Letakkan cadangan anda di hadapan pelanggan
Sebut harga yang tinggal di sistem anda tidak akan memajukan urusan. Menghantarnya pula akan. Officaid memudahkan anda menghantar sebut harga terus melalui e-mel dari platform, dengan PDF dilampirkan secara automatik dan alamat e-mel pelanggan dicadangkan untuk anda. Tiada muat turun, tiada perlu bertukar ke aplikasi e-mel, dan tiada risau lupa lampiran.
Sebelum Anda Hantar
Sebelum menghantar sebut harga, pastikan:
- Sebut harga itu ditanda sebagai Sedia. Sebut harga Draf boleh dihantar, tetapi amalan yang baik adalah menandanya sebagai Sedia dahulu untuk menunjukkan ia telah dimuktamadkan.
- Semua butiran adalah betul. Semak pratonton PDF untuk memeriksa item baris, harga, tarikh, dan maklumat pelanggan.
- Tempoh sah adalah sesuai. Pastikan tarikh Sah Sehingga memberikan masa yang cukup untuk pelanggan anda bertindak balas.
- Alamat e-mel pelanggan anda ada dalam sistem. Officaid mencadangkan e-mel daripada profil pelanggan anda, jadi pastikan ia dikemas kini.
Cara Menghantar Sebut Harga
- 1 Buka halaman butiran sebut harga
- 2 Klik butang Hantar E-mel (sama ada dalam butang tindakan atau panel Tindakan Pantas)
- 3 Panel e-mel akan terbuka di sebelah kanan skrin
- 4 Masukkan atau pilih alamat e-mel penerima
- 5 Semak dan sesuaikan subjek dan mesej jika perlu
- 6 Klik Hantar E-mel untuk menghantar
Setelah dihantar, status sebut harga berubah kepada Dihantar dan tindakan direkodkan dalam garis masa Aktiviti Sebut Harga.
Panel E-mel
Apabila anda klik Hantar E-mel, satu panel akan terbuka dengan semua maklumat diisi secara automatik dan sedia untuk dihantar:
Kepada ialah alamat e-mel penerima. Klik medan untuk melihat alamat e-mel yang dicadangkan daripada profil pelanggan anda. Jika pelanggan itu ialah syarikat, anda akan melihat e-mel untuk syarikat dan kenalan yang berkaitan. Pilih yang sesuai atau taip alamat berbeza secara manual.
Subjek diisi secara automatik dengan nombor sebut harga dan "Sebut Harga" (cth, "QUO-20251200002 - Sebut Harga"). Anda boleh menyunting ini jika anda lebih suka baris subjek yang berbeza.
Badan mesej mengandungi ucapan dan mesej lalai. Contohnya:
"Salam [Nama Pelanggan],
Sila lihat lampiran Sebut Harga untuk [Nama Tawaran]."
Jika Sebut Harga tidak mempunyai tawaran, mesej akan berbunyi "Sila rujuk Sebut Harga [Nombor Sebut Harga]." sebagai gantinya.
Anda boleh sunting mesej ini secara bebas. Gunakan bar alat format untuk menambah teks tebal, condong, atau bergaris bawah mengikut keperluan.
Lampiran menunjukkan PDF Sebut Harga yang akan dihantar. Nama fail sepadan dengan nombor Sebut Harga (cth., QUO-20251200002.pdf). Ini dilampirkan secara automatik dan tidak boleh dibuang.
Alamat E-mel Disyorkan
Officaid memudahkan anda mencari penerima yang betul dengan mencadangkan alamat e-mel daripada profil pelanggan anda. Apabila anda mengklik medan Kepada, anda akan melihat:
- E-mel Syarikat jika pelanggan adalah syarikat yang mempunyai alamat e-mel dalam rekod
- E-mel Kenalan untuk mana-mana individu yang dikaitkan dengan syarikat tersebut
Cukup klik cadangan untuk memilihnya. Jika anda perlu menghantar kepada seseorang yang tidak dalam senarai, taip alamat e-mel mereka secara manual.
