Menghapus Kira Invois

Rekodkan pembayaran yang tidak diterima dan pastikan rekod kewangan anda tepat dengan Officaid.

Rekodkan Hutang Buruk Dengan Betul

Kadang-kadang pelanggan tidak membayar. Sama ada mereka tidak berbalas, perniagaan mereka telah ditutup, atau jumlahnya tidak berbaloi untuk dituntut, proses hapus kira membolehkan anda menutup invois yang belum dibayar dan merekodkannya sebagai kerugian. Ini memastikan buku akaun anda kekal tepat tanpa perlu mengejar pembayaran yang tidak akan diterima.

Apa itu Hapus Kira?

Hapus kira ialah tindakan perakaunan yang membuang baki tertunggak daripada akaun belum terima anda dan merekodkannya sebagai perbelanjaan perniagaan, yang sering dipanggil perbelanjaan hutang buruk. Tidak seperti nota kredit, hapus kira ialah keputusan dalaman yang mengakui anda tidak akan mengumpul wang yang terhutang.

Invois asal kekal dalam rekod anda untuk rujukan, tetapi jumlah tertunggak akan dibuat sifar dan perbelanjaan tersebut akan dipaparkan dalam laporan kewangan anda.

Bila Guna Hapus Kira

Hapus kira biasanya digunakan apabila:

Pelanggan tidak berbalas – Pelanggan telah berhenti membalas peringatan pembayaran dan susulan.
Penolakan untuk bayar – Pelanggan membantah invois dan enggan membayar walaupun anda telah berusaha menyelesaikan isu tersebut.
Penutupan perniagaan – Perniagaan pelanggan telah ditutup, muflis, atau tidak mampu membayar.
Kos melebihi nilai – Kos untuk mengumpul pembayaran (yuran guaman, masa yang digunakan) melebihi jumlah invois.
Keputusan hubungan baik – Anda telah memutuskan untuk memaafkan hutang sebagai keputusan perniagaan, seperti mengekalkan hubungan dengan pelanggan jangka panjang.

Perlu mengurangkan jumlah invois sambil mengekalkan hubungan pelanggan? Lihat Menambah Nota Kredit sebaliknya. Nota kredit dikongsi dengan pelanggan, manakala hapus kira ialah tindakan perakaunan dalaman.

Sebelum Mula

Pastikan anda mempunyai invois yang diluluskan dengan baki tertunggak. Hapus kira hanya boleh ditambah kepada invois yang berstatus Tunggakan, Terlambat, atau Pembayaran Separahan.

Hapus kira direkodkan sebagai perbelanjaan hutang buruk dalam laporan kewangan anda, yang mengurangkan keuntungan bersih anda. Jika anda tidak pasti sama ada hapus kira adalah pendekatan yang betul untuk situasi anda, rujuk akauntan anda sebelum meneruskan.

Cara Menambah Hapus Kira

1 Pergi ke Kewangan → Pendapatan dan buka tab Invois.
2 Klik pada invois yang ingin anda hapus kira.
3 Dalam pengepala invois, di sebelah Rekod Pembayaran dan Tambah Nota Kredit, klik Tambah Hapus Kira. Butang ini muncul setelah invois diluluskan.
4 Semak dan isi medan yang diperlukan.
5 Klik Tambah Hapus Kira untuk menyimpan (ia akan dipaparkan sebagai Kemas Kini Hapus Kira jika invois tersebut sudah mempunyai hapus kira).

Setelah disimpan, baki invois dikemas kini serta-merta untuk mencerminkan hapus kira. Jika hapus kira meliputi baki penuh yang tertinggal, status invois berubah kepada Dibayar (kerana tiada jumlah yang belum dibayar lagi).

Memahami Medan Hapus Kira

Apabila anda klik Tambah Hapus Kira, panel Butiran Write-Off akan dibuka dengan beberapa medan yang telah diisi awal:

Tarikh Write-Off secara lalai ditetapkan kepada tarikh hari ini. Anda boleh mengubahnya untuk mencerminkan bila keputusan dibuat atau bila hutang menjadi tidak boleh dituntut.
Jumlah diisi awal dengan baki invois yang tertinggal. Laraskan ini jika anda hanya ingin menghapus kira sebahagian daripada jumlah tersebut.
Nota adalah pilihan, tetapi berbaloi untuk diisi: penjelasan yang jelas mengapa hapus kira ini dikeluarkan.

