掌握每份报价单的当前状态
报价单从初稿到最终发票，会经历多个阶段。了解这些状态有助于您有效管理提案、在合适的时间跟进，并保持销售商机准确无误。
Officaid 使用七种状态来追踪报价单。每种状态都准确显示报价单在生命周期中的位置以及可用的操作。
报价单生命周期
报价单通常按以下阶段流转：
草稿 → 就绪 → 已发送 → 已批准 → 已转化
不过，并非所有报价单都遵循这一确切路径。有些会被拒绝，有些会过期，有些则会退回草稿进行修订。这些状态涵盖了所有此类场景。
报价单上的每个状态按钮（例如 标记为就绪 或 标记为已拒绝）在更改状态前都会询问 确定吗？ 点击 是 以继续。
草稿
草稿 是每份报价单的起点。当您创建新报价单时，它初始状态为草稿。
草稿报价单是一个进行中的工作。您仍在构建它、完善行项目、检查价格，或在定稿前等待信息。此时尚未准备好分享给客户。
您可以执行的操作：
- 编辑 报价单
- 定稿后 标记为就绪
- 下载 PDF 进行审阅
- 如果不再需要，删除 报价单
- 发送 报价单（建议先标记为就绪）
视觉指示器： 灰色“草稿”徽章
仪表盘筛选： 点击“草稿”以查看所有正在准备的报价单
就绪
就绪 表示报价单已定稿，准备发送给客户。您已审阅所有内容，一切就绪。
将报价单标记为就绪是一个检查点。它表明报价单已在内部经过审阅和批准，即使尚未发送。
处于“就绪”状态的报价单暂时无法批准或拒绝。如果客户在您发送前（例如通过电话）已作出答复，请先点击 标记为已发送，之后即可看到 标记为已批准 和 标记为已拒绝 选项。
您可以执行的操作：
- 发送邮件 将报价单发送给您的客户
- 标记为已发送 如果您通过其他渠道发送
- 返回草稿 如果您需要进一步修改
- 编辑 报价单（如有需要）
- 下载 PDF 文件
视觉标识： 绿色“就绪”徽章
仪表盘筛选： 点击“就绪”查看待发送的报价单
已发送
已发送 表示报价单已送达客户。他们目前正在审阅您的提案，并考虑是否接受。
当您通过 Officaid 发送电子邮件，或手动标记为已发送（适用于通过其他渠道送达的报价单）时，报价单的状态将变为“已发送”。
您可以执行的操作：
- 标记为已批准 当客户接受时
- 标记为已拒绝 当客户拒绝时
- 发送邮件 再次发送（如需跟进或发送更新版本）
- 编辑 报价单（如需变更）
- 下载 PDF 文件
视觉标识： 蓝色“已发送”徽章
仪表盘筛选： 点击“已发送”查看等待客户回复的报价单
已批准
已批准 表示客户已接受您的提案。他们已确认愿意继续合作，该报价单现代表一份已确认的协议。
这是一个重要的里程碑。报价单获批意味着交易正在推进，您现在可以将报价单转换为发票。
您可以执行的操作：
- 转换为发票 从此报价单创建发票
- 发送邮件 发送副本（如有需要）
- 下载 PDF 文件
- 编辑 报价单（如需在开票前调整）
视觉指示器： 绿色的“已批准”徽章
仪表板筛选器： 点击“已批准”可查看可转换为发票的报价单
当您将报价单标记为已批准时，关联交易的金额会自动更新以匹配已批准的报价单金额。这有助于保持您的商机准确无误。
已拒绝
已拒绝 表示客户拒绝了您的提案。他们决定不再继续，原因可能是价格、时机、选择了竞争对手或其他原因。
虽然令人失望，但被拒绝的报价单是有价值的记录。它们有助于您分析赢单/输单模式，并了解交易为何未能成交。
您可以执行的操作：
- 创建修订版 以基于此报价单创建新的草稿报价单
- 下载 PDF 以存档
- 发送邮件 以在需要时发送副本
- 查看交易详情 以添加关于拒绝原因的备注
视觉指示器： 红色的“已拒绝”徽章
仪表板筛选器： 点击“已拒绝”可查看被拒绝的报价单
拒绝报价单不会更改关联的交易。其金额和阶段保持不变。
被拒绝的报价单无法转换为发票。不过，如果客户愿意协商，您可以使用 创建修订版 基于被拒绝的报价单快速创建新报价单，从而无需从头开始即可调整价格或条款。
创建修订版
当报价单被拒绝时，您无需重新开始。创建修订版 按钮允许您创建一个新的报价单，该报价单会复制被拒绝报价单的所有详情。
