Dari tawaran kepada invois dalam satu klik
Pelanggan anda telah bersetuju. Sebut harga anda telah diluluskan, dan kini tiba masanya untuk anda dibayar. Dalam Officaid, menukarkan sebut harga yang diluluskan kepada invois hanya mengambil masa satu klik. Semua item baris, harga, dan butiran pelanggan anda dibawa secara automatik, menjimatkan masa anda dan menghapuskan ralat input berganda.
Di sinilah proses jualan anda bertemu dengan proses kewangan anda. Perjalanan daripada peluang kepada hasil telah lengkap.
Aliran Tawaran → Sebut Harga → Invois
Officaid direka bentuk supaya semuanya tersambung. Apabila anda menukarkan sebut harga kepada invois, anda sedang melengkapkan aliran kerja yang lancar:
- Tawaran merakam peluang dan menjejaknya melalui saluran anda
- Sebut Harga memformalkan tawaran anda dengan harga terperinci dan terma
- Invois meminta pembayaran untuk kerja yang dipersetujui
Setiap langkah disambungkan kembali kepada langkah sebelumnya. Dari invois, anda boleh menjejak kembali kepada sebut harga asalnya. Dari sebut harga, anda boleh melihat tawaran yang ia milik. Pendekatan tersambung ini memberikan anda jejak audit yang lengkap dan memudahkan anda mencari rekod berkaitan.
Bila Anda Boleh Menukar?
Hanya sebut harga Diluluskan yang boleh ditukar kepada invois. Ini memastikan anda hanya menginvois untuk kerja yang telah disahkan oleh pelanggan.
Jika sebut harga anda berada dalam status lain, anda perlu menukarnya kepada Diluluskan dahulu:
- Draf atau Sedia – Hantar sebut harga kepada pelanggan anda dan tunggu pengesahan mereka
- Dihantar – Apabila pelanggan menerima, klik Tanda Sebagai Diluluskan
- Ditolak – Pelanggan telah menolak, jadi sebut harga ini tidak boleh diinvois. Gunakan Cipta Versi Baharu jika mereka terbuka untuk berunding.
- Tamat Tempoh – Tempoh sah telah tamat. Gunakan Cipta Versi Baharu untuk mencipta sebut harga baharu dengan terma baharu.
- Ditukar – Sebut harga ini telah ditukar kepada invois.
Butang Tukar Kepada Invois muncul pada sebut harga Diluluskan. Ia juga dipaparkan pada sebut harga Dihantar, tetapi tandakan sebut harga Dihantar sebagai Diluluskan dahulu, supaya rekod anda menunjukkan bahawa pelanggan telah menerimanya.
Cara Menukar Sebut Harga
- 1 Buka halaman butiran sebut harga untuk sebut harga Diluluskan
- 2 Klik butang Tukar Kepada Invois di kawasan butang tindakan
- 3 Officaid akan mewujudkan invois baharu dan membawa anda ke halaman invois.
Selesai. Invois diwujudkan serta-merta dengan semua butiran sebut harga dipindahkan.
Apa Yang Dipindahkan
Apabila anda menukarkan sebut harga, maklumat berikut disalin secara automatik ke invois baharu:
- Butiran Pelanggan termasuk nama syarikat, alamat, dan maklumat hubungan
- Semua item baris dengan penerangan, kuantiti, kadar, dan jumlah
- Tetapan cukai untuk setiap item baris
- Diskaun yang dikenakan pada sebut harga
- Mata Wang sebut harga
- Akaun Bayaran jika dinyatakan
- Nota kepada pelanggan jika disertakan
Jumlah invois akan sepadan dengan jumlah sebut harga anda, memastikan konsistensi antara apa yang anda cadangkan dan apa yang anda caj.
Invois Baharu
Selepas penukaran, anda dibawa terus ke halaman invois baharu. Invois diwujudkan dalam status Draf, memberi anda peluang untuk semak dan membuat sebarang pelarasan sebelum menghantar.
Halaman invois menunjukkan:
- Papan tanda Draf Invois yang menunjukkan invois belum dihantar
- Jumlah Perlu Dibayar yang sepadan dengan jumlah sebut harga anda
- Tarikh jatuh tempo berdasarkan terma pembayaran lalai anda
- Nama Pelanggan yang dipindahkan dari sebut harga
- Aktiviti Invois yang menunjukkan "Dicipta dari sebut harga" dengan tarikh dan pengguna
Log Aktiviti Invois merekodkan bahawa invois ini dicipta dari sebut harga, mengekalkan jejak audit antara rekod jualan dan kewangan anda.
Selepas Penukaran
Setelah invois diwujudkan, anda boleh:
- Semak butiran untuk memastikan semuanya betul
- Luluskan draf untuk melengkapkan invois
- Sunting invois jika sebarang pelarasan diperlukan
- Hantar invois kepada pelanggan anda untuk pembayaran
Invois ini mengikuti alir kerja sendiri dari sini, berasingan daripada sebut harga. Anda boleh menjejak pembayaran, menghantar peringatan, dan menguruskan invois melalui modul Kewangan.
