Bina cadangan yang memenangi perniagaan
Sebut harga yang tersusun menunjukkan kepada pelanggan anda apa yang mereka dapat dan berapa kosnya. Ia membuktikan profesionalisme, menetapkan jangkaan yang jelas, dan memudahkan mereka untuk bersetuju. Dalam Officaid, membuat sebut harga hanya mengambil masa beberapa minit, dan hasilnya ialah dokumen yang kemas dan profesional, sedia untuk dihantar.
Sebelum Mula
Setiap sebut harga dalam Officaid dipautkan kepada satu urusan. Sebelum membuat sebut harga, pastikan anda mempunyai:
- Satu urusan dalam saluran anda untuk peluang ini
- Satu prospek (syarikat atau kenalan) yang dikaitkan dengan urusan tersebut
- Butiran syarikat anda dikonfigurasi dalam Pentadbir → Syarikat
Jika anda belum mempunyai urusan, anda boleh menciptakannya sebagai sebahagian daripada proses sebut harga. Officaid akan membimbing anda melalui alirannya.
Cara Membuat Sebut Harga
Terdapat dua cara untuk memulakan pembuatan sebut harga:
Dari satu urusan:
- 1 Navigasi ke Jualan → Saluran dan klik pada urusan yang ingin anda buat sebut harga
- 2 Pada halaman Butiran Urusan, cari bahagian Sebut Harga
- 3 Klik butang + Tambah Sebut Harga
- 4 Isi butiran sebut harga (dijelaskan di bawah)
- 5 Klik Tambah Sebut Harga untuk menyimpan
Dari papan pemuka Sebut Harga:
- 1 Navigasi ke Jualan → Sebut Harga
- 2 Klik + Tambah Sebut Harga di penjuru kanan atas
- 3 Anda akan dibawa ke halaman urusan di mana anda boleh memilih atau mencipta urusan
- 4 Dalam bahagian Sebut Harga, klik + Tambah Sebut Harga
- 5 Isi butiran sebut harga (dijelaskan di bawah)
- 6 Klik Tambah Sebut Harga untuk menyimpan
Kedua-dua kaedah ini membawa anda ke borang sebut harga yang sama. Pilih mana-mana yang lebih mudah berdasarkan di mana anda bermula.
Setelah disimpan, sebut harga anda dicipta dalam status Draf. Anda boleh terus menyuntingnya, tandakan sebagai sedia, atau menghantarnya kepada pelanggan anda apabila anda berpuas hati.
Borang Sebut Harga
Borang sebut harga disusun secara serupa dengan invois, jadi ia akan terasa biasa jika anda pernah mencipta invois dalam Officaid sebelum ini. Berikut adalah kandungan setiap bahagian:
Bahagian Atas
Di bahagian atas borang, anda akan melihat butiran dan logo syarikat anda. Maklumat ini diambil daripada tetapan syarikat anda.
- Nama, alamat, dan nombor pendaftaran syarikat anda muncul secara automatik
- Logo syarikat anda dipaparkan di penjuru kanan atas jika anda telah memuat naik satu
- Klik Sunting Butiran Syarikat Anda untuk mengemas kini maklumat ini
- Padam Logo memadam logo syarikat anda setelah anda mengesahkan: ia akan dibuang daripada semua invois dan sebut harga anda, bukan hanya yang ini. Jika anda belum memuat naik logo, anda akan melihat Tambah logo sebaliknya (imej sehingga 1 MB), yang menetapkan logo untuk semuanya
Maklumat Urusan dan Pelanggan
Bahagian ini menghubungkan sebut harga kepada urusan anda dan memaparkan butiran pelanggan:
- Tawaran menunjukkan tawaran mana yang sebut harga ini tergolong. Ini diisi secara awal berdasarkan di mana anda klik "Tambah Sebut Harga" dan tidak boleh diubah.
- Pelanggan diisi secara automatik daripada prospek yang dipautkan dengan urusan tersebut. Butiran penuh pelanggan muncul, termasuk nama syarikat, alamat, nombor telefon, e-mel, dan laman web.
- Klik Lihat Pelanggan untuk membuka profil penuh pelanggan dalam modul Rangkaian
Nota "Sebut harga ini adalah sebahagian daripada urusan di atas" mengesahkan pautan antara sebut harga anda dan urusan tersebut.
