发送发票

将发票直接发送到客户收件箱

省去繁琐步骤。直接从 Officaid 发送发票，PDF 会自动附加，方便客户审阅和付款。无需下载、手动附加或在不同应用间切换。

开始之前

我们建议先批准发票（参见 了解发票状态）。您也可以发送草稿发票，例如供客户审阅，操作路径为 快速操作 → 发送电子邮件。

如何发送发票

1. 1 打开您要发送的发票。
2. 2 点击快速操作面板中的 发送电子邮件 按钮。
3. 3 检查 至 字段。该字段已预填了客户公司及其主要联系人的电子邮件地址。
4. 4 如有需要，在输入框中输入以添加更多收件人。
5. 5 检查 主题 和消息内容。Officaid 会自动填入发票编号、到期金额和到期日；您可以按需编辑。
6. 6 点击 发送电子邮件 进行发送。

发送后，您会看到成功消息，确认有多少收件人收到了电子邮件。发票活动日志也会记录该发票已发送电子邮件，包括日期、时间和发送者。

添加收件人

至 字段显示客户联系人记录中所有可用的电子邮件地址。您可以在发送前添加更多收件人：

• 输入姓名或电子邮件地址。来自您通讯录的匹配联系人将作为建议出现。
• 点击建议项以添加，或按 Enter 键手动添加新的电子邮件地址。
• 只有显示为已选中标签的电子邮件地址才会收到发票。

撰写电子邮件

保持发票电子邮件清晰、专业。撰写良好的发票邮件有助于确保及时付款并减少来回询问。建议包含以下内容：

• 清晰的主题行，包含发票编号和您的公司名称
• 简短的问候语，并提及提供的工作或服务
• 到期日，以便客户知道何时需要付款
• 付款说明（如果您接受特定付款方式或需要分享银行详情）
• 礼貌的结语，感谢他们的业务合作

由于完整的 PDF 已作为附件发送，您无需在电子邮件正文中包含发票详情。请专注于提供背景信息，并友好地提醒对方查看附件文档。

追踪已发送的发票

发送发票后，Officaid 会记录活动，以便您保留发票发送时间和发送人的记录。要查看此历史记录：

1. 1 打开您要检查的发票。
2. 2 向下滚动至发票活动部分。
3. 3 查找显示发票已发送电子邮件的条目，其中包含日期、时间以及发送人。

这在跟进未付发票或确认客户是否收到账单时非常有用。

常见问题

接下来做什么？

既然您已发送发票，请探索以下相关指南：

• 记录付款 – 收到款项时，将发票标记为已支付
• 了解发票状态 – 跟踪每笔发票在付款周期中的状态
• 添加贷项通知单 – 为现有发票开具退款或进行更正