打造赢得业务的提案
一份精心制作的报价单能让客户清楚了解他们获得的服务及费用。这体现了专业性，明确了预期，并让客户更容易说“是”。在 Officaid 中，创建报价单只需几分钟，生成的文档精美专业，随时可发送。
开始之前
Officaid 中的每个报价单都关联到一个交易。在创建报价单之前，请确保您拥有：
- 一个交易：在您的商机管道中针对此机会
- 一个潜在客户（公司或联系人）：与该交易相关联
- 您的公司详情：已在 Admin → Company 中配置
如果您还没有交易，可以在报价单流程中创建一个。Officaid 会引导您完成流程。
如何创建报价单
有两种方式开始创建报价单：
从交易开始：
- 1 导航至 Sales → Pipeline 并点击您想要创建报价单的交易
- 2 在交易详情页面，找到 报价单 部分
- 3 点击 + 添加报价单 按钮
- 4 填写报价单详情（如下所述）
- 5 点击 添加报价单 以保存
从报价单仪表板开始：
- 1 导航至 Sales → Quotations
- 2 点击右上角的 + 添加报价单
- 3 您将进入交易页面，在此可选择或创建一个交易
- 4 在报价单部分，点击 + 添加报价单
- 5 填写报价单详情（如下所述）
- 6 点击 添加报价单 以保存
这两种方法都会进入相同的报价单表单。请根据您开始操作的位置，选择更方便的一种。
保存后，您的报价单将以 草稿 状态创建。您可以继续编辑，标记为就绪，或在满意时将其发送给客户。
报价单表单
报价单表单的布局与发票类似，如果您之前曾在 Officaid 中创建过发票，会觉得很熟悉。以下是各部分包含的内容：
页眉部分
在表单顶部，您会看到您的公司详情和标志。这些信息是从您的公司设置中获取的。
- 您的公司名称、地址和注册号 会自动显示
- 您的公司标志 如果已上传，将显示在右上角
- 点击 编辑您的公司详情 以更新此信息
- 移除标志 在您确认后，将移除您的公司标志：它将从您所有的发票和报价单中移除，而不仅仅是当前这一份。如果您尚未上传标志，您将看到 添加标志（图片最大 1 MB），这将为您所有的文件设置标志
交易和客户信息
此部分将报价单关联到您的交易，并显示客户的详细信息：
- 交易 显示此报价单属于哪笔交易。这是根据您点击“添加报价单”的位置预填的，无法更改。
- 客户 信息会自动从交易关联的潜在客户中填充。客户的完整详细信息将显示，包括公司名称、地址、电话号码、电子邮件和网站。
- 点击 查看客户 以在 Network 模块中打开客户的完整个人资料
备注“此报价单属于上述交易”确认了您的报价单与该交易之间的关联。
报价单详情
这些字段定义了您报价单的关键信息：
- 报价单日期 是报价单的签发日期。默认值为今天，但可以更改。
- 有效期至 是您报价的截止日期。在此日期之后，报价单状态将变为已过期。请设置合理的有效期，通常为 14 到 30 天。
- 报价单编号 由 Officaid 自动生成（例如，QUO-20251200003）。此唯一参考号有助于您和客户识别该报价单。
- 报价单币种决定了报价单所使用的货币。默认情况下，这将是您公司的基础货币，但您可以为国际客户更改此设置。
行项目
在这里，您可以详细说明您提供的内容。每个行项目代表您报价中的一个产品或服务：
- 项目是产品或服务的名称。您可以从已保存的项目目录中选择，也可以输入自定义描述。
- 数量是您报价的数量。
- 单位是数量的计量单位（默认为“个”）。
- 单价是每单位的价格。
- 金额会自动计算（数量 × 单价）。
- 描述是一个可选字段，用于提供关于此行项目的额外细节。您可以使用它来澄清范围、规格或交付成果。
- 应税开关决定了是否对此行项目应用税务。如果该项目需缴税，请开启此开关。