Jadilah spesifik dalam nota anda. Entri seperti "Perniagaan pelanggan ditutup, tidak dapat dituntut" atau "Invois dipertikaikan, penyelesaian dicapai pada sifar" mewujudkan jejak audit yang jelas dan membantu menjelaskan perbelanjaan dalam rekod anda.

Apa Yang Berlaku Selepas Menambah Hapus Kira

Apabila hapus kira ditambah, beberapa perkara berlaku:

Baki invois dikemas kini kepada sifar (atau jumlah yang dikurangkan jika sebahagian).
Jika hapus kira meliputi baki penuh yang tertinggal, status invois berubah kepada Dibayar.
Hapus kira tersebut muncul sebagai entri dalam bahagian Aktiviti Invois.
Jumlah hapus kira direkodkan sebagai perbelanjaan hutang buruk dalam rekod akaun anda.
Untuk invois dengan GST, hapus kira dibahagikan: jumlah sebelum GST pergi ke Hutang Buruk, dan GST pergi ke Pelepasan Hutang Buruk GST Boleh Dituntut, yang boleh anda tuntut balik kemudian. Lihat Pelepasan Hutang Buruk GST.

Dokumen invois itu sendiri dikemas kini untuk menunjukkan baris hapus kira dengan jumlah yang ditolak, supaya rekod anda mencerminkan sejarah penuh transaksi tersebut.

Hapus Kira Sebahagian

Anda tidak perlu menghapus kira jumlah penuh invois. Hapus kira sebahagian berguna apabila:

Anda telah berunding untuk penyelesaian yang dikurangkan dengan pelanggan dan ingin menghapus kira baki yang tertinggal.
Anda telah menerima pembayaran sebahagian dan memutuskan untuk tidak menuntut baki yang selebihnya.

Untuk menambah hapus kira sebahagian, hanya laraskan medan Jumlah kepada bahagian yang ingin anda hapus kira. Baki yang tertinggal akan terus dipaparkan sebagai tunggakan pada invois. Hapus kira adalah jumlah, bukan pilihan baris: untuk memberi kredit kepada item baris tertentu, gunakan nota kredit.

Satu invois hanya boleh mempunyai satu hapus kira. Jika anda menghapus kira sebahagian baki sekarang dan memutuskan untuk menghapus kira lebih banyak kemudian, klik Tambah Hapus Kira sekali lagi dan masukkan jumlah baharu: ia akan menggantikan hapus kira sebelumnya.

Melihat atau Mengalih Keluar Hapus Kira

Anda boleh menguruskan hapus kira daripada bahagian Aktiviti Invois pada halaman butiran invois:

Klik Lihat untuk melihat butiran hapus kira sepenuhnya, termasuk tarikh, jumlah, dan nota.
Klik Padam untuk memadam hapus kira jika ia ditambah secara tidak sengaja atau jika keadaan telah berubah, kemudian klik Ya dalam tetingkap Sahkan ("Adakah anda pasti?"). Jika pelepasan hutang buruk GST pada hapus kira itu ditanda sebagai dituntut, tindakan Padam akan ditolak dengan mesej yang bermula dengan "Pelepasan hutang buruk GST telah dituntut: hapus kira kekal". Klik Batalkan pada tuntutan tersebut dahulu.

Memadam hapus kira akan memulihkan baki asal invois. Status invois akan kembali kepada Tunggakan atau Terlambat bergantung pada tarikh jatuh tempo. Perbelanjaan hutang buruk yang direkodkan sebelumnya juga akan dibalikkan dalam akaun anda.

Memulihkan Jumlah yang Dihapus Kira

Kadangkala, pelanggan membayar invois selepas ia telah dihapus kira. Simpan hapus kira tersebut dan rekodkan pembayaran:

Buka invois dan klik Rekod Pembayaran. Butang ini kekal pada invois yang dihapus kira sehingga jumlah yang dihapus kira dibayar balik. Selepas hapus kira penuh, jumlah akan diisi dengan jumlah yang dihapus kira.
Masukkan pembayaran seperti biasa. Pembayaran akan terlebih dahulu membayar sebahagian invois yang tidak dihapus kira; baki selebihnya akan memulihkan jumlah yang dihapus kira. Invois kekal Dibayar.

