Eksport Invois untuk Rekod Anda
Perlu salinan invois anda? Sama ada anda ingin membuat sandaran rekod, berkongsi dengan akauntan, atau menyediakan untuk audit, Officaid memberikan anda beberapa cara untuk memuat turun dan mengeksport invois. Anda boleh mendapatkan satu PDF, memuat turun invois yang ditapis secara pukal, atau mengeksport data invois ke hamparan.
Memuat Turun Satu Invois
Apabila anda memerlukan salinan PDF bagi satu invois tertentu, anda mempunyai dua pilihan:
- Dari Tindakan Pantas – Buka invois dan klik Muat Turun Invois dalam panel Tindakan Pantas.
- Dari pelayar PDF – Klik ikon muat turun dalam bar alat semasa melihat invois.
Kedua-dua kaedah memuat turun invois sebagai fail PDF ke peranti anda. PDF ini merangkumi semua butiran invois, item baris, maklumat cukai, dan jenama syarikat anda.
Memuat Turun Invois Secara Pukal sebagai PDF
Apabila anda memerlukan salinan PDF bagi beberapa invois pada satu masa, seperti untuk rekod akhir tahun atau berkongsi dengan akauntan anda, anda boleh memuat turunnya secara pukal.
- 1 Navigasi ke Kewangan → Pendapatan dan buka tab Invois.
- 2 Guna penapis untuk mempersempit invois yang anda mahu (pilihan tetapi disyorkan).
- 3 Klik butang Muat Turun di penjuru kanan atas.
- 4 Pilih Invois dari menu senarai turun.
Officaid akan menjana fail PDF untuk semua invois yang sepadan dengan penapis semasa anda. Bergantung pada bilangan invois, ini mungkin mengambil sedikit masa untuk disediakan.
Anda akan mendapat satu fail ZIP, dinamakan invoices_ diikuti dengan tarikh, dengan satu PDF bagi setiap invois, dinamakan mengikut nombor invois. Invois draf disertakan dan ditanda Draf Invois.
Eksport Data Invois ke Excel
Jika anda memerlukan data invois dalam format hamparan untuk analisis, pemeliharaan rekod, atau perkongsian dengan pihak luar, anda boleh mengeksport ke Excel.
- 1 Navigasi ke Kewangan → Pendapatan dan buka tab Invois.
- 2 Guna penapis untuk mempersempit invois yang anda mahu (pilihan).
- 3 Klik butang Muat Turun di penjuru kanan atas.
- 4 Pilih Excel dari menu senarai turun.
Fail Excel (Invoices_yyyymmdd_hhmmss.xlsx) mempunyai enam lajur yang sama seperti senarai Invois:
- Tarikh Jatuh Tempo
- Nombor Invois
- Status
- Pelanggan
- Jumlah – selepas mana-mana Nota Kredit dan Write-Off
- Mata Wang
Format ini sesuai untuk import ke perisian akaun, membuat laporan tersuai, atau mengekalkan rekod sandaran luar talian.
Penapisan Sebelum Eksport
Sebelum memuat turun atau mengeksport, gunakan penapis untuk memilih tepat invois yang anda perlukan. Ini menjimatkan masa dan memastikan eksport anda fokus.
Penapis yang tersedia termasuk:
- Status – Tapis mengikut Semua, Draf, Terlambat, Tunggakan, atau Dibayar untuk mengeksport invois dalam keadaan tertentu.
- Tahun – Pilih tahun tertentu untuk mengeksport semua invois dari tempoh tersebut.
- Julat Tersuai – Pilih julat tarikh tertentu menggunakan pemilih kalendar untuk kawalan yang tepat.
Pilihan tarikh pantas memudahkan pemilihan biasa:
- 30 hari lepas – Invois terkini dari bulan lepas
- 90 hari lepas – Invois dari suku tahun lepas
- Tahun lepas – Semua invois dari tahun kalendar sebelumnya
- Julat Tersuai – Tetapkan tarikh mula dan tamat anda sendiri
Senario Eksport Biasa
Berikut adalah beberapa situasi biasa di mana mengeksport invois berguna:
- Akaun akhir tahun – Eksport semua invois dari tahun tersebut sebagai PDF atau Excel untuk akauntan anda.
