Penjelasan Status Sebut Harga

Fahami setiap peringkat kitaran hayat sebut harga dalam Officaid, daripada draf hingga ditukar.

Tahu kedudukan setiap sebut harga

Sebuah sebut harga melalui beberapa peringkat dalam perjalanannya daripada draf pertama hingga ke invois akhir. Memahami status ini membantu anda menguruskan cadangan anda dengan berkesan, membuat susulan pada masa yang tepat, dan memastikan saluran jualan anda kekal tepat.

Officaid menggunakan tujuh status untuk menjejak sebut harga. Setiap status memberitahu anda dengan tepat di mana sebut harga itu berada dalam kitaran hayatnya dan tindakan apa yang tersedia.

Kitaran Hayat Sebut Harga

Sebut harga biasanya melalui peringkat-peringkat ini:

Draf → Sedia → Dihantar → Diluluskan → Ditukar

Walau bagaimanapun, tidak semua sebut harga mengikuti laluan ini dengan tepat. Sesetengah ditolak, sesetengah tamat tempoh, dan sesetengah kembali ke draf untuk pindaan. Status-status ini menampung semua senario ini.

Setiap butang status pada sebut harga, seperti Tanda sebagai Sedia atau Tanda sebagai Ditolak, akan bertanya Anda pasti? sebelum menukar status. Klik Ya untuk teruskan.

Draf

Draf adalah titik permulaan untuk setiap sebut harga. Apabila anda mencipta sebut harga baharu, ia bermula dalam status Draf.

Sebuah sebut harga draf adalah kerja yang sedang berjalan. Anda masih membina, memperhalusi item baris, memeriksa harga, atau menunggu maklumat sebelum muktamadkan. Ia belum bersedia untuk dikongsi dengan pelanggan.

Apa yang boleh anda lakukan:

Sunting sebut harga secara bebas
Tanda sebagai Sedia apabila ia telah dimuktamadkan
Muat Turun PDF untuk semakan
Padam sebut harga jika ia tidak lagi diperlukan
Hantar sebut harga (walaupun menandanya sebagai Sedia dahulu adalah disyorkan)

Penunjuk visual: Lencana "Draf" berwarna kelabu

Penapis papan pemuka: Klik "Draf" untuk melihat semua sebut harga yang masih dalam proses penyediaan

Gunakan status Draf untuk bekerja pada sebut harga tanpa tekanan. Ambil masa anda untuk mendapatkan butiran yang betul sebelum menandanya sebagai Sedia.

Sedia

Sedia bermaksud sebut harga telah dimuktamadkan dan sedia untuk dihantar kepada pelanggan. Anda telah menyemak semuanya dan ia sudah siap untuk dihantar.

Menanda sebuah sebut harga sebagai Sedia adalah satu titik semakan. Ia menandakan bahawa sebut harga telah disemak dan diluluskan secara dalaman, walaupun ia belum dihantar.

Sebut harga dalam status Sedia tidak boleh diluluskan atau ditolak lagi. Jika pelanggan menjawab sebelum anda menghantarnya (contohnya melalui telefon), klik Tanda Sebagai Dihantar dahulu; Tanda Sebagai Diluluskan dan Tanda Sebagai Ditolak akan muncul kemudian.

Apa yang boleh anda lakukan:

Hantar E-mel untuk menghantar sebut harga kepada pelanggan anda
Tanda Sebagai Dihantar jika anda menghantarnya melalui saluran lain
Kembali Ke Draf jika anda perlu membuat perubahan lanjut
Sunting sebut harga jika perlu
Muat Turun PDF

Penunjuk visual: Lencana "Sedia" berwarna hijau

Penapis papan pemuka: Klik "Sedia" untuk melihat sebut harga yang menunggu untuk dihantar

Sebut harga dalam status Sedia tidak boleh dipadam terus. Untuk memadamnya, klik Kembali Ke Draf dahulu, kemudian padam.

Dihantar

Dihantar menunjukkan sebut harga telah dihantar kepada pelanggan. Mereka kini sedang meneliti cadangan anda dan mempertimbangkan sama ada untuk menerimanya.

