Penerbitan Invois Fleksibel dengan Nota Kredit
Kadangkala invois perlu dilaraskan selepas dihantar. Sama ada anda membetulkan ralat, menawarkan diskaun, atau mengira barang yang dikembalikan, nota kredit mengurangkan jumlah yang terhutang tanpa memadam invois asal. Ini memastikan rekod kewangan anda tepat dan menyediakan dokumentasi yang jelas untuk anda dan pelanggan anda.
Apa itu Nota Kredit?
Nota kredit ialah dokumen rasmi yang mengurangkan baki pada invois sedia ada. Anggap ia sebagai kebalikan daripada invois: bukannya meminta pembayaran, ia memberitahu pelanggan anda "anda berhutang kurang daripada yang dinyatakan dalam invois asal."
Nota kredit dipautkan kepada invois asalnya, jadi rekod anda sentiasa menunjukkan sejarah penuh urus niaga, termasuk jumlah asal, kredit yang digunakan, dan baki akhir yang terhutang.
Bila Perlu Menggunakan Nota Kredit
Nota kredit biasanya diterbitkan apabila:
- Perkhidmatan percuma atau gestur baik – Anda menyediakan sesuatu secara percuma sebagai layanan istimewa atau untuk menyelesaikan aduan.
- Pembetulan harga – Invois asal mengandungi ralat, seperti caj berlebihan atau kadar yang salah.
- Barang dikembalikan – Pelanggan mengembalikan produk atau membatalkan sebahagian pesanan mereka selepas invois diterbitkan.
- Diskaun selepas invois – Anda bersetuju untuk memberikan diskaun selepas invois telah dihantar, seperti untuk pesanan pukal atau pembayaran awal.
- Pengurangan skop – Sebahagian kerja yang dipersetujui tidak diselesaikan atau dibuang daripada projek.
Sebelum Anda Mula
Pastikan anda mempunyai invois yang diluluskan yang memerlukan pelarasan. Nota kredit hanya boleh ditambah kepada invois yang berstatus Tunggakan, Terlambat, atau Pembayaran Separahan.
Cara Menambah Nota Kredit
- 1 Navigasi ke Kewangan → Pendapatan dan buka tab Invois.
- 2 Klik pada invois yang ingin anda tambah nota kredit.
- 3 Dalam pengepala invois, di sebelah Hantar E-mel dan Rekod Pembayaran, klik Tambah Nota Kredit. Butang ini muncul apabila invois telah diluluskan. Borang Nota Kredit Baharu penuh halaman akan dibuka untuk invois tersebut.
- 4 Isi Sebab Kredit dan Nota kepada Pelanggan. Kedua-duanya wajib diisi.
- 5 Sesuaikan item baris: ubah kuantiti atau padam baris yang tidak dikreditkan.
- 6 Klik Tambah Nota Kredit. Nota kredit disimpan sebagai Draf.
- 7 Dalam bahagian Aktiviti Invois, klik Luluskan Draf pada nota kredit tersebut.
Nota kredit draf tidak mengubah invois atau laporan anda. Setelah diluluskan, baki invois dikemas kini untuk mencerminkan kredit tersebut. Jika nota kredit meliputi baki penuh, status invois berubah kepada Dibayar.
Memahami Medan Nota Kredit
Apabila anda klik Tambah Nota Kredit, borang dibuka dengan butiran invois yang telah diisi:
- Pelanggan, Invois Dirujuk, Mata Wang dan Akaun diambil daripada invois dan dipaparkan sebagai baca sahaja.
- Tarikh Nota Kredit secara lalai menggunakan tarikh hari ini. Anda boleh mengubahnya untuk mencerminkan bila kredit tersebut sebenarnya dipersetujui.
- Rujukan Pembeli membolehkan anda menambah rujukan pelanggan anda.
- Sebab Kredit adalah wajib dan dalaman. Masukkan penjelasan yang jelas mengapa nota kredit ini dikeluarkan.
- Nota kepada Pelanggan adalah wajib dan dipaparkan pada nota kredit yang diterima oleh pelanggan anda.
- Nota Dalaman adalah nota peribadi untuk pasukan anda.
- Item Baris disalin daripada invois (Item, Penerangan, Kuantiti, Kadar, Cukai, Unit, Kod GST dan Jumlah). Sesuaikan kuantiti atau padam baris supaya hanya item yang dikreditkan kekal.
- Dikembalikan ke Stok adalah kotak semak pada setiap baris. Ia ditanda apabila borang dibuka, jadi barang pada baris tersebut ditambah semula ke stok. Nyahtanda pada baris yang barangnya tidak dikembalikan, contohnya untuk kredit harga sahaja.
- Diskaun dan Jumlah Nota Kredit: borang bermula dengan diskaun invois dan jumlah secara lalai ialah jumlah penuh invois. Contohnya, invois SGD 1,000.00 dengan diskaun SGD 100.00 dan GST 9% dibuka dengan Diskaun 100.00 dan Jumlah Nota Kredit SGD 981.00.
