செலவு தரவைப் பதிவிறக்கம் மற்றும் ஏற்றுமதி செய்தல்

உங்கள் செலவு தரவை ஏற்றுமதி செய்யுங்கள்

உங்கள் கணக்காளருடன் செலவு அறிக்கைகளைப் பகிரவோ அல்லது உங்கள் பதிவுகளைப் பின்புலமாக வைத்திருக்கவோ வேண்டுமா? Officaid செலவுகள் மாட்யூலில் உள்ள நான்கு டேப்களிலிருந்தும் தரவை Excel கோப்புகளாக ஏற்றுமதி செய்யவும், ரசீது இணைப்புகளை தொகுதியாகப் பதிவிறக்கவும். வரி காலத்திற்குத் தயாராகவோ, ஆடிட் நடத்துவதற்கோ அல்லது வெறும் ஆஃப்லைன் நகல்களை வைத்திருக்கவோ, ஏற்றுமதி செய்வது எளிதானது.

நீங்கள் பதிவிறக்க முடியும்

Finance → Expenses இல் உள்ள ஒவ்வொரு டேபிலும் Download பொத்தான் உள்ளது; கிடைக்கும் தரவைப் பொறுத்து வெவ்வேறு விருப்பங்கள் உள்ளன:

• Expenses டேப் – அனைத்து செலவுகளின் Excel பட்டியலைப் பதிவிறக்கவும் அல்லது அனைத்து ரசீது இணைப்புகளையும் தொகுதியாகப் பதிவிறக்கவும்
• Payables டேப் – அனைத்து செலுத்த வேண்டிய தொகைகளின் Excel பட்டியலைப் பதிவிறக்கவும் அல்லது பதிவேற்றப்பட்ட பில் இணைப்புகளைத் தொகுதியாகப் பதிவிறக்கவும்
• Vendors டேப் – அவற்றின் செலவு மொத்தங்களுடன் அனைத்து வழங்குநர்களின் Excel பட்டியலைப் பதிவிறக்கவும்
• Categories டேப் – அவற்றின் செலவு மொத்தங்களுடன் அனைத்து வகைகளின் Excel பட்டியலைப் பதிவிறக்கவும்

பதிவிறக்குவதற்கு முன் வடிகட்டுதல்

ஏற்றுமதி செய்யும் முன், உங்களுக்குத் தேவையானதைத் துல்லியமாகக் குறைக்க வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்துங்கள். ஏற்றுமதியில் உங்கள் தற்போதைய வடிகட்டி அமைப்புகளுடன் பொருந்தும் பதிவுகள் மட்டுமே அடங்கும்.

கிடைக்கும் வடிகட்டிகள் டேபைப் பொறுத்து மாறுபடும், ஆனால் பொதுவாக இவை அடங்கும்:

• ஆண்டு – குறிப்பிட்ட ஆண்டிலிருந்து தரவைப் பார்த்து ஏற்றுமதி செய்யுங்கள்
• தனிப்பயன் தேதி வரம்பு – குறிப்பிட்ட தொடக்க மற்றும் முடிவு தேதிகளை அமைக்கவும்
• நிலை – செலுத்தவேண்டியவற்றை அனைத்தும், காலம் கடந்தது, காலக்கெடு அல்லது செலுத்தப்பட்டது என வடிகட்டவும்

ஒரே நேரத்தில் எல்லாவற்றையும் பதிவிறக்குவதற்குப் பதிலாக, நிதி காலாண்டு அல்லது வரி ஆண்டு போன்ற குறிப்பிட்ட காலத்திற்கான தரவை ஏற்றுமதி செய்ய வேண்டியிருக்கும்போது இது குறிப்பாக பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

Expenses டேபிலிருந்து பதிவிறக்கம்

Expenses டேப் உங்களுக்கு பரிவர்த்தனை தரவு மற்றும் ரசீது இணைப்புகளை இரண்டையும் ஏற்றுமதி செய்ய அனுமதிக்கிறது.

