, "இணையதள UX ஆடிட் - 3 நாள் ஈடுபாடு" என்று பயன்படுத்தவும். குறிப்பாக இருப்பது நம்பிக்கையை உருவாக்கும்.

விளக்கங்களை அதிகமாகப் பயன்படுத்தவும். ஒவ்வொரு வரிசை பொருளுக்கும் ஒரு விளக்கம் இருக்கலாம். என்ன அடங்கியுள்ளது, விநியோகங்கள் அல்லது எந்தக் கருதுகோள்கள் உள்ளன என்பதைத் தெளிவாகக் குறிப்பிட இந்த இடத்தைப் பயன்படுத்தவும்.

யதார்த்தமான செல்லுபடி காலங்களை அமைக்கவும். வாடிக்கையாளர்களுக்கு சரிபார்ப்பு செய்யவும் முடிவு செய்யவும் போதுமான நேரம் வழங்கவும், ஆனால் உங்கள் செலவுகள் மாறக்கூடிய அளவுக்கு நீண்ட நேரம் அல்ல. 14-30 நாட்கள் வழக்கமானது.

பணம் செலுத்தும் விதிமுறைகளைச் சேர்க்கவும். பணம் செலுத்த வேண்டிய தேதி, ஏற்கப்பட்ட பணம் செலுத்தும் முறைகள் அல்லது முன்பணத் தேவைகள் என்ன என்பதைக் குறிப்பிட வாடிக்கையாளருக்கு குறிப்பு புலத்தைப் பயன்படுத்தவும்.

அனுப்புவதற்கு முன் சரிபார்ப்பு செய்யவும். PDF ஐப் பதிவிறக்கி, உங்கள் வாடிக்கையாளர் பார்க்கும்படி அதை சரிபார்க்கவும். தட்டச்சு பிழைகள், கணக்கீட்டு பிழைகள் மற்றும் விடுபட்ட தகவல்களைச் சரிபார்க்கவும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

இப்போது நீங்கள் ஒரு மதிப்பீட்டை உருவாக்கியுள்ளீர்கள், இந்த தொடர்புடைய கட்டுரைகளை ஆராயுங்கள்:

• மதிப்பீட்டின் விவரங்களை நிர்வகிப்பது (Managing Quotation Details) - மதிப்பீட்டுப் பக்கம் மற்றும் கிடைக்கும் செயல்களை அறிய
• மதிப்பீட்டை அனுப்புவது - வாடிக்கையாளருக்கு உங்கள் மதிப்பீட்டை மின்னஞ்சலில் அனுப்ப
• பொருட்களை நிர்வகித்தல் - வேகமான தேர்வுக்காக தயாரிப்பு மற்றும் சேவைகளை சேமிக்க