下载和导出发票

导出发票以备存档

需要发票副本吗？无论是备份记录、与会计师共享，还是为审计做准备，Officaid 都为您提供多种下载和导出发票的方式。您可以获取单张 PDF，批量下载筛选后的发票，或将发票数据导出到电子表格。

下载单张发票

当您需要特定发票的 PDF 副本时，有两种选择：

• 从快速操作 – 打开发票，点击快速操作面板中的 下载发票。
• 从 PDF 查看器 – 在查看发票时，点击工具栏中的下载图标。

这两种方法都会将发票作为 PDF 文件下载到您的设备。PDF 包含所有发票详情、行项目、税务信息以及您的公司品牌标识。

批量下载发票为 PDF

当您需要一次性获取多张发票的 PDF 副本时（例如年终记录或与会计师共享），您可以批量下载它们。

1. 1 前往 财务 → 收入 并打开 发票 选项卡。
2. 2 应用筛选以缩小您想要的发票范围（可选，但建议）。
3. 3 点击右上角的 下载 按钮。
4. 4 从下拉菜单中选择 发票。

Officaid 将为所有符合当前筛选条件的发票生成 PDF 文件。根据发票数量，这可能需要一点时间来准备。

您将获得一个名为 invoices_ 后接日期的 ZIP 文件，其中每张发票对应一个以发票编号命名的 PDF。草稿发票包含在内，并标记为 草稿发票。

将发票数据导出到 Excel

如果您需要电子表格格式的发票数据用于分析、记录保存或与外部方共享，您可以导出到 Excel。

1. 1 前往 财务 → 收入 并打开 发票 选项卡。
2. 2 应用筛选以缩小您想要的发票范围（可选）。
3. 3 点击右上角的 下载 按钮。
4. 4 从下拉菜单中选择 Excel。

Excel 文件（Invoices_yyyymmdd_hhmmss.xlsx）具有与发票列表相同的六列：

• 到期日
• 发票编号
• 状态
• 客户
• 金额 – 扣除任何贷项通知单和核销后
• 货币

此格式非常适合导入会计软件、创建自定义报告或维护离线备份记录。

导出前筛选

在下载或导出之前，请使用筛选器精确锁定您需要的发票。这能节省时间，让导出内容更聚焦。

可用的筛选器包括：

• 状态 – 按全部、草稿、逾期、到期或已付款筛选，以导出特定状态的发票。
• 年份 – 选择特定年份，导出该期间的所有发票。
• 自定义范围 – 使用日历选择器指定具体的日期范围，以便精确控制。

快速日期选项让常用选择变得简单：

• 过去 30 天 – 最近一个月的发票
• 最近90天 – 最近一个季度的发票
• 去年 – 上一个日历年度的所有发票
• 自定义范围 – 设置您自己的开始和结束日期

常见导出场景

以下是一些导出发票很有用的常见情况：

• 年终会计 – 将全年发票导出为 PDF 或 Excel 文件，供您的会计师使用。
• 报税 – 下载特定期间的税务发票，以支持您的纳税申报。
• 审计准备 – 批量下载符合特定条件的发票，作为支持性文件。
• 客户记录 – 导出特定客户的所有发票，以共享历史记录或解决争议。
• 备份 – 定期导出发票，以保留记录的离线副本。

PDF 查看器工具

在 Officaid 中查看发票时，PDF 查看器除了下载功能外，还提供以下额外工具：

• 缩放 – 放大或缩小以更清晰地查看细节或浏览整页。
• 旋转 – 如需调整文档方向，可使用此功能。
• 打印 – 无需先下载，即可直接从 Officaid 打印发票。
• 标注 – 使用不同笔触大小和颜色在 PDF 上绘图。适合在审核期间标记发票。
• 保存到 Google Drive – 将 PDF 直接发送至您的 Google Drive 账户。

这些工具让您无需下载并在其他应用程序中打开，即可直接在 Officaid 中处理发票。

常见问题

接下来做什么？

既然您已了解如何导出发票，请探索以下相关指南：

• 发送发票 – 通过电子邮件将发票直接发送给您的客户，并附上 PDF
• 了解发票状态 – 追踪每张发票在付款周期中的进度
• 记录付款 – 收到款项后将发票标记为已付款