Utama
Officaid

Pusat Bantuan

Kewangan

Penyediaan Invois

Cara Membuat Invois

Pelajari cara membuat dan menyesuaikan invois untuk pelanggan anda dalam beberapa langkah sahaja.

Membuat Invois Pertama Anda

Dapatkan bayaran lebih cepat dengan invois yang jelas dan profesional. Officaid menguruskan format dan pengiraan supaya anda boleh menumpukan perhatian pada butiran yang penting: apa yang anda kenakan bil dan siapa yang membayar.

Sebelum Memulakan

Pastikan anda telah menetapkan perkara berikut dalam akaun Officaid anda:

  • Sekurang-kurangnya satu pelanggan ditambah ke kenalan anda, atau tambah satu daripada borang invois semasa proses
  • Sekurang-kurangnya satu akaun bayaran, supaya anda boleh menyatakan di mana dana harus disimpan (Kewangan → Akaun), atau tambah satu daripada borang invois semasa proses
  • Butiran perniagaan anda dikonfigurasi dalam Tetapan
  • Kadar cukai pilihan anda (jika berkenaan)
Perlu menetapkan ini dahulu? Lihat panduan kami tentang Menambah Syarikat dan Menambah Akaun Bank — anda juga boleh menambah akaun bayaran daripada kad Tetapkan Akaun Bank di papan pemuka.

1. Cipta Invois Baharu

  1. 1 Navigasi ke Kewangan → Pendapatan dalam menu utama. Tab Invois dibuka terlebih dahulu.
  2. 2 Klik butang + Tambah Invois Baharu di penjuru kanan atas.
  3. 3 Pilih Pelanggan anda daripada senarai drop-down. Jika anda perlu mengemas kini alamat mereka, klik Sunting Butiran Pelanggan.
  4. 4 Pelanggan baharu? Klik + Tambah baharu dalam senarai pelanggan. Panel Pelanggan Baharu dibuka (nama, nama undang-undang, nombor cukai, e-mel, alamat). Setelah disimpan, pelanggan dipilih dalam invois dan disimpan dalam kenalan anda, walaupun anda tidak melengkapkan invois tersebut.

2. Tambah Item Baris dan Cukai

Tentukan perkhidmatan atau produk yang anda kenakan bil:

  1. 1 Dalam medan Item, pilih produk atau perkhidmatan daripada katalog anda. Jika ia belum ada, klik + Tambah Baharu untuk menciptanya, kemudian tetapkan Kuantiti dan Kadarnya.
  2. 2 Semak suis Tercukai. Jika item katalog membawa cukai, ia telah dihidupkan untuk anda; ubah jika perlu.
  3. 3 Hidupkan suis Cukai termasuk jika harga yang anda masukkan sudah termasuk cukai.
  4. 4 Semak kadar cukai (contohnya GST 9%). Ia diisi daripada item; pilih kadar lain daripada senarai drop-down jika perlu.

Setiap baris juga mempunyai Unit (Setiap satu sebagai lalai) dan, pada baris tercukai, Kategori GST seperti Bekalan kadar piawai, yang juga diisi daripada item.

Anda boleh mengekalkan katalog produk dan perkhidmatan untuk mempercepatkan pembuatan invois. Ketahui lebih lanjut dalam Memahami Item.

3. Muktamadkan dan Simpan

  1. 1 Pilih Akaun Bayaran untuk menentukan ke mana wang hendak disimpan. Belum ada akaun? Taip nama akaun itu dan klik + Tambah Baharu: panel Tambah Akaun Baharu akan terbuka dengan nama sudah diisi, dan Tambah Akaun akan menyimpannya serta memilihnya sementara invois anda masih dibuka.
  2. 2 Masukkan Diskaun jika anda memberikannya untuk keseluruhan invois: jumlah dalam SGD, atau pilih % daripada menu kecil di sebelah kotak (jumlah akan dipaparkan dalam kelabu di bawahnya). GST dikira berdasarkan jumlah selepas diskaun. Tambah Nota kepada Pelanggan jika perlu.
  3. 3 Klik Tambah Invois untuk menyimpannya. Invois anda disimpan sebagai draf.
Dalam laporan, diskaun dipaparkan pada baris tersendiri, Diskaun jualan, tepat di bawah Jualan (lihat Penyata Untung Rugi).
Invois memerlukan pelanggan, akaun bayaran dan sekurang-kurangnya satu item. Jika ada yang hilang, Tambah Invois akan memaparkan mesej di bawah medan tersebut, seperti "Anda perlu memilih pelanggan", "Anda perlu memilih akaun bayaran" atau "Anda perlu memilih item".

4. Luluskan Invois

Invois yang baru disimpan adalah draf. Draf belum dihantar dan belum dikira dalam laporan kewangan anda — anda perlu meluluskannya untuk menjadikannya invois aktif.

  1. 1 Buka invois daripada senarai Invois.
  2. 2 Semak butiran, kemudian klik Luluskan Draf.
  3. 3 Sahkan apabila diminta.
Hanya invois yang diluluskan akan dipaparkan dalam Untung Rugi, Penuaan Akaun Belum Terima dan Aliran Tunai anda, dan hanya invois yang diluluskan boleh mempunyai pembayaran direkodkan terhadapnya. Selepas diluluskan, anda juga boleh menduplikatnya kemudian untuk menjimatkan masa apabila menagih pelanggan yang sama sekali lagi.

Memahami Medan Tambahan

Anda boleh menggunakan medan pilihan ini di bahagian bawah borang invois:

  • Nota Dalaman (Tersembunyi): Nota peribadi untuk pasukan anda. Pelanggan tidak akan melihat ini.
  • Nota kepada Pelanggan: Mesej awam, seperti arahan pembayaran atau nota ucapan terima kasih.
  • Rujukan Pembeli (Pilihan): Di bawah Akaun Bayaran, nombor PO atau rujukan pelanggan anda, jika mereka memberikannya kepada anda.
  • Terma & Syarat: Satu teks untuk syarikat anda, digunakan pada invois baharu dan draf. Togol Sertakan T&C pada Invois memaparkan atau menyembunyikannya pada setiap invois. Selepas invois diluluskan, ia mengekalkan terma yang diluluskan bersamanya, jadi mengubah teks kemudian tidak akan mengubah invois itu atau PDF-nya.

Soalan Lazim

Invois baharu disimpan sebagai draf, dan draf belum dikira dalam Untung Rugi, Akaun Belum Terima atau Aliran Tunai. Buka invois tersebut dan klik Luluskan Draf untuk menjadikannya aktif — ia akan kemudiannya muncul dalam laporan anda.

Ya. Buka invois tersebut dan buat perubahan pada bila-bila masa, selagi anda belum merekodkan pembayaran penuh terhadapnya.

Tidak. Anda boleh memilih kadar cukai terus dari menu senarai turun pada mana-mana item baris. Jika kadar yang anda perlukan tiada, cipta satu baharu dari menu yang sama.

Ya. Pilih mana-mana mata wang aktif dari senarai turun Mata Wang Invois. Jika mata wang yang anda perlukan tidak disenaraikan, anda boleh menciptanya terus dari menu senarai turun tersebut.

Apa Seterusnya?

Oleh kerana invois anda sudah sedia, terokai panduan berkaitan berikut:

pembuatan invois pengebilan memulakan