- 价格含税开关适用于价格中已包含 GST 的情况。如果您输入的单价已包含税款，请开启此开关。
- 税务：当“应税”开启时，请在选择税费字段中选择要应用的税率（例如 GST 9%）。在保存报价单之前，应税行项目必须指定一项税费。
- GST 类别描述了供应类型（例如标准税率供应）。选择目录中的项目会自动为您填入应税状态、税率和类别。
点击 + 添加项目 以添加更多行项目。您可以添加任意数量的项目，以完整描述您的服务内容。
若要删除行项目，请点击该行右侧的删除图标。
总计与折扣
在行项目下方，总计部分将计算您的报价单价值：
- 小计是扣除税费或折扣前所有行项目金额的总和
- 折扣允许您对整张报价单应用折扣。输入金额并选择货币。若无需折扣，请保持为 0。
- 报价单总额是应用折扣和税费后的最终金额
如果任何行项目开启了“应税”开关，系统将计算相应的税费并计入总额。
付款与备注
最后一部分包含用于付款详情和备注的可选字段：
- 付款账户用于指定收款银行账户。此信息会显示在报价单上，方便客户在接受后直接付款。
- 买方参考号为可选字段：如果客户提供了采购订单（PO）号或参考编号，请在此填写。
- 客户备注是显示在报价单 PDF 上的消息。您可以在此填写条款与条件、致谢语或其他需要告知客户的信息。
- 内部备注是仅您的团队可见的私密笔记。这些内容不会出现在发送给客户的报价单上。请将其用于内部提醒或背景说明。
- 条款与条件是一段适用于所有报价单的通用文本，用于新建和草稿状态的报价单。当包含开关处于开启状态时（默认开启），这些条款会显示在报价单上。一旦报价单被标记为已发送或通过电子邮件发送，它将保留发送时的条款文本，因此后续修改文本不会影响已发送的报价单或其 PDF。
保存您的报价单
完成表单填写后，点击 添加报价单 进行保存。您的报价单将以草稿状态创建。
接下来，您可以：
- 继续编辑，如果您需要做出更改
- 标记为就绪，当报价单最终确定时
- 下载 PDF 以预览外观
- 删除报价单，如果不再需要（仅适用于草稿）
该报价单还会显示在交易详情页面的报价单部分，展示日期、报价单编号、状态和金额。
高效报价单小贴士
报价单通常是客户首次详细查看您提案的机会。请务必精心准备：
行项目要具体。 不要只写“咨询服务”，而要写“网站用户体验审计 - 3天项目”。具体细节能建立信任。
充分使用描述。 每个行项目都可以有描述。利用这部分空间明确包含的内容、交付物或任何假设条件。
设定合理的有效期。 给客户足够的时间审查和决定，但也不要太长以免您的成本发生变化。14-30 天是常见期限。
包含付款条款。 使用“客户备注”字段指定付款到期日、接受的付款方式或定金要求。
发送前审查。 下载 PDF 并像客户一样查看它。检查是否有拼写错误、计算错误或遗漏的信息。
常见问题
是的。请从报价单仪表板点击 添加报价单，系统会带您进入交易页面以创建报价单。这是因为每份报价单都必须关联到一笔交易，因此 Officaid 会引导您按照正确的流程操作。
打开新发票（财务 → 收入 → 添加新发票），然后点击表单右上角的 添加标志（图片大小不超过 1 MB）。
可以。Officaid 有一个项目目录，您可以在此保存带有预设描述和价格的产品和服务。创建报价单时，您可以从已保存的项目中选择，从而快速添加行项目，无需重新输入。详情请参阅“管理项目”。
可以。您可以为单笔交易创建任意数量的报价单。这在谈判过程中非常有用，例如当您需要提供修订后的提案、替代价格或更新的范围时。每份报价单都会单独跟踪，并拥有自己的状态。
接下来做什么？
既然您已经创建了报价单，不妨探索以下相关文章：
- 管理报价单详情，了解报价单页面及可用操作
- 发送报价单，将报价单通过电子邮件发送给客户
- 管理项目，保存产品和服务以便快速选择