Sebut harga beralih ke status Dihantar apabila anda menghantarnya melalui e-mel dari Officaid atau menandanya sebagai dihantar secara manual (untuk sebut harga yang dihantar melalui saluran lain).

Apa yang boleh anda lakukan:

Tanda Sebagai Diluluskan apabila pelanggan menerima
Tanda Sebagai Ditolak apabila pelanggan menolak
Hantar E-mel sekali lagi jika perlu (untuk susulan atau versi terkini)
Sunting sebut harga jika perubahan diperlukan
Muat Turun PDF

Penunjuk visual: Lencana "Dihantar" berwarna biru

Penapis papan pemuka: Klik "Dihantar" untuk melihat sebut harga yang menunggu respons pelanggan

Tapis menggunakan "Dihantar" secara berkala untuk memeriksa sebut harga yang menunggu keputusan pelanggan. Susuli mana-mana yang sudah lama tidak dijawab.

Diluluskan

Diluluskan bermaksud pelanggan telah menerima cadangan anda. Mereka telah mengesahkan ingin meneruskan, dan sebut harga ini kini mewakili perjanjian yang disahkan.

Ini adalah pencapaian penting. Sebut harga yang diluluskan bermaksud urusan sedang berkembang, dan anda kini boleh menukar sebut harga ini kepada invois.

Apa yang boleh anda lakukan:

Tukar Ke Invois untuk mencipta invois daripada sebut harga ini
Hantar E-mel untuk menghantar salinan jika perlu
Muat Turun PDF
Sunting sebut harga jika pelarasan diperlukan sebelum invois

Penunjuk visual: Lencana "Diluluskan" berwarna hijau

Penapis papan pemuka: Klik "Diluluskan" untuk melihat sebut harga yang sedia untuk ditukar kepada invois

Apabila anda menanda sebut harga sebagai Diluluskan, nilai tawaran yang berkaitan dikemas kini secara automatik supaya sepadan dengan jumlah sebut harga yang diluluskan. Ini memastikan saluran anda kekal tepat.

Hanya sebut harga yang diluluskan boleh ditukar kepada invois. Jika anda perlu menghantar invois kepada pelanggan, pastikan sebut harga mereka ditanda sebagai Diluluskan dahulu.

Ditolak

Ditolak bermaksud pelanggan telah menolak cadangan anda. Mereka telah memutuskan untuk tidak meneruskan, sama ada disebabkan harga, masa, memilih pesaing, atau sebab-sebab lain.

Walaupun mengecewakan, sebut harga yang ditolak adalah rekod yang bernilai. Ia membantu anda menganalisis corak menang/kalah dan memahami mengapa tawaran tidak berjaya.

Apa yang boleh anda lakukan:

Cipta Versi Baharu untuk membuat draf sebut harga baharu berdasarkan sebut harga ini
Muat Turun PDF untuk rekod
Hantar E-mel untuk menghantar salinan jika perlu
Lihat Butiran Tawaran untuk menambah nota tentang sebab ia ditolak

Penunjuk visual: Lencana "Ditolak" berwarna merah

Penapis papan pemuka: Klik "Ditolak" untuk melihat sebut harga yang ditolak

Menolak sebut harga tidak mengubah tawaran yang berkaitan. Nilainya dan tahapnya kekal seperti sedia ada.

Sebut harga yang ditolak tidak boleh ditukar kepada invois. Walau bagaimanapun, jika pelanggan terbuka untuk berunding, anda boleh menggunakan Cipta Versi Baharu untuk membuat sebut harga baharu berdasarkan yang ditolak, membolehkan anda melaraskan harga atau terma tanpa perlu bermula dari awal.

Mencipta Versi Baharu

Apabila sebut harga ditolak, anda tidak perlu bermula dari awal. Butang Cipta Versi Baharu membolehkan anda membuat sebut harga baharu yang menyalin semua butiran dari yang ditolak.

