விலைப்பட்டியல்களைப் பதிவிறக்குதல் மற்றும் ஏற்றுமதி செய்தல்

உங்கள் பதிவுகளுக்காக விலைப்பட்டியல்களை ஏற்றுமதி செய்தல்

உங்கள் விலைப்பட்டியல்களின் நகல் தேவையா? பதிவுகளைப் பரிக்ரம் (backup) செய்யவோ, கணக்காளருடன் பகிரவோ, அல்லது ஆடிட் (audit) தயார்படுத்தவோ, Officaid உங்களுக்கு பல்வேறு வழிகளை வழங்குகிறது. நீங்கள் ஒரு தனி PDF ஐப் பதிவிறக்கலாம், வடிகட்டப்பட்ட விலைப்பட்டியல்களைத் தொகுப்பாகப் பதிவிறக்கலாம், அல்லது விலைப்பட்டியல் தரவை ஒரு ஸ்பிரீட்ஷீட்டில் (spreadsheet) ஏற்றுமதி செய்யலாம்.

ஒரு தனி விலைப்பட்டியலைப் பதிவிறக்குதல்

ஒரு குறிப்பிட்ட விலைப்பட்டியலின் PDF நகல் தேவைப்படும்போது, உங்களுக்கு இரண்டு விருப்பங்கள் உள்ளன:

• விரைவு செயல்களிலிருந்து – விலைப்பட்டியலைத் திறந்து, விரைவு செயல்கள் (Quick Actions) பலகையில் விலைப்பட்டியலைப் பதிவிறக்கு (Download Invoice) என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
• PDF பார்வையாளரிடமிருந்து – விலைப்பட்டியலைப் பார்த்துக்கொண்டிருக்கும்போது, கருவிப்பட்டியில் (toolbar) உள்ள பதிவிறக்க ஐகானைக் கிளிக் செய்யவும்.

இரண்டு முறைகளும் விலைப்பட்டியலை PDF கோப்பாக உங்கள் சாதனத்திற்குப் பதிவிறக்குகின்றன. PDF இல் அனைத்து விலைப்பட்டியல் விவரங்களும், வரிசை பொருட்களும், வரி தகவல்களும், உங்கள் நிறுவனத்தின் பிராண்டிங்கும் அடங்கும்.

PDF களாக விலைப்பட்டியல்களைத் தொகுப்பாகப் பதிவிறக்குதல்

ஆண்டு முடிவு பதிவுகளுக்காக அல்லது உங்கள் கணக்காளருடன் பகிரவாக, பல விலைப்பட்டியல்களின் PDF நகல்கள் ஒரே நேரத்தில் தேவைப்படும்போது, அவற்றைத் தொகுப்பாகப் பதிவிறக்கலாம்.

1. 1 Finance → Income சென்று விலைப்பட்டியல்கள் டேபைத் திறக்கவும்.
2. 2 நீங்கள் விரும்பும் விலைப்பட்டியல்களைத் தேர்ந்தெடுக்க வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்துங்கள் (விருப்பத்திற்குரியது, ஆனால் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது).
3. 3 வலது மேல் மூலையில் உள்ள பதிவிறக்கு (Download) பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 டிராப்-டவுன் மெனுவில் இருந்து விலைப்பட்டியல்கள் (Invoices) ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

Officaid உங்கள் தற்போதைய வடிகட்டிகளுடன் பொருந்தும் அனைத்து விலைப்பட்டியல்களுக்கும் PDF கோப்புகளை உருவாக்கும். விலைப்பட்டியல்களின் எண்ணிக்கையைப் பொறுத்து, இதைத் தயார் செய்ய சிறிது நேரம் எடுக்கலாம்.

நீங்கள் ஒரு ZIP கோப்பைப் பெறுவீர்கள், அதன் பெயர் invoices_ மற்றும் தேதி, ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலுக்கும் ஒரு PDF, விலைப்பட்டியல் எண்ணால் பெயரிடப்பட்டது. வரைவு விலைப்பட்டியல்கள் (Draft invoices) சேர்க்கப்பட்டு வரைவு விலைப்பட்டியல் (Draft Invoice) என்று குறிக்கப்படுகின்றன.

