Lengkapkan Proses Pembayaran Pelanggan
Tahu dengan tepat apa yang telah dibayar dan apa yang masih tertunggak. Merekod pembayaran dalam Officaid menyelaraskan invois anda dengan aliran tunai sebenar, memberikan gambaran jelas tentang akaun belum terima anda pada bila-bila masa.
Sebelum Mula
Pastikan anda mempunyai perkara berikut:
- Invois yang diluluskan dengan status Tunggakan, Terlambat, atau Pembayaran Separahan
- Sekurang-kurangnya satu akaun bayaran ditetapkan dalam Officaid untuk merekod di mana dana diterima
Cara Merekod Pembayaran
Apabila pelanggan membayar invois, merekod pembayaran akan mengemas kini status invois dan merekod transaksi dalam sejarah akaun anda.
- 1 Pergi ke Kewangan → Pendapatan dan buka tab Invois.
- 2 Klik pada invois yang telah anda terima pembayarannya.
- 3 Klik Rekod Pembayaran di pengepala invois, bersebelahan Tambah Nota Kredit dan Tambah Hapus Kira.
- 4 Semak medan yang diisi secara automatik dan laraskan jika perlu.
- 5 Klik Tambah Pembayaran untuk menyimpan.
Setelah disimpan, status invois dikemas kini secara automatik. Jika pembayaran meliputi baki penuh, status berubah kepada Dibayar. Jika pembayaran kurang daripada jumlah keseluruhan, status berubah kepada Pembayaran Separahan.
Memahami Medan Pembayaran
Apabila anda klik Rekod Pembayaran, borang diisi secara automatik untuk menjimatkan masa anda:
- Tarikh Pembayaran secara lalai adalah tarikh hari ini, tetapi anda boleh mengubahnya untuk sepadan dengan bila pembayaran sebenarnya diterima.
- Akaun sepadan dengan akaun bayaran lalai anda. Pilih akaun yang berbeza jika dana disimpan di tempat lain.
- Jumlah menunjukkan baki yang tertunggak pada invois. Laraskan ini jika merekod pembayaran separahan.
- Nota membolehkan anda menambah nota pilihan, seperti nombor rujukan atau butiran kaedah pembayaran.
Merekod Pembayaran Separahan
Tidak semua pelanggan membayar penuh di awal. Sesetengah invois dibayar secara ansuran, terutamanya untuk jumlah yang besar atau projek berterusan. Officaid menguruskan ini dengan lancar:
- Rekod pembayaran pertama dengan jumlah separahan yang diterima.
- Status invois berubah kepada Pembayaran Separahan dan memaparkan baki yang tinggal.
- Apabila pembayaran tambahan diterima, rekodkan setiap satu menggunakan proses yang sama.
- Apabila jumlah penuh diterima, status akan berubah secara automatik kepada Dibayar.
Setiap pembayaran direkodkan secara berasingan, memberikan anda sejarah lengkap tentang bagaimana dan bila invois diselesaikan.
Melihat Sejarah Pembayaran
Semua pembayaran yang direkodkan muncul dalam bahagian Aktiviti Invois di halaman butiran invois. Ini memberikan anda sejarah setiap pembayaran pada invois tersebut. Setiap entri menunjukkan:
- Jumlah pembayaran dan akaun mana dana tersebut direkodkan ke
- Tarikh dan masa pembayaran direkodkan
- Siapa yang merekodkan pembayaran
Anda boleh klik Lihat untuk melihat butiran pembayaran penuh, termasuk sebarang nota, atau Padam untuk memadam pembayaran jika ia direkodkan secara salah.
Menyunting atau Memadam Pembayaran
Kesilapan memang berlaku. Jika anda merekodkan pembayaran dengan jumlah, tarikh, atau akaun yang salah, anda boleh membetulkannya tanpa memadam invois.
Untuk menyunting pembayaran:
- 1 Buka invois dan skrol ke bahagian Aktiviti Invois.
- 2 Cari entri pembayaran dan klik Lihat.
- 3 Buat perubahan anda pada butiran pembayaran.
- 4 Klik Kemas Kini Pembayaran untuk menyimpan.
Untuk memadam pembayaran sepenuhnya:
- 1 Buka invois dan skrol ke bahagian Aktiviti Invois.
- 2 Cari entri pembayaran dan klik Padam.
- 3 Tetingkap Buang Pembayaran akan memaparkan pembayaran (jumlah, tarikh dan akaun) dan menjelaskan bahawa baki tunggakan berubah mengikut jumlah ini. Klik Padam untuk sahkan, atau Batal untuk kekalkannya.
Soalan Lazim
Status invois berubah kepada Pembayaran Separahan dan memaparkan baki yang tinggal di bahagian atas invois. Anda boleh terus merekodkan pembayaran sehingga jumlah penuh diterima. Setiap pembayaran direkodkan secara berasingan dalam bahagian Aktiviti Invois.
Ya. Setiap pembayaran direkodkan sebagai entri berasingan dalam Aktiviti Invois. Apabila anda klik Rekod Pembayaran sekali lagi, medan jumlah akan menunjukkan hanya baki yang tinggal, memudahkan anda merekodkan ansuran seterusnya.
Anda boleh menyunting atau memadam pembayaran daripada bahagian Aktiviti Invois. Klik Lihat untuk membuka pembayaran dan membuat pembetulan, atau klik Padam untuk memadamkannya sepenuhnya dan merekodkan pembayaran baharu dengan butiran yang betul.
Ya. Senarai turun akaun menunjukkan semua akaun pembayaran aktif anda. Jika pelanggan membuat pembayaran ke akaun bank yang berbeza daripada yang dijangka, cukup pilih akaun yang betul semasa merekodkan pembayaran. Ini memastikan baki akaun anda kekal tepat.
Anda boleh merekodkan jumlah penuh yang diterima, walaupun ia melebihi baki invois. Invois tersebut akan ditandakan sebagai Dibayar. Untuk menguruskan lebihan bayaran, anda boleh mengeluarkan bayaran balik, memakainya sebagai kredit untuk invois seterusnya, atau merekodkannya sebagai pendapatan lain bergantung kepada pilihan akaun anda.
Apa Seterusnya?
Oleh kerana anda telah merekodkan pembayaran, terokai panduan berkaitan berikut:
- Memahami Status Invois – Lihat bagaimana pembayaran mempengaruhi status invois sepanjang kitaran hayat
- Menambah Nota Kredit – Keluarkan bayaran balik atau buat pembetulan kepada invois sedia ada
- Hapus Kira Invois – Uruskan invois yang tidak dapat dituntut dan tidak akan dibayar