当您点击创建修订版时：
- 会出现一个确认提示，询问“您确定吗？”
- 点击 是 以继续
- 将创建一个处于 草稿 状态的新报价单，包含所有相同的详情，并关联到同一笔交易
- 新报价单将获得自己的编号、今天的日期作为报价单日期，以及一个新的有效期
- 被拒绝的报价单保持 已拒绝 状态
- 报价单活动日志将记录修订版的创建
从新的草稿中，您可以进行任何必要的变更，例如调整价格、更新行项目或延长有效期。然后将其标记为就绪并发送给客户。
已过期
已过期表示报价单的有效期至日期已过，且客户未作回应。该报价已不再有效。
当有效期过后，Officaid 会自动将状态更改为已过期。您无需手动操作。
您可以执行的操作：
- 创建修订版，基于此报价单创建新的草稿报价单
- 下载 PDF 以存档
- 发送邮件，如有需要可发送副本
- 查看交易详情，以便跟进客户
视觉标识： 橙色“已过期”徽章
仪表盘筛选： 点击“已过期”以查看已过有效期的报价单
已过期的报价单无法被批准或转换为发票。如果客户希望在过期后继续合作，请使用创建修订版功能，创建一份具有新有效期的报价单。这让您有机会根据需要更新价格或条款。
已转换
已转换是最终状态。这意味着报价单已转换为发票。此报价单的销售流程已完成。
已转换的报价单代表销售成功。提案已变为确认订单，您现在正在向客户开具账单。
您可以执行的操作：
- 下载 PDF 以存档
- 查看由此报价单创建的发票
- 查看交易详情，以查看完整的交易历史记录
视觉标识： 紫色“已转换”徽章
仪表盘筛选： 点击“已转换”以查看已变为发票的报价单
已转换的报价单无法编辑。该报价单现已锁定，作为双方所商定内容的历史记录。任何更改都需要在发票上进行。
状态流转
以下是报价单在不同状态间流转的方式：
从草稿：
- → 就绪（标记为就绪）
- → 已发送（发送邮件或标记为已发送）
- → 已删除（完全移除）
从就绪：
- → 已发送（发送邮件或标记为已发送）
- → 草稿（返回草稿）
从已发送：
- → 已批准（客户接受）
- → 已拒绝（客户拒绝）
- → 已过期（有效期已过）
从已批准：
- → 已转换（转换为发票）
从已拒绝或已过期：
- → 新的草稿报价单（通过创建修订版）
从已转换：
- 这是最终状态，无法再进行任何状态变更。
跨状态编辑
您可以在几乎所有状态下编辑报价单：
- 草稿 – 可完全编辑
- 就绪 – 可编辑
- 已发送 – 可编辑（修改后需重新发送）
- 已批准 – 可编辑（转换前）
- 已拒绝 – 不可编辑（请使用创建修订版）
- 已过期 – 不可编辑（请使用创建修订版）
- 已转换 – 不可编辑
这种灵活性允许您在发送后仍可进行更正或更新。如果您编辑了已发送的报价单，请记得重新发送，以便您的客户获取最新版本。
删除报价单
只有草稿状态的报价单可以删除。就绪状态的报价单可以返回草稿，然后删除。一旦报价单被发送或进入后续任何状态，它将成为您的业务记录的一部分，无法删除。
这是有意设计的。报价单是业务文档，日后可能用于审计、争议或分析。保留它们可确保您拥有完整的历史记录。
如果报价单不再相关但无法删除，请将其标记为已拒绝或让其过期。它将保留在您的记录中，但不会出现在您的活跃工作流程中。
常见问题
可以。您可以直接发送草稿报价单，无需先标记为就绪。报价单必须已发送才能被批准或拒绝：如果客户口头批准，请点击标记为已发送，然后点击标记为已批准。状态设置灵活，以符合实际业务场景。
报价单内容会更新，但状态仍保持为已发送。您应该重新发送报价单，以便客户收到更新版本。报价单活动记录会记录变更发生的时间。
在已拒绝的报价单上点击 创建修订版。这会创建一份草稿状态的新报价单，并复制所有相同的详情。之后您可以调整价格、条款或行项目，再把修订版发送给客户。
当有效期至日期过后，Officaid 会自动将状态改为已过期。为避免这种情况，请在到期前取得客户的答复，或编辑报价单以延长有效期。
接下来做什么？
既然您已了解报价单状态，请探索以下相关文章：