Apa yang Berlaku Selepas Meluluskan Nota Kredit
Apabila anda klik Luluskan Draf, beberapa perkara berlaku secara automatik:
- Baki invois dikemas kini untuk mencerminkan kredit yang digunakan, dan kredit tersebut dikira dalam laporan anda.
- Jika invois mempunyai diskaun, nota kredit akan membatalkan diskaun tersebut secara berkadar, jadi kedua-dua Jualan dan Diskaun jualan akan menurun dalam Untung Rugi. Kredit penuh SGD 981.00 pada contoh di atas akan mengurangkan Jualan sebanyak SGD 1,000.00 dan Diskaun jualan sebanyak SGD 100.00.
- Jika nota kredit meliputi jumlah baki penuh, status invois akan berubah kepada Dibayar.
- Entri dalam bahagian Aktiviti Invois akan berubah kepada Nota kredit diluluskan.
- Dokumen Nota Kredit akan dijana dengan nombor rujukan tersendiri, seperti CN-20260100001-1.
- Untuk setiap baris yang ditanda Dikembalikan ke Stok, item dengan penjejakan inventori akan menerima pergerakan stok Pemulangan nota kredit yang menambah kuantiti semula. Baris yang anda nyahtanda tidak akan mengubah stok. Pergerakan ini dikunci pada pergerakan stok item: untuk mengubahnya, ubah atau padam nota kredit tersebut.
Dokumen nota kredit ialah rekod rasmi yang boleh dikongsi dengan pelanggan anda. Ia merangkumi butiran perniagaan anda, rujukan invois asal, jumlah kredit, dan nota anda kepada pelanggan.
Melihat, Memuat Turun, atau Memadam Nota Kredit
Anda boleh menguruskan nota kredit dari bahagian Aktiviti Invois pada halaman butiran invois. Semasa nota kredit masih draf, entri akan memaparkan Sunting, Luluskan Draf dan Padam. Selepas diluluskan:
- Klik Sunting untuk mengubah nota kredit.
- Klik Lihat untuk melihat butiran penuh nota kredit dan nombor rujukan.
- Klik Muat Turun untuk menyimpan nota kredit sebagai PDF untuk rekod anda atau untuk dihantar secara manual.
- Klik Hantar E-mel untuk menghantar e-mel nota kredit terus kepada pelanggan anda dengan PDF dilampirkan.
- Klik Padam untuk memadam nota kredit jika ia ditambah secara tidak sengaja.
Soalan Lazim
Nota kredit mengikuti rawatan cukai invois asal. Jika invois anda termasuk cukai, nota kredit juga akan termasuk cukai yang dikira pada kadar yang sama. Jika invois tiada cukai dikenakan, nota kredit tidak akan termasuk cukai. Ini memastikan pelaporan cukai anda kekal tepat.
Ya. Apabila menambah nota kredit, laraskan kuantiti atau padam baris yang tidak dikreditkan. Contohnya, jika pelanggan mengembalikan satu item daripada pesanan yang lebih besar, anda boleh mengeluarkan nota kredit untuk baris item tersebut sahaja.
Ya. Setiap nota kredit direkodkan sebagai entri berasingan dalam Aktiviti Invois. Ini berguna apabila pelarasan berlaku pada masa yang berbeza, seperti pemulangan separa diikuti dengan diskaun budi. Baki invois dikemas kini selepas setiap nota kredit diluluskan.
Nota kredit mengurangkan jumlah yang terhutang dan biasanya dikongsi dengan pelanggan sebagai dokumen rasmi. Gunakan ini apabila kedua-dua pihak bersetuju dengan pelarasan. Penghapusan hutang membuang invois yang belum dibayar daripada buku anda apabila anda tidak menjangkakan pembayaran diterima, seperti apabila pelanggan tidak dapat dihubungi atau membantah caj. Penghapusan hutang adalah tindakan perakaunan dalaman dan tidak dikongsi dengan pelanggan.
Ya. Dalam bahagian Aktiviti Invois, klik Edit pada nota kredit. Paling mudah untuk memeriksa segala-galanya semasa nota kredit masih draf, sebelum anda klik Luluskan Draf.
Tidak. Nota kredit tidak dihantar secara automatik. Anda perlu menghantar e-mel nota kredit kepada pelanggan anda secara manual dengan mengklik Hantar E-mel dalam bahagian Aktiviti Invois. Ini memberi anda kawalan tentang bila dan bagaimana anda berkomunikasi pelarasan tersebut.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda faham tentang nota kredit, terokai panduan berkaitan ini:
- Menghapuskan Invois – Padam invois yang tidak dapat dikutip daripada buku anda
- Merekod Pembayaran – Tanda invois sebagai dibayar apabila anda menerima dana
- Memahami Status Invois – Jejak kedudukan setiap invois dalam kitaran pembayaran