创建您的第一张发票
通过清晰、专业的发票更快收款。Officaid 负责格式和计算，让您专注于重要细节：您开具的账单内容以及付款方是谁。
开始之前
请确保您的 Officaid 账户中已设置以下内容：
- 至少添加了一位客户到联系人中，或者在填写发票时随时添加
- 至少设置了一个付款账户，以便指定资金存入位置（财务 → 账户），或者在填写发票时随时添加
- 已在设置中配置好您的业务详情
- 您偏好的税率（如适用）
1. 创建新发票
- 1 在主菜单中导航至 财务 → 收入。默认打开 发票 选项卡。
- 2 点击右上角的 + 新增发票 按钮。
- 3 从下拉列表中选择您的 客户。如果需要更新其地址，请点击 编辑客户详情。
- 4 新客户？点击客户列表中的 + 新增。将打开 新客户 面板（姓名、法定名称、税号、电子邮件、地址）。保存后，该客户将在发票中被选中并保留在您的联系人中，即使您尚未完成发票。
2. 添加行项目和税务
定义您要开具账单的服务或产品：
- 1 在 项目 字段中，从您的目录中选择产品或服务。如果尚未存在，点击 + 新增 创建，然后设置其 数量 和 汇率。
- 2 检查 应税 开关。如果目录项目包含税务，系统已为您开启；如有需要请更改。
- 3 如果您输入的价格已包含税款，请开启 含税 开关。
- 4 检查税率（例如 GST 9%）。税率已从项目中填入；如有需要，可从下拉列表中另选税率。
每行还有 单位（默认为“每个”）以及应税行上的 GST 类别（如标准税率供应），这些也都从项目中填入。
您可以维护产品和服务目录以加快发票创建速度。了解更多请参见 了解项目。
3. 完成并保存
- 1 选择付款账户，指定资金应存入的账户。还没有账户？输入名称并点击 + 新增：添加新账户 面板会打开并自动填入名称，点击 添加账户 即可保存并选中该账户，同时保持发票处于打开状态。
- 2 如果整张发票有折扣，请输入折扣：可以是 SGD 金额，也可以点击输入框旁的小菜单选择 %（金额会以灰色显示在下方）。GST 是基于折扣后的金额计算的。如有需要，请添加客户备注。
- 3 点击 添加发票 以保存。您的发票将保存为草稿。
在报表中，折扣会单独显示为一行，即销售折扣，位于销售下方（参见 损益表）。
发票需要包含客户、付款账户和至少一个项目。如果缺少任何一项，添加发票 会在相应字段下方显示消息，例如“您需要选择客户”、“您需要选择付款账户”或“您需要选择项目”。
4. 批准发票
新保存的发票是草稿。草稿尚未发送，也不会计入您的财务报表——您需要批准它，使其成为正式发票。
- 1 从发票列表中打开该发票。
- 2 检查详情，然后点击 批准草稿。
- 3 在提示时进行确认。
只有已批准的发票才会出现在您的损益表、应收账款账龄分析和现金流量表中，并且只有已批准的发票才能记录付款。批准后，您还可以稍后复制该发票，以便在再次向同一客户开票时节省时间。
了解额外字段
您可以使用发票表单底部的这些可选字段：
- 内部备注（隐藏）： 供团队内部使用的私密备注。客户不会看到此内容。
- 客户备注： 公开消息，例如付款说明或感谢语。
- 买方参考号（可选）： 位于付款账户下方，填写客户提供的采购订单号或参考号（如有）。
- 条款与条件： 为公司设置的一段文本，用于新发票和草稿发票。在发票中包含条款与条件 开关可控制每张发票上是否显示该内容。一旦发票被批准，它将保留批准时的条款，因此之后修改文本不会更改该发票或其 PDF。
常见问题
新发票保存后默认为草稿状态，草稿不会计入损益表、应收账款或现金流量表。打开发票并点击批准草稿即可使其生效，之后它会出现在您的报表中。
可以。只要您尚未针对该发票记录全额付款，随时都可以打开发票并进行修改。
不需要。您可以直接在任意行项目的下拉菜单中选择税率。如果找不到所需的税率，可以直接在该菜单中创建一个新的。
可以。从发票币种下拉菜单中选择任何已启用的货币即可。如果列表中没有您需要的货币，您可以直接在下拉菜单中创建。
接下来做什么？
既然您的发票已准备就绪，不妨看看这些相关指南：