Apabila anda klik Cipta Versi Baharu:

Prompt pengesahan muncul bertanya "Adakah anda pasti?"
Klik Ya untuk teruskan
Sebuah sebut harga baharu dicipta dalam status Draf dengan semua butiran yang sama, pada tawaran yang sama
Sebut harga baharu mendapat nombor sendiri, tarikh hari ini sebagai Tarikh Sebut Harga, dan tempoh sah yang baharu
Sebut harga yang ditolak kekal Ditolak
Aktiviti Sebut Harga merekod penciptaan versi baharu

Dari draf baharu, anda boleh membuat sebarang perubahan yang diperlukan, seperti melaraskan harga, mengemas kini item baris, atau memanjangkan tempoh sah. Kemudian tandakan sebagai Sedia dan hantarkan kepada pelanggan.

Gunakan Cipta Versi Baharu apabila pelanggan menolak disebabkan kebimbangan tentang harga atau skop. Ia menjimatkan masa berbanding membuat sebut harga baharu dari awal, dan anda boleh menangani maklum balas mereka dengan cepat.

Tamat Tempoh

Tamat Tempoh bermaksud tarikh Sah Sehingga bagi sebut harga telah berlalu tanpa sebarang respons daripada pelanggan. Tawaran ini tidak lagi sah.

Officaid secara automatik akan menukar status kepada Tamat Tempoh apabila tarikh sah telah berlalu. Anda tidak perlu melakukan apa-apa secara manual.

Apa yang boleh anda lakukan:

Cipta Versi Baharu untuk membuat draf sebut harga baharu berdasarkan yang ini
Muat Turun PDF untuk rekod
Hantar E-mel untuk menghantar salinan jika perlu
Lihat Butiran Tawaran untuk mengikut perkembangan dengan pelanggan

Penunjuk visual: Lencana "Tamat Tempoh" berwarna oren

Penapis papan pemuka: Klik "Tamat Tempoh" untuk melihat sebut harga yang telah melepasi tarikh sah

Sebut harga yang tamat tempoh tidak boleh diluluskan atau ditukar kepada invois. Jika pelanggan ingin meneruskan selepas tamat tempoh, gunakan Cipta Versi Baharu untuk membuat sebut harga baharu dengan tempoh sah baharu. Ini memberi anda peluang untuk mengemas kini harga atau terma jika perlu.

Pantau penapis "Dihantar" untuk sebut harga yang hampir tamat tempoh. Mengikuti perkembangan sebelum tamat tempoh lebih berkesan daripada cuba menghidupkan semula sebut harga yang telah tamat tempoh.

Ditukar

Ditukar ialah status akhir. Ia bermaksud sebut harga telah ditukar kepada invois. Proses jualan untuk sebut harga ini telah selesai.

Sebut harga yang ditukar mewakili jualan yang berjaya. Cadangan telah menjadi pesanan yang disahkan, dan anda kini sedang mengira bil kepada pelanggan.

Apa yang boleh anda lakukan:

Muat Turun PDF untuk rekod
Lihat invois yang telah dicipta daripada sebut harga ini
Lihat Butiran Tawaran untuk melihat sejarah tawaran yang lengkap

Penunjuk visual: Lencana "Ditukar" berwarna ungu

Penapis papan pemuka: Klik "Ditukar" untuk melihat sebut harga yang telah menjadi invois

Sebut harga yang ditukar tidak boleh disunting. Sebut harga ini kini dikunci sebagai rekod terdahulu tentang apa yang telah dipersetujui. Sebarang perubahan perlu dibuat pada invois itu sendiri.

Peralihan Status

Berikut adalah cara sebut harga boleh berpindah antara status:

Dari Draf:

→ Sedia (tandakan sebagai sedia)
→ Dihantar (hantar e-mel atau tandakan sebagai dihantar)
→ Dipadam (padam sepenuhnya)

Dari Sedia:

→ Dihantar (hantar e-mel atau tandakan sebagai dihantar)
→ Draf (kembali ke draf)

Dari Dihantar:

→ Diluluskan (pelanggan menerima)
→ Ditolak (pelanggan menolak)
→ Tamat Tempoh (tarikh sah tamat)

Dari Diluluskan:

→ Ditukar (tukar kepada Invois)

Dari Ditolak atau Tamat Tempoh:

→ Sebut Harga Draf baharu (melalui Cipta Versi Baharu)

Dari Ditukar:

Ini adalah keadaan akhir. Tiada peralihan lanjut yang mungkin.