Butiran Sebut Harga
Medan-medan ini menentukan maklumat utama tentang sebut harga anda:
- Tarikh Sebut Harga ialah tarikh sebut harga dikeluarkan. Ini secara lalai hari ini tetapi boleh diubah.
- Sah sehingga ialah tarikh tamat tempoh tawaran anda. Selepas tarikh ini, status sebut harga berubah kepada Tamat Tempoh. Tetapkan tempoh sah yang munasabah, biasanya 14 hingga 30 hari.
- Nombor Sebut Harga dijana secara automatik oleh Officaid (cth., QUO-20251200003). Rujukan unik ini membantu anda dan pelanggan anda mengenal pasti sebut harga tersebut.
- Mata Wang Sebut Harga menentukan mata wang sebut harga. Ini secara lalai menggunakan mata wang asas syarikat anda, tetapi boleh diubah untuk pelanggan antarabangsa.
Item Baris
Di sinilah anda butirkan apa yang anda tawarkan. Setiap item baris mewakili produk atau perkhidmatan yang anda sebutkan:
- Item ialah nama produk atau perkhidmatan. Anda boleh memilih dari katalog Item yang disimpan atau menaip penerangan tersuai.
- Kuantiti ialah kuantiti yang anda sebutkan.
- Unit ialah unit ukuran untuk kuantiti (Setiap secara lalai).
- Kadar ialah harga bagi setiap unit.
- Jumlah dikira secara automatik (Kuantiti × Kadar).
- Penerangan ialah medan pilihan untuk butiran tambahan tentang item baris ini. Gunakan untuk menjelaskan skop, spesifikasi, atau hasil yang dihantar.
- Togol Tercukai menentukan sama ada cukai dikenakan pada item baris ini. Hidupkan jika item ini tertakluk kepada cukai.
- Togol Cukai termasuk dalam harga adalah untuk harga yang sudah termasuk GST. Hidupkan jika Kadar yang anda masukkan sudah termasuk cukai.
- Cukai: apabila Tercukai dihidupkan, pilih kadar cukai yang hendak dikenakan dalam medan Pilih Cukai (contohnya GST 9%). Item yang tertakluk kepada cukai mesti mempunyai cukai sebelum sebut harga boleh disimpan.
- Kategori GST menerangkan bekalan (contohnya bekalan kadar piawai). Memilih item katalog akan mengisi Tercukai, kadar dan kategori untuk anda.
Klik + Tambah Item untuk menambah lebih banyak item baris. Anda boleh menambah sebanyak yang diperlukan untuk menerangkan tawaran anda sepenuhnya.
Untuk memadam item baris, klik ikon padam di sebelah kanan baris tersebut.
Jumlah dan Diskaun
Di bawah item baris, bahagian jumlah mengira nilai sebut harga anda:
- Jumlah Kecil ialah jumlah semua jumlah item baris sebelum cukai atau diskaun
- Diskaun membolehkan anda mengenakan diskaun pada keseluruhan sebut harga. Masukkan jumlah dan pilih mata wang. Biarkan pada 0 jika tiada diskaun.
- Jumlah Sebut Harga ialah jumlah akhir selepas diskaun dan cukai dikenakan
Jika mana-mana item baris mempunyai togol Tercukai dihidupkan, cukai yang berkenaan akan dikira dan ditambah ke jumlah.
Pembayaran dan Nota
Bahagian akhir mengandungi medan pilihan untuk butiran pembayaran dan nota:
- Akaun Bayaran membolehkan anda menentukan akaun bank mana yang perlu digunakan untuk pembayaran. Maklumat ini akan dipaparkan pada Sebut Harga, memudahkan pelanggan membuat pembayaran selepas mereka menerima sebut harga tersebut.
- Rujukan Pembeli adalah pilihan: nombor PO atau rujukan pelanggan anda, jika mereka memberikannya kepada anda.
- Nota kepada Pelanggan ialah mesej yang dipaparkan pada PDF Sebut Harga. Gunakan ruang ini untuk syarat dan terma, mesej ucapan terima kasih, atau maklumat lain untuk pelanggan.
- Nota Dalaman ialah nota peribadi yang hanya boleh dilihat oleh pasukan anda. Nota ini tidak dipaparkan pada Sebut Harga yang dihantar kepada pelanggan. Gunakan untuk peringatan dalaman atau konteks tambahan.
