记录付款

完成客户付款闭环

清楚了解已付款项和未结款项。在 Officaid 中记录付款可让发票与实际现金流保持同步，随时清晰掌握应收账款状况。

开始之前

请确保您已准备好以下内容：

• 一张状态为 到期、逾期 或 部分付款 的已批准发票
• 在 Officaid 中至少设置一个 付款账户，用于记录资金接收位置

如何记录付款

当客户支付发票时，记录付款会更新发票状态，并在您的账户历史记录中记录该交易。

1. 1 前往 财务 → 收入，打开 发票 选项卡。
2. 2 点击您收到付款的那张发票。
3. 3 在发票头部，点击 记录付款（位于 添加贷项通知单 和 添加核销 旁边）。
4. 4 检查预填字段，如有需要请进行调整。
5. 5 点击 添加付款 以保存。

保存后，发票状态会自动更新。如果付款覆盖全部余额，状态将变为 已支付。如果付款少于总金额，状态将变为 部分付款。

了解付款字段

点击 记录付款 时，表单已预填以节省您的时间：

• 付款日期 默认为今天，您可以更改为实际收到付款的日期。
• 账户 匹配您的默认付款账户。如果资金存入其他账户，请选择不同的账户。
• 金额 显示发票的剩余余额。如果记录部分付款，请调整此金额。
• 备注 允许您添加可选说明，例如参考编号或付款方式详情。

记录部分付款

并非所有客户都会一次性付清。一些发票会分期支付，尤其是大额或持续项目。Officaid 可无缝处理这种情况：

1. 记录收到的第一笔部分付款金额。
2. 发票状态会变为部分付款，并显示剩余余额。
3. 当收到额外付款时，请使用相同流程记录每一笔。
4. 一旦收到全额款项，状态将自动变为已支付。

每笔付款都会单独记录，让您完整了解发票的结算方式和时间。

查看付款历史记录

所有已记录的付款都会显示在发票详情页的发票活动部分。这为您提供了该发票所有付款的历史记录。每条记录显示：

• 付款金额以及资金被记录到的账户
• 付款记录的日期和时间
• 记录该付款的人员

您可以点击 查看 以查看完整的付款详情（包括备注），或者点击 移除 以删除记录错误的付款。

编辑或删除付款

难免出错。如果您记录的付款金额、日期或账户有误，您可以直接更正，无需删除发票。

要编辑付款：

1. 1 打开发票并滚动到发票活动部分。
2. 2 找到付款记录并点击 查看。
3. 3 修改付款详情。
4. 4 点击 更新付款 以保存。

要完全移除一笔付款：

1. 1 打开发票并滚动到发票活动部分。
2. 2 找到付款记录并点击 移除。
3. 3 移除付款窗口将显示该笔付款（金额、日期和账户），并说明到期余额将因此金额发生变化。点击 移除 确认，或点击 取消 保留该记录。

常见问题

接下来做什么？

既然您已经记录了付款，不妨看看这些相关指南：

• 了解发票状态 – 查看付款如何影响发票在整个生命周期中的状态
• 添加贷项通知单 – 为现有发票开具退款或进行更正
• 核销发票 – 处理无法收回且不会付款的发票