Penyuntingan Merentas Status

Anda boleh menyunting Sebut Harga pada hampir semua status:

Draf – boleh disunting sepenuhnya
Sedia – boleh disunting
Dihantar – boleh disunting (hantar semula selepas perubahan)
Diluluskan – boleh disunting (sebelum ditukar)
Ditolak – tidak boleh disunting (gunakan Cipta Versi Baharu sebagai gantinya)
Tamat Tempoh – tidak boleh disunting (gunakan Cipta Versi Baharu sebagai gantinya)
Ditukar – tidak boleh disunting

Kelenturan ini membolehkan anda membuat pembetulan atau kemas kini walaupun selepas dihantar. Jika anda menyunting Sebut Harga yang telah dihantar, ingat untuk menghantarnya semula supaya pelanggan anda mempunyai versi terkini.

Memadam Sebut Harga

Hanya Sebut Harga Draf yang boleh dipadam. Sebut Harga Sedia boleh Kembali Ke Draf dan kemudian dipadam. Sekali Sebut Harga Dihantar atau beralih ke status seterusnya, ia menjadi sebahagian daripada rekod perniagaan anda dan tidak boleh dipadam.

Ini adalah reka bentuk yang disengajakan. Sebut Harga adalah dokumen perniagaan yang mungkin dirujuk kemudian untuk audit, pertikaian, atau analisis. Memeliharanya memastikan anda mempunyai sejarah yang lengkap.

Jika Sebut Harga tidak lagi relevan tetapi tidak boleh dipadam, tandakan sebagai Ditolak atau biarkan ia tamat tempoh. Ia akan kekal dalam rekod anda tetapi tidak akan muncul dalam aliran kerja aktif anda.

Soalan Lazim

Bolehkah saya melangkau status?

Ya. Anda boleh menghantar Sebut Harga Draf secara langsung tanpa menandanya sebagai Sedia dahulu. Sebut Harga mesti Dihantar sebelum ia boleh diluluskan atau ditolak: jika pelanggan meluluskan secara lisan, klik Tanda Sebagai Dihantar dan kemudian Tanda Sebagai Diluluskan. Status adalah fleksibel untuk menepati senario dunia sebenar.

Apa yang berlaku jika saya menyunting Sebut Harga Dihantar?

Sebut Harga dikemas kini tetapi status kekal Dihantar. Anda patut menghantar semula Sebut Harga supaya pelanggan anda menerima versi yang dikemas kini. Garis masa Aktiviti Sebut Harga merekodkan bila perubahan dibuat.

Bagaimana saya menyemak semula Sebut Harga Ditolak?

Klik Cipta Versi Baharu pada sebut harga yang ditolak. Ini akan mewujudkan sebut harga baharu dalam status Draf dengan semua butiran yang sama disalin. Anda kemudian boleh melaraskan harga, syarat, atau item baris dan menghantar versi disemak semula kepada pelanggan anda.

Kenapa sebut harga saya menjadi Tamat Tempoh secara automatik?

Officaid secara automatik mengubah status kepada Tamat Tempoh apabila tarikh Sah Sehingga telah berlalu. Untuk mengelakkan ini, sama ada dapatkan respons pelanggan sebelum tamat tempoh atau panjangkan tempoh sah dengan menyunting sebut harga tersebut.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda memahami status sebut harga, terokai artikel berkaitan ini:

Menukarkan Sebut Harga kepada Invois untuk melengkapkan kitaran jualan
Mengurus Butiran Sebut Harga untuk mengetahui tentang tindakan yang tersedia
Menghantar Sebut Harga untuk menyampaikan sebut harga kepada pelanggan

sebut harga jualan status kitaran hayat aliran kerja