Excel இல் விலைப்பட்டியல் தரவை ஏற்றுமதி செய்தல்

பகுப்பாய்வு, பதிவு வைத்திருப்பு, அல்லது வெளிப்புறக் குழுக்களுடன் பகிரவாக ஸ்பிரீட்ஷீட் வடிவில் விலைப்பட்டியல் தரவு தேவைப்பட்டால், நீங்கள் Excel இல் ஏற்றுமதி செய்யலாம்.

1. 1 Finance → Income சென்று விலைப்பட்டியல்கள் டேபைத் திறக்கவும்.
2. 2 நீங்கள் விரும்பும் விலைப்பட்டியல்களைத் தேர்ந்தெடுக்க வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்துங்கள் (விருப்பத்திற்குரியது).
3. 3 வலது மேல் மூலையில் உள்ள பதிவிறக்கு (Download) பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 டிராப்-டவுன் மெனுவில் இருந்து Excel ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

Excel கோப்பு (Invoices_yyyymmdd_hhmmss.xlsx) விலைப்பட்டியல்கள் பட்டியலுடன் ஒரே மாதிரியான ஆறு நெடுவரிசைகளைக் கொண்டுள்ளது:

• செலுத்த வேண்டிய தேதி
• விலைப்பட்டியல் எண்
• நிலை
• வாடிக்கையாளர்
• தொகை – கிரெடிட் நோட்டுகள் மற்றும் கணக்குத் தள்ளுபடிகளுக்குப் பின்
• நாணயம்

இந்த வடிவம் கணக்கியல் மென்பொருளில் இறக்குமதி செய்ய, தனிப்பயன் அறிக்கைகளை உருவாக்க, அல்லது ஆஃப்லைன் பதிவுகளை வைத்திருக்க மிகவும் பொருத்தமானது.

ஏற்றுமதிக்கு முன் வடிகட்டுதல்

பதிவிறக்கம் அல்லது ஏற்றுமதி செய்யும் முன், உங்களுக்குத் தேவையான விலைப்பட்டியல்களைத் துல்லியமாகத் தேர்ந்தெடுக்க வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்துங்கள். இது நேரத்தைச் சேமிக்க உதவுகிறது மற்றும் உங்கள் ஏற்றுமதிகளை மையமாக வைக்கிறது.

கிடைக்கக்கூடிய வடிகட்டிகள்:

• நிலை – குறிப்பிட்ட நிலையில் உள்ள விலைப்பட்டியல்களை ஏற்றுமதி செய்ய அனைத்தும், வரைவு, காலம் கடந்தது, காலக்கெடு, அல்லது செலுத்தப்பட்டது ஆகியவற்றால் வடிகட்டுங்கள்.
• ஆண்டு – அந்தக் காலப்பகுதியில் உள்ள அனைத்து விலைப்பட்டியல்களையும் ஏற்றுமதி செய்ய ஒரு குறிப்பிட்ட ஆண்டைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• தனிப்பயன் வரம்பு – துல்லியமான கட்டுப்பாட்டிற்காக காலண்டர் பிக்ஸரைப் பயன்படுத்தி ஒரு குறிப்பிட்ட தேதி வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

விரைவு தேதி விருப்பங்கள் பொதுவான தேர்வுகளை எளிதாக்குகின்றன:

• கடந்த 30 நாட்கள் – கடந்த மாதத்திலிருந்து சமீபத்திய விலைப்பட்டியல்கள்
• கடந்த 90 நாட்கள் – கடந்த காலாண்டிலிருந்து விலைப்பட்டியல்கள்
• கடந்த ஆண்டு – முந்தைய காலண்டர் ஆண்டிலிருந்து அனைத்து விலைப்பட்டியல்களும்
• தனிப்பயன் வரம்பு – உங்கள் சொந்த தொடக்க மற்றும் முடிவு தேதிகளை அமைக்கவும்