Jumlah yang dipulihkan akan dipaparkan sebagai Hutang buruk dipulihkan di bawah Pendapatan/Perbelanjaan Lain-lain dalam Penyata Untung Rugi untuk tempoh pembayaran tersebut. Perbelanjaan Hutang Buruk kekal dalam tempoh hapus kira.

Pada invois dengan GST, bahagian GST daripada jumlah yang dipulihkan tidak dikira dalam Hutang buruk dipulihkan: ia membalikkan tuntutan Pelepasan Hutang Buruk GST yang boleh dituntut. Kotak hapus kira akan memaparkan Dipulihkan oleh pembayaran selepas hapus kira dan Pelepasan tinggal untuk dituntut.

Soalan Lazim

Bolehkah saya menambah hapus kira separa?

Ya. Laraskan medan Jumlah untuk menghapus kira hanya sebahagian daripada jumlah invois. Baki yang tinggal akan terus dipaparkan sebagai tertunggak dan boleh dikutip atau dilaraskan dengan nota kredit. Untuk menghapus kira lebih banyak kemudian, tambah hapus kira sekali lagi dengan jumlah baharu; ia akan menggantikan yang pertama.

Bolehkah saya menambah beberapa hapus kira pada satu invois?

Satu invois hanya boleh mempunyai satu hapus kira. Jika invois sudah mempunyai satu, Tambah Hapus Kira akan memberi amaran bahawa menyimpan akan menggantikannya (contohnya "Invois ini sudah mempunyai hapus kira sebanyak SGD 5.00. Menyimpan akan menggantikannya."). Jumlah baharu akan menggantikan jumlah lama, dan Aktiviti Invois akan merekod perubahan ini sebagai Hapus kira dikemas kini, dengan jumlah lama dan baharu.

Apakah perbezaan antara hapus kira dan nota kredit?

Hapus kira merekodkan jumlah yang belum dibayar sebagai kerugian (perbelanjaan hutang buruk) apabila anda tidak mengharapkan pembayaran. Ia adalah tindakan akauntensi dalaman. Nota kredit mengurangkan jumlah yang terhutang dan biasanya dikongsi dengan pelanggan sebagai dokumen rasmi untuk diskaun, bayaran balik, atau pembetulan.

Bagaimanakah hapus kira menjejaskan laporan kewangan saya?

Hapus kira direkodkan sebagai perbelanjaan hutang buruk dalam laporan Untung Rugi anda, yang mengurangkan keuntungan bersih untuk tempoh tersebut. Baki Akaun Belum Terima anda juga akan berkurang kerana invois tidak lagi dianggap boleh ditagih. Ini memberikan gambaran yang lebih tepat tentang kedudukan kewangan sebenar anda.

Adakah saya perlu menghantar hapus kira kepada pelanggan saya?

Secara umumnya, tidak. Hapus kira adalah keputusan akauntensi dalaman dan biasanya tidak dikongsi dengan pelanggan. Jika anda ingin memaklumkan pelanggan secara rasmi bahawa anda memaafkan hutang mereka, pertimbangkan untuk mengeluarkan nota kredit sebaliknya, yang direka bentuk untuk dikongsi sebagai dokumen rasmi.

Bolehkah saya mengubah hapus kira selepas menyimpannya?

Ya. Klik Tambah Hapus Kira sekali lagi dan masukkan jumlah yang betul: ia akan menggantikan hapus kira sedia ada dan direkodkan dalam Aktiviti Invois sebagai Hapus kira dikemas kini (jumlah lama → jumlah baharu). Untuk membatalkannya sepenuhnya, klik Padam pada hapus kira dalam Aktiviti Invois. Hapus kira yang pelepasan hutang buruk GST telah ditanda sebagai dituntut tidak boleh dipadam: batalkan tuntutan terlebih dahulu. Lihat Pelepasan Hutang Buruk GST.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda memahami hapus kira, terokai panduan berkaitan berikut:

Menambah Nota Kredit – Melaraskan invois untuk bayaran balik atau diskaun apabila hubungan pelanggan berterusan
Merekod Pembayaran – Menanda invois sebagai dibayar apabila anda menerima dana
Memahami Status Invois – Menjejak kedudukan setiap invois dalam kitaran pembayaran

penerbitan invois hapus kira pembayaran