Peribadikan Mesej Anda
Walaupun mesej lalai berfungsi untuk kebanyakan situasi, anda mungkin ingin mempersonalkannya untuk pelanggan atau tawaran tertentu:
- Tambah konteks tentang perbincangan terkini anda atau keperluan khusus pelanggan
- Tekankan poin utama seperti harga istimewa, tawaran terhad masa, atau terma penting
- Sertakan Langkah Seterusnya seperti menjadualkan panggilan untuk membincangkan Sebut Harga
- Tambah sentuhan peribadi dengan ucapan terima kasih atau ungkapan semangat untuk projek tersebut
Bar alat format di atas badan mesej membolehkan anda menghias teks anda:
- B untuk teks tebal
- I untuk teks condong
- U untuk teks bergaris bawah
Selepas Menghantar
Apabila anda mengklik Hantar E-mel, beberapa perkara berlaku:
- E-mel dihantar kepada penerima dengan PDF Sebut Harga dilampirkan
- Status berubah kepada Dihantar (jika belum)
- Aktiviti direkodkan dalam garis masa Aktiviti Sebut Harga
- Panel e-mel ditutup dan anda kembali ke butiran Sebut Harga
Pelanggan anda akan menerima e-mel daripada Officaid dengan Sebut Harga anda dilampirkan. Mereka boleh meninjaunya, membincangkannya dengan pasukan mereka, dan memaklumkan keputusan mereka kepada anda.
Menghantar Semula Sebut Harga
Anda boleh menghantar Sebut Harga beberapa kali. Ini berguna apabila:
- Pelanggan tidak menerimanya disebabkan penapis spam atau masalah teknikal
- Anda telah membuat kemas kini dan perlu menghantar versi yang disemak semula
- Anda perlu menghantar kepada penerima tambahan seperti pihak berkepentingan lain
- Anda ingin membuat susulan dengan peringatan
Cukup klik Hantar E-mel sekali lagi, pelaraskan penerima dan mesej mengikut keperluan, kemudian hantar. Setiap penghantaran direkodkan dalam Aktiviti Sebut Harga.
Tanda Sebagai Dihantar
Kadangkala anda mungkin menghantar Sebut Harga melalui saluran lain, seperti:
- E-mel peribadi anda di luar Officaid
- Aplikasi mesej seperti WhatsApp
- Secara bersemuka semasa mesyuarat
- Melalui portal pelanggan atau sistem lain
Dalam kes ini, gunakan Tanda Sebagai Dihantar untuk mengemas kini status Sebut Harga tanpa benar-benar menghantar e-mel dari Officaid. Ini memastikan rekod anda tepat walaupun anda menghantar Sebut Harga secara luaran.
Klik Tanda Sebagai Dihantar dalam butang tindakan atau panel Tindakan Pantas. Status berubah kepada Dihantar dan tindakan direkodkan dalam garis masa aktiviti.
Kembali Ke Draf
Jika anda telah menanda sebut harga sebagai Sedia tetapi perlu membuat perubahan besar sebelum menghantar, anda boleh memulihkannya ke status Draf.
Klik Kembali Ke Draf untuk mengubah status kembali ke Draf. Ini berguna apabila:
- Anda menyedari sebut harga memerlukan lebih banyak kerja sebelum dihantar
- Keperluan pelanggan telah berubah
- Anda perlu mengemas kini harga atau item baris
Setelah kembali ke Draf, anda boleh menyunting dengan bebas dan menanda sebagai Sedia sekali lagi apabila sebut harga dimuktamadkan.
Soalan Lazim
Ya. Anda boleh menambah beberapa penerima dengan memilih dari senarai turun e-mel yang dicadangkan atau menaip alamat e-mel tambahan secara manual. Ini berguna apabila anda perlu menghantar kepada beberapa pihak berkepentingan, seperti pengurus perolehan dan ketua projek.
Ya. Anda boleh menghantar sebut harga dari mana-mana status kecuali Ditukar. Walau bagaimanapun, amalan yang baik ialah menanda sebut harga sebagai Sedia sebelum menghantar untuk menunjukkan bahawa ia telah dimuktamadkan dan disemak.
Sebut Harga dihantar dari sistem e-mel Officaid. Penerima akan melihat ia dari Officaid atas nama syarikat anda. Pastikan butiran syarikat anda dikonfigurasi dengan betul supaya pelanggan tahu siapa punca sebut harga tersebut.
Tidak. E-mel hanya menyertakan PDF Sebut Harga sebagai lampiran. Jika anda perlu menghantar dokumen tambahan, hantarkan secara berasingan melalui aplikasi e-mel anda atau nyatakan dalam mesej di mana pelanggan boleh menemukannya.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda tahu cara menghantar Sebut Harga, terokai artikel berkaitan ini:
- Penjelasan Status Sebut Harga untuk memahami kitaran hayat penuh Sebut Harga
- Menukar Sebut Harga kepada Invois untuk menukar Sebut Harga yang diluluskan kepada Invois
- Mengurus Butiran Sebut Harga untuk semak semua tindakan yang tersedia