- Terma dan Syarat ialah satu teks untuk semua Sebut Harga anda, digunakan pada Sebut Harga baharu dan draf. Ia dipaparkan pada Sebut Harga selagi togol Sertakan dihidupkan (ia dihidupkan secara lalai). Apabila Sebut Harga ditanda sebagai Dihantar atau dihantar melalui e-mel, ia akan mengekalkan syarat yang dihantar bersama, jadi mengubah teks kemudian tidak akan mengubah Sebut Harga atau PDF tersebut.
Menyimpan Sebut Harga Anda
Apabila anda telah melengkapkan borang, klik Tambah Sebut Harga untuk menyimpan. Sebut Harga anda akan dicipta dalam status Draf.
Dari sini, anda boleh:
- Teruskan menyunting jika anda perlu membuat perubahan
- Tanda sebagai Sedia apabila Sebut Harga telah dimuktamadkan
- Muat Turun PDF untuk meneliti penampilannya
- Padam Sebut Harga jika ia tidak lagi diperlukan (hanya tersedia untuk draf)
Sebut Harga juga dipaparkan dalam bahagian Sebut Harga pada halaman Butiran Tawaran, menunjukkan tarikh, nombor Sebut Harga, status, dan jumlah.
Petua untuk Sebut Harga yang Berkesan
Sebut Harga sering menjadi pandangan terperinci pertama pelanggan anda tentang apa yang anda cadangkan. Pastikan ia bermakna:
Jadilah spesifik dengan item baris. Daripada "Perkhidmatan Perundingan", gunakan "Audit UX Laman Web - Penglibatan 3 Hari". Spesifisiti membina keyakinan.
Gunakan penerangan dengan meluas. Setiap item baris boleh mempunyai penerangan. Gunakan ruang ini untuk menjelaskan apa yang termasuk, hasil kerja, atau sebarang andaian.
Tetapkan tempoh sah yang realistik. Beri pelanggan masa yang cukup untuk meneliti dan membuat keputusan, tetapi jangan terlalu lama sehingga kos anda mungkin berubah. 14-30 hari adalah biasa.
Sertakan terma pembayaran. Gunakan medan Nota kepada Pelanggan untuk menentukan bila pembayaran jatuh tempo, kaedah pembayaran yang diterima, atau keperluan deposit.
Teliti sebelum menghantar. Muat turun PDF dan telitinya seperti yang akan dilihat oleh pelanggan anda. Semak untuk ralat ejaan, ralat pengiraan, dan maklumat yang hilang.
Soalan Lazim
Ya. Klik Tambah Sebut Harga daripada papan pemuka Sebut Harga dan anda akan dibawa ke halaman tawaran di mana anda boleh mencipta Sebut Harga anda. Ini kerana setiap Sebut Harga mesti dipautkan kepada satu tawaran, jadi Officaid membimbing anda melalui aliran yang betul.
Buka Invois baharu (Kewangan → Pendapatan → Tambah Invois Baharu) dan klik Tambah Logo di bahagian atas kanan borang (gambar sehingga 1 MB).
Ya. Officaid mempunyai katalog Item di mana anda boleh simpan produk dan perkhidmatan dengan penerangan dan harga yang ditetapkan. Apabila mencipta sebut harga, pilih daripada item yang disimpan untuk menambah item baris dengan cepat tanpa perlu menaip semula. Ketahui lebih lanjut dalam Menguruskan Item.
Ya. Anda boleh mencipta seberapa banyak Sebut Harga yang diperlukan untuk satu tawaran. Ini berguna semasa rundingan apabila anda perlu menyediakan cadangan yang disemak semula, harga alternatif, atau skop yang dikemas kini. Setiap Sebut Harga dipantau secara berasingan dengan statusnya sendiri.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda telah mencipta sebut harga, terokai artikel berkaitan ini:
- Menguruskan Butiran Sebut Harga untuk mengetahui tentang halaman sebut harga dan tindakan yang tersedia
- Menghantar Sebut Harga untuk menghantar e-mel sebut harga anda kepada pelanggan
- Menguruskan Item untuk menyimpan produk dan perkhidmatan untuk pemilihan pantas