Apa Yang Berlaku Kepada Sebut Harga
Selepas penukaran, status sebut harga berubah kepada Ditukar. Satu banner muncul menyatakan "Sebut harga ini telah ditukar kepada invois dan dikunci."
Sebut harga yang ditukar:
- Menunjukkan butang Lihat Invois supaya anda boleh terus ke invois yang dipautkan
- Tetap dalam rekod anda untuk rujukan dan tujuan audit
- Tidak boleh disunting kerana ia kini rekod terdahulu
- Tidak boleh ditukar semula kerana ia sudah dipautkan kepada invois
- Muncul dalam penapis Ditukar pada papan pemuka Sebut Harga
Panel Tindakan Pantas dikemas kini untuk menunjukkan: Lihat Invois, Hantar E-mel, Muat Turun, dan Butiran Deal.
Anda masih boleh melihat dan memuat turun PDF sebut harga pada bila-bila masa. Rekod ini dikekalkan tepat seperti yang diluluskan oleh pelanggan.
Melihat Pautan
Pautan antara sebut harga dan invois berfungsi dua hala:
Dari sebut harga: Klik Lihat Invois untuk terus ke invois yang dipautkan. Aktiviti Sebut Harga juga menunjukkan "Sebut harga ditukar kepada invois" dengan tarikh dan pengguna.
Dari invois: Aktiviti Invois menunjukkan "Dicipta daripada sebut harga" dan anda boleh kembali ke sebut harga asal.
Pautan dua hala ini memudahkan anda menjejak sejarah sebarang transaksi, sama ada anda bermula dari sisi jualan atau sisi kewangan.
Melakukan Pelarasan
Kadangkala invois akhir perlu berbeza sedikit daripada sebut harga. Senario biasa termasuk:
- Menambah atau membuang item baris berdasarkan skop akhir
- Melaraskan kuantiti jika kerja sebenar berbeza daripada anggaran
- Mengemas kini tarikh jatuh tempo berdasarkan terma pembayaran yang dipersetujui
- Menambah struktur deposit atau pembayaran separahan
Oleh kerana invois dicipta dalam status Draf, anda boleh membuat sebarang perubahan yang diperlukan sebelum meluluskan dan menghantarnya. Rekod sebut harga kekal tidak berubah, mengekalkan apa yang dipersetujui pada mulanya.
Satu Sebut Harga, Satu Invois
Setiap satu sebut harga hanya boleh ditukar kepada satu invois. Selepas ditukar, sebut harga dikunci dan butang Tukar Ke Invois tidak lagi muncul.
Untuk bermula semula, padam invois Draf. Officaid dahulu meminta anda sahkan, kemudian memulihkan sebut harga kepada status Diluluskan, supaya anda boleh menukarnya semula. Aktiviti Sebut Harga merekodkan bahawa invois telah dipadam.
Jika anda perlu membuat beberapa invois untuk satu projek (contohnya, penagihan berperingkat atau pembayaran berpecah), anda mempunyai beberapa pilihan:
- Buat invois pertama daripada sebut harga, kemudian buat invois tambahan secara manual dalam modul Kewangan
- Buat beberapa sebut harga untuk tawaran tersebut, satu untuk setiap peringkat penagihan, dan tukar setiap satu secara berasingan
- Sunting invois yang telah ditukar untuk mencerminkan jumlah pembayaran pertama, kemudian buat invois seterusnya secara manual
Soalan Lazim
Tidak. Hanya sebut harga yang Diluluskan boleh ditukar kepada invois. Ini memastikan anda menagih untuk kerja yang telah disahkan oleh pelanggan. Jika sebut harga anda dalam status lain, tandakan sebagai Diluluskan dahulu (untuk sebut harga yang Dihantar) atau alihkan melalui aliran kerja sehingga mencapai status Diluluskan.
Tidak. Setiap sebut harga hanya boleh ditukar sekali. Selepas penukaran, status berubah kepada Ditukar dan butang tidak lagi tersedia. Jika Draf Invois dibuat secara salah, padamkannya: sebut harga akan kembali ke status Diluluskan dan boleh ditukar semula. Jika anda memerlukan invois lain untuk pelanggan yang sama, buat terus dalam modul Kewangan.
Invois dibuat dalam status Draf, jadi anda boleh menyuntingnya dengan bebas sebelum meluluskan dan menghantar. Buat sebarang penyesuaian yang diperlukan pada item baris, jumlah, atau tarikh, kemudian luluskan draf tersebut apabila sedia.
Tidak. Sebut harga dan invois adalah rekod berasingan selepas penukaran. Perubahan pada invois tidak mempengaruhi sebut harga, dan sebut harga tidak boleh disunting setelah ditukar. Ini mengekalkan perjanjian asal sebagai rekod sejarah.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda telah menukar sebut harga kepada invois, terokai artikel berkaitan berikut:
- Cara Membuat Invois untuk mempelajari tentang pengurusan invois
- Menghantar Invois untuk menghantar invois kepada pelanggan
- Merekod Pembayaran untuk menandakan invois sebagai Dibayar