从提案到发票，只需一键
客户已同意。您的报价单已获批准，现在是收款的时候了。在 Officaid 中，将已批准的报价单转换为发票只需一键操作。所有行项目、价格和客户详情都会自动保留，为您节省时间并消除重复录入错误。
这里是您的销售流程与财务流程的交汇点。从商机到收入的旅程就此完成。
交易 → 报价单 → 发票 流程
Officaid 的设计旨在让一切相互连接。当您把报价单转换为发票时，您正在完成一个无缝的工作流：
- 交易 捕捉商机并在您的商机管道中跟踪它
- 报价单 以详细的价格和条款正式化您的提案
- 发票 就商定的工作请求付款
每一步都链接回上一步。从发票，您可以追溯其来源的报价单。从报价单，您可以查看它所属的交易。这种关联方式为您提供完整的审计轨迹，并方便查找相关记录。
何时可以转换？
只有已批准的报价单才能转换为发票。这确保您只针对客户已确认的工作开具发票。
如果您的报价单处于其他状态，您需要先将其移至已批准状态：
- 草稿或就绪 – 将报价单发送给您客户并等待他们的确认
- 已发送 – 一旦客户接受，点击标记为已批准
- 已拒绝 – 客户已拒绝，因此此报价单无法开具发票。如果他们愿意协商，请使用创建修订版。
- 已过期 – 有效期已过。使用创建修订版创建带有新条款的新报价单。
- 已转换 – 此报价单已转换为发票。
转换为发票 按钮出现在已批准的报价单上。它也显示在已发送的报价单上，但请先将已发送的报价单标记为已批准，以便您的记录显示客户已接受。
如何转换报价单
- 1 打开已批准报价单的详情页面
- 2 点击操作按钮区域的 转换为发票 按钮
- 3 Officaid 会创建一张新发票，并跳转到发票页面
就这样。发票会立即创建，并自动带入所有报价单详情。
哪些内容会被转移
当您转换报价单时，以下信息会自动复制到新发票中：
- 客户详情，包括公司名称、地址和联系信息
- 所有行项目，包含描述、数量、汇率和金额
- 每个行项目的税务设置
- 应用于报价单的折扣
- 报价单的货币
- 如果指定了付款账户
- 如果包含给客户的注意
发票总计将与您的报价单总计一致，确保您提出的方案与最终账单保持一致。
新发票
转换后，您将被直接带到新发票页面。发票以草稿状态创建，让您有机会在发送前进行审核和调整。
发票页面显示：
- 草稿发票横幅，表明发票尚未发送
- 应付金额与您的报价单总计一致
- 基于您的默认付款条款的到期日
- 从报价单带入的客户名称
- 显示“从报价单创建”及日期和用户的发票活动
发票活动日志会记录此发票是从报价单创建的，从而在您的销售和财务记录之间保持审计追踪。
转换后
发票创建后，您可以：
- 审核详情，确保一切正确
- 批准草稿以最终确定发票
- 如需调整，请编辑发票
- 发送发票给客户进行付款
从此处开始，发票将遵循其自身的工作流，独立于报价单。您可以通过财务模块跟踪付款、发送提醒并管理发票。
报价单转换后会发生什么
转换后，报价单状态变为已转换。系统会显示横幅提示：“此报价单已转换为发票并已锁定。”
已转换的报价单：
- 显示“查看发票”按钮，方便您快速跳转至关联的发票
- 保留在您的记录中，供参考和审计使用
- 无法编辑，因为它已成为历史记录
- 无法再次转换，因为它已关联到发票
- 显示在报价单仪表盘的“已转换”筛选器中
快速操作面板更新为显示：查看发票、发送邮件、下载和商机详情。
您随时可以查看和下载报价单 PDF。记录将完全保留客户批准时的状态。
查看关联关系
报价单与发票之间的链接是双向的：
从报价单端： 点击 查看发票 可直接跳转至关联的发票。报价单活动日志也会显示“报价单已转换为发票”，并附带日期和用户信息。
从发票端： 发票活动日志显示“由报价单创建”，您可以返回查看原始报价单。
这种双向链接让您轻松追溯任何交易的历史记录，无论您是从销售端还是财务端开始查找。
进行调整
有时最终发票需要与报价单略有不同。常见场景包括：
- 根据最终范围添加或删除行项目
- 调整数量，如果实际工作量与估算不同
- 更新到期日，基于商定的付款条款
- 添加定金或部分付款结构
由于发票是以草稿状态创建的，您可以在批准和发送前进行任何必要的更改。报价单记录保持不变，保留最初商定的内容。
一份报价单，一张发票
每个报价单只能转换为一张发票。一旦转换，报价单将被锁定，“转换为发票”按钮将不再显示。
若要重新开始，请删除草稿发票。Officaid 会先要求您确认，然后将报价单状态恢复为已批准，以便您再次转换。报价单活动日志会记录发票已被删除。
如果您需要为单个项目创建多张发票（例如按里程碑计费或分期付款），您可以选择以下几种方式：
- 从报价单创建第一张发票，然后在财务模块中手动创建额外的发票
- 为该交易创建多张报价单，每个计费里程碑对应一张，并分别进行转换
- 编辑已转换的发票以反映首期付款金额，然后手动创建后续发票
常见问题
不可以。只有已批准的报价单才能转换为发票。这确保您只为客户确认的工作开具发票。如果您的报价单处于其他状态，请先将其标记为已批准（对于已发送的报价单），或在工作流程中推进直至其变为已批准状态。
不可以。每张报价单只能转换一次。转换后，状态会变为已转换，且按钮不再可用。如果草稿发票是误操作的，请删除它：报价单将恢复为已批准状态，并可以再次转换。如果您需要为同一客户开具另一张发票，请直接在财务模块中创建。
发票创建后处于草稿状态，因此您可以在批准和发送之前自由编辑。对行项目、金额或日期进行必要的调整，准备好后批准该草稿即可。
不会。转换后，报价单和发票是独立的记录。对发票的修改不会影响报价单，且报价单一旦转换后便无法编辑。这保留了原始协议作为历史记录。
接下来做什么？
既然您已将报价单转换为发票，请浏览以下相关文章：