பொதுவான ஏற்றுமதி நிலைமைகள்

விலைப்பட்டியல்களை ஏற்றுமதி செய்வது பயனுள்ள சில பொதுவான நிலைமைகள் இங்கே:

• ஆண்டு முடிவு கணக்கியல் – உங்கள் கணக்காளருக்காக அந்த ஆண்டின் அனைத்து விலைப்பட்டியல்களையும் PDF அல்லது Excel ஆக ஏற்றுமதி செய்யவும்.
• வரி பதிவு – உங்கள் வரி திரும்பலை ஆதரிக்க ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கான வரி விலைப்பட்டியல்களைப் பதிவிறக்கவும்.
• ஆடிட் தயாரிப்பு – குறிப்பிட்ட அளவுகோல்களுக்குப் பொருந்தும் விலைப்பட்டியல்களை ஆதார ஆவணங்களாகத் தொகுப்பாகப் பதிவிறக்குங்கள்.
• வாடிக்கையாளர் பதிவுகள் – வரலாற்றைப் பகிர அல்லது தகராறுகளைத் தீர்க்க ஒரு குறிப்பிட்ட வாடிக்கையாளருக்கான அனைத்து விலைப்பட்டியல்களையும் ஏற்றுமதி செய்யவும்.
• பேக்அப் – உங்கள் பதிவுகளின் ஆஃப்லைன் நகல்களை வைத்திருக்க காலப்போக்கில் விலைப்பட்டியல்களை ஏற்றுமதி செய்யவும்.

PDF பார்வையாளர் கருவிகள்

Officaid-ல் ஒரு விலைப்பட்டியலைப் பார்த்தபோது, பதிவிறக்கத்திற்கு மேலும் கூடுதல் கருவிகளை PDF பார்வையாளர் வழங்குகிறது:

• Zoom – விவரங்களைத் தெளிவாகப் பார்க்க அல்லது முழு பக்கத்தையும் பார்க்க பெரிதாக்கவும் அல்லது சிறிதாக்கவும்.
• Rotate – தேவைப்பட்டால் ஆவணத்தின் திசையைச் சுழற்றவும்.
• அச்சிடு – பதிவிறக்கம் செய்யாமல் Officaid-இலிருந்து நேரடியாக விலைப்பட்டியலை அச்சிடுங்கள்.
• குறிப்புகள் – வெவ்வேறு பேனா அளவுகள் மற்றும் நிறங்களுடன் PDF-இல் குறிப்புகளை வரையவும். சரிபார்ப்பின் போது விலைப்பட்டியல்களைக் குறிக்கப் பயனுள்ளது.
• Google Drive-இல் சேமி – PDF-ஐ உங்கள் Google Drive கணக்கிற்கு நேரடியாக அனுப்பவும்.

இந்த கருவிகள், தனித்தனி செயலி பயன்படுத்தி திறக்க வேண்டியதில்லை, Officaid-இல் நேரடியாக விலைப்பட்டியல்களுடன் வேலை செய்ய உங்களை அனுமதிக்கிறது.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

விலைப்பட்டியல்களை ஏற்றுமதி செய்வது எப்படி என்று நீங்கள் அறிந்த பிறகு, இந்த தொடர்புடைய வழிகாட்டிகளை ஆராயுங்கள்:

• விலைப்பட்டியலை அனுப்புவது – PDF-ஐ இணைத்து உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு நேரடியாக மின்னஞ்சல் அனுப்பவும்
• விலைப்பட்டியல் நிலைகளைப் புரிந்துகொள்ளுதல் – பணம் செலுத்துதல் சுழற்சியில் ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலும் எங்கு உள்ளது என்பதைக் கண்காணிக்கவும்
• பணம் செலுத்துதலைப் பதிவு செய்தல் – பணம் வரும்போது விலைப்பட்டியல்களைச் செலுத்தப்பட்டதாகக் குறிக்கவும்