添加贷项通知单

使用贷项通知单灵活开票

有时发票发出后需要调整。无论是更正错误、提供折扣，还是处理退货，贷项通知单都能在不删除原始发票的情况下减少应付金额。这有助于保持财务记录的准确性，并为您和客户提供清晰的文档记录。

什么是贷项通知单？

贷项通知单是一份正式文件，用于减少现有发票的余额。您可以将其视为发票的反面：它不是要求付款，而是告诉客户“您欠我们的钱比原始发票上显示的少”。

贷项通知单与其原始发票相关联，因此您的记录始终显示交易的完整历史，包括原始金额、已应用的贷项以及最终应付余额。

何时使用贷项通知单

通常在以下情况下开具贷项通知单：

• 免费服务或善意补偿 – 您出于礼貌或解决投诉而免费提供了某些服务。
• 价格更正 – 原始发票包含错误，例如多收费或费率不正确。
• 退货 – 客户在发票开具后返回了产品或取消了部分订单。
• 发票后折扣 – 在发票已发送后同意给予折扣，例如针对批量订单或提前付款。
• 范围缩减 – 部分约定工作未完成或从项目中移除。

开始之前

请确保您有一张需要调整的已批准发票。贷项通知单只能添加到状态为 到期、逾期 或 部分付款 的发票中。

如何添加贷项通知单

1. 1 前往 财务 → 收入，并打开 发票 选项卡。
2. 2 点击您想要添加贷项通知单的发票。
3. 3 在发票头部，在 发送邮件 和 记录付款 旁边，点击 添加贷项通知单。发票批准后会出现此按钮。随后将打开该发票的全页 新建贷项通知单 表单。
4. 4 填写贷项原因和客户备注。这两项均为必填。
5. 5 调整行项目：修改数量，或删除未进行贷项处理的行。
6. 6 点击 添加贷项通知单。该贷项通知单将保存为草稿。
7. 7 在发票活动部分，点击贷项通知单上的 批准草稿。

草稿状态的贷项通知单不会更改发票或您的报表。一旦您批准它，发票余额将更新以反映贷项。如果贷项通知单覆盖了全部剩余余额，发票状态将变为已支付。

了解贷项通知单字段

当您点击 添加贷项通知单 时，表单会打开，并自动填入发票的详细信息：

• 客户、参考发票、货币和账户来自发票，显示为只读。
• 贷项通知单日期默认为今天。您可以修改此日期，以反映实际达成贷项协议的时间。
• 买方参考号允许您添加客户的参考编号。
• 贷项原因为必填项，且仅内部可见。请输入清晰的说明，解释为何开具此贷项通知单。
• 客户备注为必填项，将显示在客户收到的贷项通知单上。
• 内部备注是仅供您团队查看的私有备注。
• 行项目从发票复制而来（包括项目、描述、数量、单价、税务、单位、GST 代码和金额）。请调整数量或删除行，仅保留需要贷项的项目。
• 退回库存是每行上的复选框。表单打开时默认勾选，表示该行商品将加回库存。如果商品未退回（例如仅价格贷项），请取消勾选该行。
• 折扣和贷项通知单总额：表单初始显示发票的折扣，总额默认为发票全额。例如，一张金额为 SGD 1,000.00、折扣为 SGD 100.00 且含 9% GST 的发票，打开时折扣显示为 100.00，贷项通知单总额为 SGD 981.00。

批准贷项通知单后会发生什么

一旦您点击 批准草稿，系统将自动执行以下操作：

• 发票余额将更新以反映已应用的贷项，且该贷项会计入您的报表。
• 如果发票包含折扣，贷项通知单会按比例冲销该折扣，因此损益表中的销售和销售折扣都会相应减少。例如，上述示例中全额贷记 SGD 981.00 会使销售减少 SGD 1,000.00，销售折扣减少 SGD 100.00。
• 如果贷项通知单覆盖了剩余的全部金额，发票状态将变为已支付。
• 发票活动部分中的条目将变为贷项通知单已批准。
• 系统将生成一份贷项通知单文档，并分配独立的参考编号，例如 CN-20260100001-1。
• 对于勾选了退回库存的每一行，启用库存跟踪的商品将记录一笔贷项通知单退货库存变动，将数量加回库存。如果您取消勾选，库存保持不变。该变动会锁定在商品的库存变动记录中；如需修改，请更改或删除该贷项通知单。

贷项通知单文档是一份正式记录，您可以将其分享给客户。其中包含您的业务详情、原始发票参考编号、贷记金额以及给客户的备注。

查看、下载或删除贷项通知单

您可以在发票详情页的发票活动部分管理贷项通知单。当贷项通知单处于草稿状态时，其条目显示为 编辑、批准草稿 和 移除。一旦批准：

• 点击 编辑 以修改贷项通知单。
• 点击 查看 以查看完整的贷项通知单详情和参考编号。
• 点击 下载 以将贷项通知单保存为 PDF 文件，用于存档或手动发送。
• 点击 发送电子邮件 以直接通过电子邮件将贷项通知单发送给客户，并附上 PDF 文件。
• 如果贷项通知单是误添加的，请点击 移除 将其移除。

常见问题

接下来做什么？

既然您已了解贷项通知单，请探索以下相关指南：

• 核销发票 – 从账目中移除无法收回的发票
• 记录付款 – 收到款项时将发票标记为已付款
• 了解发票状态 – 跟踪每张发票在付款周期中的状态