1. 1 Finance → Expenses க்குச் செல்லவும் (இயல்புநிலையில் Expenses டேபில் நீங்கள் தரையிறங்குவீர்கள்).
2. 2 ஏற்றுமதி செய்ய விரும்பும் செலவுகளைக் குறைக்க ஆண்டு வடிகட்டியை அல்லது தேடல் பெட்டியைப் பயன்படுத்துங்கள்.
3. 3 வலது மேல் மூலையில் உள்ள Download பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 உங்கள் பதிவிறக்க விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்:

• Excel – அனைத்து செலவு விவரங்களையும் கொண்ட ஒரு ஸ்பிரெட்ஷீட்டைப் பதிவிறக்குகிறது
• ரசீதுகள் – அனைத்து இணைக்கப்பட்ட ரசீது கோப்புகளையும் கோப்புகளாகப் பதிவிறக்குகிறது

Excel ஏற்றுமதியில் என்ன உள்ளது:

கோப்பின் பெயர் Expenses_yyyymmdd_hhmmss.xlsx ஆகும், இதில் பின்வரும் நெடுவரிசைகள் உள்ளன:

• தேதி
• வழங்குநர்/பணம் பெறுபவர்
• OCR
• வகை
• கணக்கு பெயர் – பயன்படுத்தப்பட்ட பணம் செலுத்தல் கணக்கு
• தொகை (SGD)
• தொகை
• நாணயம்
• விளக்கம் – நீங்கள் உள்ளிடும் குறிப்புகள்

ரசீதுகள் விருப்பத்தின் மூலம் அனைத்து இணைக்கப்பட்ட ரசீது கோப்புகளையும் தொகுப்பாகப் பதிவிறக்கலாம். உங்களிடம் பல ரசீதுகள் இருந்தால், தயார் செய்ய சிறிது நேரம் ஆகலாம்.

செலுத்தவேண்டியவை தாவலில் இருந்து பதிவிறக்குதல்

செலுத்தவேண்டியவை டேப்பில், செலுத்த வேண்டிய தரவுகளையும் பதிவேற்றிய பில் இணைப்புகளையும் ஏற்றுமதி செய்ய முடியும்.

1. 1 நிதி → செலவுகள் பக்கத்திற்குச் சென்று செலுத்தவேண்டியவை டேப்பைத் திறக்கவும்.
2. 2 எந்தச் செலுத்தவேண்டியவற்றை ஏற்றுமதி செய்ய வேண்டும் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்க, நிலை பொத்தானை (அனைத்தும், காலம் கடந்தது, காலக்கெடு, அல்லது செலுத்தப்பட்டது) அழுத்தவும்.
3. 3 வலது மேல் மூலையில் உள்ள பதிவிறக்கு பொத்தானை அழுத்தவும்.
4. 4 உங்கள் பதிவிறக்க விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்:

• Excel – அனைத்து செலுத்த வேண்டிய விவரங்களையும் கொண்ட ஒரு ஸ்பிரெட்ஷீட்டைப் பதிவிறக்குகிறது
• செலுத்தவேண்டியவை – பதிவேற்றிய அனைத்து பில் இணைப்புகளையும் கோப்புகளாகப் பதிவிறக்குகிறது

Excel ஏற்றுமதியில் என்ன உள்ளது:

கோப்பின் பெயர் Bills_yyyymmdd_hhmmss.xlsx ஆகும், இதில் பின்வரும் நெடுவரிசைகள் உள்ளன:

• செலுத்த வேண்டிய தேதி
• நிலை
• வழங்குநர்/பணம் பெறுபவர்
• வகை
• தொகை
• நாணயம்
• விளக்கம்

வழங்குநர்கள் மற்றும் வகைகளிலிருந்து பதிவிறக்குதல்

வழங்குநர்கள் மற்றும் வகைகள் தாவல்கள் இரண்டும் Excel பதிவிறக்கங்களை மட்டுமே வழங்குகின்றன (பதிவிறக்க இணைப்புகள் இல்லை).

1. 1 நிதி → செலவுகள் பக்கத்திற்குச் சென்று வழங்குநர்கள் அல்லது வகைகள் டேப்பைத் திறக்கவும்.
2. 2 குறிப்பிட்ட காலத்திற்கான மொத்தங்களைப் பெற விரும்பினால் தேதி வடிகட்டியை மாற்றவும்.
3. 3 பதிவிறக்கு பொத்தானைக் கிளிக் செய்து Excel ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

வழங்குநர்கள் ஏற்றுமதியில் என்ன உள்ளது:

• வழங்குநர் பெயர்
• இந்த வழங்குநருடன் செலவு செய்யப்பட்ட மொத்த தொகை (வடிகட்டப்பட்ட காலத்திற்காக)