- Pemfailan cukai – Muat turun Invois Cukai untuk tempoh tertentu untuk menyokong penyata cukai anda.
- Persediaan audit – Muat turun secara pukal invois yang sepadan dengan kriteria tertentu sebagai dokumen sokongan.
- Rekod pelanggan – Eksport semua invois untuk pelanggan tertentu untuk berkongsi sejarah atau menyelesaikan percanggahan.
- Sandaran – Eksport invois secara berkala untuk mengekalkan salinan luar talian rekod anda.
Alat Paparan PDF
Semasa melihat invois dalam Officaid, paparan PDF menyediakan alat tambahan selain memuat turun:
- Zum – Zum masuk atau keluar untuk melihat butiran dengan lebih jelas atau melihat halaman penuh.
- Putar – Putar orientasi dokumen jika perlu.
- Cetak – Cetak invois terus dari Officaid tanpa perlu muat turun dahulu.
- Annotasi – Lukis pada PDF dengan saiz pen dan warna berbeza. Berguna untuk menanda invois semasa semakan.
- Simpan ke Google Drive – Hantar PDF terus ke akaun Google Drive anda.
Alat-alat ini membolehkan anda bekerja dengan invois terus dalam Officaid tanpa perlu muat turun dan membukanya dalam aplikasi lain.
Soalan Lazim
Ya. Semasa melihat invois, klik ikon Google Drive pada bar alat paparan PDF. Anda akan diminta untuk menyambungkan akaun Google anda jika belum melakukannya. Setelah disambungkan, PDF invois akan disimpan terus ke Google Drive anda.
Eksport Excel mempunyai enam lajur: Tarikh Jatuh Tempo, Nombor Invois, Status, Pelanggan, Jumlah (selepas nota kredit dan Write-Off), dan Mata Wang. Setiap invois muncul sebagai satu baris dalam hamparan, memudahkan anda menyusun, menapis, atau mengimport ke sistem lain. Butiran item baris diringkaskan dan tidak disenaraikan secara individu.
Nota kredit individu boleh dimuat turun daripada bahagian Aktiviti Invois pada invois berkaitan. Klik Muat Turun di sebelah entri nota kredit untuk menyimpannya sebagai PDF. Nota kredit tidak disertakan dalam muat turun PDF pukal buat masa ini, tetapi akan muncul dalam eksport Excel sebagai penyesuaian kepada invois berkaitan.
Tiada had ketat untuk muat turun pukal, tetapi eksport yang sangat besar mungkin mengambil masa lebih lama untuk dijana. Jika anda mempunyai ribuan invois, pertimbangkan untuk menggunakan penapis untuk memecahkan eksport kepada kumpulan yang lebih kecil mengikut julat tarikh atau status.
Buat masa ini, eksport pukal merangkumi semua invois yang sepadan dengan penapis status dan tarikh anda. Untuk mengeksport invois untuk pelanggan tertentu, anda boleh memuat turun eksport Excel dan kemudian menapis mengikut nama pelanggan dalam aplikasi hamparan anda.
Anotasi yang dibuat dalam penampil PDF adalah sementara dan untuk rujukan anda semasa melihat. Ia tidak disimpan dalam rekod invois atau disertakan apabila anda memuat turun PDF. Jika anda perlu mengannotasi invois secara kekal, muat turun dahulu dan gunakan penyunting PDF.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda tahu cara mengeksport invois, terokai panduan berkaitan ini:
- Menghantar Invois – E-mel invois terus kepada pelanggan anda dengan PDF dilampirkan
- Memahami Status Invois – Pantau kedudukan setiap invois dalam kitaran pembayaran
- Merekod Pembayaran – Tandakan invois sebagai dibayar apabila anda menerima dana