Utama
Officaid

Pusat Bantuan

Kewangan

Penyediaan Invois

Memahami Status Invois

Ketahui apa maksud Draf, Tunggakan, Terlambat, Pembayaran Separahan, dan Dibayar untuk invois anda.

Dari Draf ke Dibayar: Ikuti Perjalanannya

Setiap invois dalam Officaid mempunyai status yang mencerminkan kedudukannya dalam kitaran pembayaran. Memahami status ini membantu anda mengenal pasti dengan pantas mana invois yang memerlukan perhatian, menjejak tunggakan pembayaran, dan memastikan akaun belum terima anda tersusun.

Penjelasan Status Invois

Officaid menggunakan lima status untuk menjejak kitaran hayat invois:

  • Draf – Invois telah disimpan tetapi belum dimuktamadkan atau dihantar kepada pelanggan anda. Anda boleh terus menyuntingnya dengan bebas.
  • Tunggakan – Invois telah diluluskan dan sedang menunggu pembayaran. Officaid memaparkan berapa banyak hari yang tinggal sehingga tarikh jatuh tempo.
  • Terlambat – Tarikh jatuh tempo telah berlalu dan tiada pembayaran penuh diterima. Officaid memaparkan berapa hari invois itu lewat.
  • Pembayaran Separahan – Pelanggan telah membayar sebahagian daripada jumlah invois, tetapi baki masih tertunggak.
  • Dibayar – Invois telah dibayar sepenuhnya dan tiada tindakan lanjut diperlukan.
Status dikemas kini secara automatik berdasarkan tindakan anda dan tarikh jatuh tempo invois. Anda tidak boleh mengubah status secara manual.

Kitaran Hayat Invois

Berikut adalah cara invois biasa bergerak melalui sistem:

  1. Anda mewujudkan invois dan menyimpannya sebagai Draf.
  2. Setelah dimuktamadkan, anda meluluskan draf tersebut, dan status berubah kepada Tunggakan.
  3. Jika tarikh jatuh tempo berlalu tanpa pembayaran, status berubah kepada Terlambat.
  4. Apabila anda merekodkan pembayaran, status dikemas kini kepada Pembayaran Separahan atau Dibayar bergantung pada jumlah yang diterima.
Sentiasa perhatikan invois yang lewat. Semakin lama invois tidak dibayar, semakin sukar untuk mengutipnya.

Menukarkan Draf kepada Invois

Invois draf adalah dokumen dalaman yang belum dihantar kepada pelanggan anda. Dokumen itu sendiri ditanda sebagai "Draf Invois" untuk membezakannya daripada invois yang telah dimuktamadkan.

Untuk memuktamadkan draf dan menyediakannya untuk dihantar:

  1. 1 Buka invois draf yang ingin anda muktamadkan.
  2. 2 Semak semua butiran untuk memastikan ketepatannya.
  3. 3 Klik butang Luluskan Draf.

Setelah diluluskan, tajuk dokumen berubah kepada Invois Cukai (jika cukai dikenakan pada mana-mana baris) atau Invois (jika tiada cukai dikenakan). Status juga berubah daripada Draf kepada Tunggakan.

Selepas meluluskan draf, pilihan pengeditan menjadi terhad. Pastikan semua butiran adalah betul sebelum mengklik Luluskan Draf.

Menapis Invois mengikut Status

Apabila anda mempunyai banyak invois, menapis mengikut status membantu anda memberi tumpuan kepada apa yang memerlukan perhatian. Untuk menapis senarai invois anda:

  1. 1 Navigasi ke Kewangan → Pendapatan dan buka tab Invois.
  2. 2 Klik salah satu butang penapis di bahagian atas: Semua, Draf, Tunggakan, Terlambat, atau Dibayar.

Senarai akan dikemas kini untuk menunjukkan hanya invois yang sepadan dengan status yang anda pilih. Ini memudahkan anda semak semua invois yang lewat pada satu masa atau semak draf mana yang masih perlu diselesaikan.

Soalan Lazim

Tidak. Status invois dikemas kini secara automatik berdasarkan tindakan anda. Apabila anda meluluskan draf, status berubah kepada Tunggakan. Apabila anda merekod pembayaran, ia berubah kepada Pembayaran Separahan atau Dibayar. Apabila tarikh jatuh tempo telah berlalu, ia berubah kepada Terlambat. Ini memastikan rekod anda sentiasa mencerminkan keadaan sebenar setiap invois.

Buka invois dan skrol ke bahagian Aktiviti Invois. Ini memaparkan sejarah lengkap semua pembayaran yang diterima, termasuk tarikh dan jumlah. Anda juga boleh melihat baki yang tertinggal di bahagian atas invois.

Tajuk dokumen bergantung kepada sama ada cukai dikenakan. Jika mana-mana item baris mempunyai cukai, dokumen itu bertajuk Invois Cukai. Jika tiada cukai dikenakan pada mana-mana item baris, ia hanya bertajuk Invois. Perbezaan ini membantu pematuhan di kawasan yang memerlukan invois cukai untuk menuntut cukai input.

Tidak. Anda mesti meluluskan draf terlebih dahulu sebelum anda boleh menghantarnya. Ini memastikan hanya invois yang telah diselesaikan sampai ke pelanggan anda, menghalang dokumen yang tidak lengkap atau salah daripada dihantar secara tidak sengaja.

Officaid masih akan menanda invois sebagai Dibayar. Rekod pembayaran akan mencerminkan jumlah sebenar yang diterima. Jika anda perlu membuat bayaran balik untuk bayaran lebihan, anda boleh mewujudkan nota kredit atau mengendalikannya sebagai transaksi berasingan.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda memahami status invois, terokai panduan berkaitan ini:

invois status draf pembayaran