Utama
Officaid

Pusat Bantuan

Kewangan

Penyediaan Invois

Menghantar Invois

Hantar e-mel invois kepada pelanggan anda terus dari Officaid dengan PDF dilampirkan secara automatik.

Hantar Invois Terus ke Peti Masuk Pelanggan Anda

Lewati langkah tambahan. Hantar invois terus dari Officaid dan PDF akan dilampirkan secara automatik, sedia untuk pelanggan anda semak dan bayar. Tidak perlu muat turun, lampirkan, atau bertukar antara aplikasi.

Sebelum Mula

Kami cadangkan meluluskan invois dahulu (lihat Memahami Status Invois). Draf juga boleh dihantar melalui e-mel, contohnya untuk pelanggan semak, melalui Tindakan Pantas → Hantar E-mel.

Invois draf memaparkan banner "Invois ini adalah draf dan belum dihantar kepada pelanggan." Pada invois yang diluluskan, butang Hantar E-mel di pengepala invois melakukan fungsi yang sama seperti Tindakan Pantas.

Cara Menghantar Invois

  1. 1 Buka invois yang ingin anda hantar.
  2. 2 Klik butang Hantar E-mel dalam panel Tindakan Pantas.
  3. 3 Semak medan Kepada. Ini telah diisi dengan alamat e-mel daripada syarikat pelanggan anda dan kenalan utama.
  4. 4 Tambah penerima lain jika perlu dengan menaip dalam medan input.
  5. 5 Semak Subjek dan mesej. Officaid akan mengisi nombor invois, jumlah tertunggak dan tarikh jatuh tempo; sunting jika anda suka.
  6. 6 Klik Hantar E-mel untuk menghantar.

Setelah dihantar, anda akan melihat mesej kejayaan yang mengesahkan berapa ramai penerima yang menerima e-mel. Log aktiviti invois juga merekodkan bahawa invois telah dihantar melalui e-mel, dengan tarikh, masa dan siapa yang menghantarnya.

Menambah Penerima

Medan Kepada menunjukkan semua alamat e-mel yang tersedia daripada rekod kenalan pelanggan. Anda boleh menambah penerima sebelum menghantar:

  • Taip nama atau alamat e-mel. Kenalan yang sepadan daripada direktori anda akan muncul sebagai cadangan.
  • Klik pada cadangan untuk menambahnya, atau tekan Enter untuk menambah alamat e-mel baharu secara manual.
  • Hanya e-mel yang muncul sebagai cip dipilih yang akan menerima invois.
Jika anda memasukkan alamat e-mel yang tidak wujud dalam direktori anda, ia akan ditambah secara automatik apabila anda menghantar. Ini menjimatkan anda daripada perlu mencipta kenalan dahulu.

Menulis E-mel Anda

Pastikan e-mel invois anda jelas dan profesional. E-mel invois yang ditulis dengan baik membantu memastikan pembayaran tepat pada masanya dan mengurangkan soalan berulang. Berikut adalah apa yang perlu disertakan:

  • Baris subjek yang jelas yang merangkumi nombor invois dan nama syarikat anda
  • Salam ringkas dan rujukan kepada kerja atau perkhidmatan yang diberikan
  • Tarikh jatuh tempo supaya pelanggan anda tahu bila pembayaran dijangka
  • Arahan pembayaran jika anda menerima kaedah tertentu atau mempunyai butiran bank untuk dikongsi
  • Penutup yang sopan yang mengucapkan terima kasih atas perniagaan mereka

Anda tidak perlu memasukkan butiran invois dalam badan e-mel kerana PDF penuh dilampirkan. Fokus pada konteks dan peringatan mesra untuk meneliti dokumen yang dilampirkan.

Semak semula alamat e-mel penerima sebelum menghantar. Invois yang dihantar ke alamat yang salah mungkin menyebabkan kelewatan pembayaran dan boleh mendedahkan maklumat pengebilan sensitif kepada penerima yang tidak diingini.

Menjejak Invois Dihantar

Selepas menghantar invois, Officaid merekodkan aktiviti supaya anda mempunyai rekod bila dan oleh siapa invois itu dihantar. Untuk melihat sejarah ini:

  1. 1 Buka invois yang ingin anda semak.
  2. 2 Skrol ke bawah ke bahagian Aktiviti Invois.
  3. 3 Cari entri yang menunjukkan Invois dihantar melalui e-mel dengan tarikh, masa dan individu yang menghantarnya.

Ini berguna apabila membuat susulan bagi invois yang tidak dibayar atau mengesahkan bahawa pelanggan telah menerima bil mereka.

Soalan Lazim

Ya. Tambah seberapa banyak penerima yang anda perlukan dalam medan Kepada sebelum menghantar. Setiap alamat e-mel yang dipilih akan menerima salinan invois dengan PDF dilampirkan. Ini berguna apabila jabatan pengebilan mempunyai beberapa kenalan atau apabila anda perlu menyalin seseorang untuk makluman.

Pelanggan menerima e-mel dengan baris tajuk dan badan mesej anda, serta invois dilampirkan sebagai PDF. PDF ini mengandungi semua butiran invois seperti item baris, jumlah, cukai, dan terma pembayaran anda. Logo syarikat dan butiran perniagaan anda juga muncul pada PDF jika dikonfigurasi dalam tetapan anda.

Ya. Buka invois dan klik Hantar E-mel sekali lagi. Anda boleh menghantarnya kepada penerima yang sama seperti sebelumnya atau memilih yang berbeza. Setiap penghantaran direkodkan secara berasingan dalam aktiviti invois, jadi anda akan mempunyai sejarah lengkap semua e-mel yang dihantar untuk invois tersebut.

Each email starts from a standard message: the subject reads "Invoice from " and the body greets the client and gives the invoice number, amount due, due date and your payment details. You can edit the subject and message before sending. There is no setting to change the default message yet.

Draf invois tidak boleh dihantar melalui e-mel menerusi Officaid. Jika anda perlu pelanggan meneliti invois sebelum dimuktamadkan, anda boleh muat turun draf sebagai PDF dan melampirkannya ke e-mel secara manual. Selepas maklum balas dimasukkan, luluskan draf dan hantar versi akhir menerusi Officaid.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda telah menghantar invois anda, terokai panduan berkaitan ini:

invois e-mel menghantar