வகைகள் ஏற்றுமதியில் என்ன உள்ளது:

• வகை பெயர்
• வகை வகைப்பாடு (அமைப்பு அல்லது தனிப்பயன்)
• இந்த வகையில் செலவு செய்யப்பட்ட மொத்த தொகை (வடிகட்டப்பட்ட காலத்திற்காக)

தனித்தனி இணைப்புகளைப் பதிவிறக்குதல்

மொத்தமாகப் பதிவிறக்குவதற்குப் பதிலாக ஒரு ரசீது அல்லது பில் மட்டுமே தேவைப்பட்டால், நீங்கள் இணைப்புகளைத் தனித்தனியாகப் பதிவிறக்கலாம்.

செலவுகளுக்கு:

செலவுகள் பட்டியலில், ரசீது நெடுவரிசையில் இணைப்பு ஐகானைத் தேடுங்கள். அந்தச் செலவின் ரசீது இணைப்பை நேரடியாகப் பதிவிறக்க அதைக் கிளிக் செய்யவும். மாற்றாக, ரசீதை முன்னோட்டப் பலகையில் காண செலவைத் திறந்து, பின்னர் பதிவிறக்க ஐகானைப் பயன்படுத்தவும்.

செலுத்த வேண்டிய தொகைகளுக்கு:

எந்தவொரு செலுத்த வேண்டிய தொகையையும் கிளிக் செய்து அதன் விவரங்கள் பக்கத்தைத் திறக்கவும். ஒரு பில் இணைக்கப்பட்டிருந்தால், அது PDF பார்வையாளர் பலகையில் தோன்றும். பார்வையாளர் கருவிப்பட்டியில் உள்ள பதிவிறக்க ஐகானைக் கிளிக் செய்து கோப்பை உங்கள் சாதனத்தில் சேமிக்கவும்.

பொதுவான ஏற்றுமதி சூழ்நிலைகள்

செலவு தரவை ஏற்றுமதி செய்வது பயனுள்ள சில பொதுவான சூழ்நிலைகள் இங்கே:

• ஆண்டு முடிவு கணக்கியல் – ஆண்டு முழுவதும் உள்ள அனைத்து செலவுகளையும் ஏற்றுமதி செய்து உங்கள் கணக்காளரிடம் அல்லது புக்கீப்பரிடம் பகிரவும்.
• வரி தயாரிப்பு – உங்கள் வரி அறிக்கையில் கழிப்புகளை ஆதரிக்க ரசீதுகளுடன் செலவுகளைப் பதிவிறக்கவும்.
• செலவு ஆடிட் – ஆடிட் ஆவணங்களுக்காக ரசீதுகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டிய ஆவணங்களை மொத்தமாகப் பதிவிறக்கவும்.
• வழங்குநர் பகுப்பாய்வு – செலவு முறைகளை மதிப்பாய்வு செய்து, சிறந்த விகிதங்களைப் பேச வாய்ப்புகளைக் கண்டறிய வழங்குநர்கள் பட்டியலை ஏற்றுமதி செய்யவும்.
• பட்ஜெட் மதிப்பாய்வு – வகைகளின் அடிப்படையில் செலவுகளைப் பகுப்பாய்வு செய்து பட்ஜெட்டுகளுடன் ஒப்பிட, வகைகளை ஏற்றுமதி செய்யவும்.
• பேக்அப் – ஆஃப்லைன் பேக்அப்புகளாக உங்கள் செலவு தரவு மற்றும் ரசீதுகளை அவ்வப்போது பதிவிறக்கவும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

உங்கள் செலவு தரவை எப்படி ஏற்றுமதி செய்வது என்பதை நீங்கள் அறிந்திருப்பதால், இந்த தொடர்புடைய வழிகாட்டிகளை ஆராயுங்கள்:

• செலவைப் பதிவு செய்வது – ரசீது இணைப்புகளுடன் செலவுகளைச் சேர்
• செலுத்த வேண்டிய தொகையை உருவாக்குதல் – பில்களைக் கண்காணித்து ஆதார ஆவணங்களைப் பதிவேற்று
• செலவு வகைகளை நிர்வகித்தல் – சிறந்த ஏற்றுமதிகளுக்காக வகைப்படி உங்கள் செலவுகளை அமைக்கவும்