将您的提案展示给客户
仅仅把报价单留在系统里无法推动交易，发送出去才行。Officaid 让您轻松直接从平台通过电子邮件发送报价单，自动附加 PDF，并为您推荐客户邮箱。无需下载，无需切换到电子邮件应用，也不会忘记附件。
发送前准备
在发送报价单之前，请确保：
- 报价单已标记为“就绪”。 虽然草稿状态的报价单也可以发送，但建议先将其标记为“就绪”，以表明内容已最终确定。
- 所有信息准确无误。 请查看 PDF 预览，核对行项目、价格、日期和客户信息。
- 有效期设置合理。 确保“有效期至”日期给客户留出足够的回复时间。
- 系统中已录入客户邮箱。 Officaid 会从客户个人资料中推荐邮箱，请确保信息是最新的。
如何发送报价单
- 1 打开报价单详情页面
- 2 点击 发送电子邮件 按钮（位于操作按钮或快速操作面板中）
- 3 电子邮件面板将在屏幕右侧打开
- 4 输入或选择收件人邮箱地址
- 5 如有需要，请审阅并自定义主题和消息内容
- 6 点击 发送电子邮件 进行发送
发送后，报价单状态将变为 已发送，且该操作会记录在报价单活动时间线中。
电子邮件面板
点击“发送电子邮件”后，面板会打开，所有内容均已预填并准备就绪：
至 为收件人邮箱地址。点击该字段可查看来自客户个人资料的推荐邮箱。如果客户是公司，您将看到公司邮箱及相关联系人邮箱。请选择合适的邮箱，或手动输入其他地址。
主题 已预填报价单编号和“Quotation”（例如：“QUO-20251200002 - Quotation”）。如果您希望使用不同的主题行，可以编辑此内容。
消息正文 包含默认的问候语和消息。例如：
“尊敬的 [客户名称]，
请查收附件中的[交易名称]报价单。
如果报价单没有关联交易，消息将显示为“请查收报价单 [报价单编号]”。
您可以自由编辑此消息。使用格式工具栏，根据需要添加粗体、斜体或下划线文本。
附件显示将要发送的报价单 PDF。文件名与报价单编号一致（例如：QUO-20251200002.pdf）。此附件会自动添加，无法移除。
建议的电子邮件地址
Officaid 通过从客户个人资料中建议电子邮件地址，帮助您轻松找到正确的收件人。当您点击 至 字段时，您会看到：
- 公司邮箱（如果客户是拥有存档邮箱地址的公司）
- 联系人邮箱（与该客户公司相关的任何个人）
只需点击建议项即可选择。如果需要发送给不在列表中的人，请手动输入其电子邮件地址。
自定义您的消息
虽然默认消息适用于大多数情况，但您可能希望针对特定客户或交易进行自定义：
- 添加背景信息，关于最近的讨论或客户的具体需求
- 突出关键点，如特殊定价、限时优惠或重要条款
- 包含后续步骤，例如安排通话以讨论报价单
- 添加个人化元素，如表达感谢或对项目的热情
消息正文上方的格式工具栏允许您设置文本样式：
- B 表示粗体文本
- I 表示斜体文本
- U 表示下划线文本
发送后
当您点击 发送电子邮件 时，会发生以下几件事：
- 电子邮件已发送，收件人将收到附带报价单 PDF 的邮件
- 状态变更为已发送（如果之前不是）
- 活动已记录在报价单活动时间线中
- 电子邮件面板关闭，您返回到报价单详情页面
您的客户将从 Officaid 收到附带报价单的电子邮件。他们可以审阅、与团队讨论，并告知您他们的决定。
重新发送报价单
您可以多次发送报价单。这在以下情况下很有用：
- 客户没有收到，可能是由于垃圾邮件过滤器或技术问题
- 您已进行更新，需要发送修订版本
- 您需要发送给其他收件人，例如其他利益相关者
- 您想跟进并发送提醒
只需再次点击 发送电子邮件，根据需要调整收件人和消息内容，然后发送。每次发送都会记录在报价单活动日志中。
标记为已发送
有时您可能通过其他渠道发送报价单，例如：
- Officaid 之外的个人电子邮件
- WhatsApp 等即时通讯应用
- 会议期间当面发送
- 通过客户门户或其他系统
在这些情况下，请使用 标记为已发送 来更新报价单状态，而无需从 Officaid 实际发送电子邮件。即使您在外部发送报价单，这也能确保您的记录准确无误。
点击操作按钮或快速操作面板中的 标记为已发送。状态将变为已发送，该操作会记录在活动时间线中。
返回草稿
如果您已将报价单标记为就绪，但在发送前需要进行重大更改，可以将其恢复为草稿状态。
点击 返回草稿 将状态改回草稿。这在以下情况下很有用：
- 您意识到报价单在发送前还需要更多工作
- 客户的需求发生了变化
- 您需要更新价格或行项目
回到草稿状态后，您可以自由编辑，并在报价单最终确定后再次标记为就绪。
常见问题
可以。您可以从建议电子邮件下拉菜单中选择，或手动输入额外的电子邮件地址来添加多个收件人。当您需要发送给多个利益相关者（例如采购经理和项目主管）时，这非常有用。
可以。您可以从除已转换状态以外的任何状态发送报价单。不过，良好的做法是在发送前将报价单标记为就绪，以表明其已最终确定并经过审核。
报价单是从 Officaid 的电子邮件系统发出的。收件人将看到这是 Officaid 代表您的公司发送的。请确保您的公司详情配置正确，以便客户知道报价单来自谁。
不是的。电子邮件仅包含报价单 PDF 作为附件。如果您需要发送其他文件，请通过您的电子邮件应用单独发送，或在消息中说明客户可以在哪里找到这些文件。
接下来做什么？
既然您已了解如何发送报价单，不妨看看这些相关文章：