从草稿到已付款：跟踪整个流程
Officaid 中的每张发票都有一个状态，反映其在付款周期中的位置。了解这些状态有助于您快速识别需要关注的发票，跟踪未结款项，并整理好应收账款。
发票状态详解
Officaid 使用五种状态来跟踪发票的生命周期：
- 草稿 – 发票已保存，但尚未定稿或发送给客户。您可以自由继续编辑。
- 到期 – 发票已批准，正在等待付款。Officaid 会显示距离到期日还有多少天。
- 逾期 – 已过到期日且未收到全额付款。Officaid 会显示发票逾期多少天。
- 部分付款 – 客户已支付发票金额的一部分，但仍有余额未结。
- 已付款 – 发票已全额付清，无需进一步操作。
状态会根据您的操作和发票到期日自动更新。您无法手动覆盖状态。
发票生命周期
以下是典型发票在系统中的流转过程：
- 您创建发票并将其保存为草稿。
- 定稿后，您批准草稿，状态变更为到期。
- 如果到期日已过且未付款，状态将变更为逾期。
- 当您记录付款时，根据收到的金额，状态会更新为部分付款或已付款。
请定期关注逾期发票。发票未支付的时间越长，收款可能越困难。
将草稿转换为发票
草稿发票是尚未发送给客户的内部文件。该文件本身标记为“草稿发票”，以区别于已定稿的发票。
要定稿草稿并准备发送：
- 1 打开您要定稿的草稿发票。
- 2 审核所有详情以确保准确无误。
- 3 点击 批准草稿 按钮。
批准后，文件标题将变更为税务发票（如果任何行项目适用税务）或发票（如果不适用税务）。状态也会从草稿变更为到期。
批准草稿后，编辑选项将受到限制。请在点击 批准草稿 之前，确保所有详情准确无误。
按状态筛选发票
当发票数量较多时，按状态筛选有助于您关注需要处理的事项。要筛选发票列表：
- 1 前往 财务 → 收入，然后打开 发票 选项卡。
- 2 点击顶部的其中一个筛选按钮：全部、草稿、到期、逾期 或 已付款。
列表将更新，仅显示符合所选状态的发票。这让您能轻松一次性查看所有逾期发票，或检查哪些草稿仍需定稿。
常见问题
不可以。发票状态会根据您的操作自动更新。当您批准草稿时，状态变为“到期”。当您记录付款时，状态变为“部分付款”或“已付款”。当到期日过后，状态变为“逾期”。这确保您的记录始终反映每张发票的真实状态。
打开发票并滚动到 发票活动 部分。这里显示了所有已收付款的完整历史记录，包括日期和金额。您也可以在发票顶部查看剩余余额。
文档标题取决于是否应用了税务。如果任何行项目包含税务，文档标题为 税务发票。如果没有任何行项目应用税务，则标题仅为 发票。这一区分有助于在要求使用税务发票来申报进项税的地区保持合规。
不可以。您必须先批准草稿才能发送。这确保只有定稿的发票才会发送给您的客户，防止意外发送不完整或不正确的文档。
Officaid 仍会将发票标记为 已付款。付款记录将反映实际收到的金额。如果您需要退还多付的金额，可以创建贷项通知单或将其作为单独的交易处理。
接下来做什么？
既然您已了解发票状态，请探索这些相关指南：