செலவைப் பதிவு செய்வது எப்படி

ஒவ்வொரு செலவும் கணக்கில்

உங்கள் பணம் எங்கே செல்கிறது என்பதைத் துல்லியமாக அறியுங்கள். Officaid-ல் செலவுகளைப் பதிவு செய்வது வணிகச் செலவுகளைக் கண்காணிக்கவும், துல்லியமான நிதி பதிவுகளைப் பராமரிக்கவும், மற்றும் எல்லாவற்றையும் ஒரே இடத்தில் வைத்து வரி காலத்திற்குத் தயாராகவும் உதவுகிறது. அலுவலகப் பொருட்கள், மென்பொருள் சந்தாக்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர் உணவுகள் என, ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையும் பதிவு செய்யப்பட்டு வகைப்படுத்தப்படுகிறது.

செலவுகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டியவை

ஒரு பரிவர்த்தனையைப் பதிவு செய்வதற்கு முன், வேறுபாட்டைப் புரிந்து கொள்வது முக்கியம்:

• செலவு – நீங்கள் ஏற்கனவே செலுத்திய பணம். பணம் உங்கள் கணக்கிலிருந்து வெளியேறியுள்ளது.
• செலுத்த வேண்டியது – நீங்கள் இன்னும் செலுத்த வேண்டிய ஒரு பில். பணம் கடன் ஆக உள்ளது, ஆனால் இன்னும் செலுத்தப்படவில்லை.

வங்கி கணக்கு, கிரெடிட் கார்டு அல்லது ரொக்கத்திலிருந்து பணம் ஏற்கனவே கழிக்கப்பட்ட முடிந்த பரிவர்த்தனைகளுக்கு செலவுகளைப் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் பின்னர் செலுத்தும் ஒரு பில்லைப் பெற்றால், செலுத்த வேண்டியவற்றைப் பயன்படுத்தவும்.

தொடங்குவதற்கு முன்

உங்கள் Officaid கணக்கில் பின்வருவனவற்றை அமைத்துக் கொண்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்தவும்:

• குறைந்தது ஒரு பணம் செலுத்தல் கணக்கு சேர்க்கப்பட்டது (வங்கி கணக்கு, கிரெடிட் கார்டு அல்லது ரொக்கக் கணக்கு)
• செலவுடன் தொடர்புபடுத்த குறைந்தது ஒரு வழங்குநர் (அல்லது செயல்முறையின் போது ஒன்றைச் சேர்க்கலாம்)
• செலவுகளில் வரியைக் கண்காணிக்க வேண்டுமெனில், உங்கள் விருப்பமான வரி விகிதங்கள் அமைக்கப்பட்டன

செலவைப் பதிவு செய்வது எப்படி

1. 1 நிதி → செலவுகள் பகுதிக்குச் செல்லவும்.
2. 2 வலது மேல் மூலையில் புதிய செலவு சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
3. 3 கீழ்நோக்கிய பட்டியலில் இருந்து வழங்குநர்/பணம் பெறுபவர் ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும், அல்லது புதிய வழங்குநரை உருவாக்க + புதியது சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 செலவு செலுத்தப்பட்ட பணம் செலுத்தல் கணக்கு ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
5. 5 தொகை ஐ உள்ளிடவும், பொருந்தினால் நாணயம் ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
6. 6 செலவு நடைபெற்ற தேதி ஐ அமைக்கவும் (அதைக் கிளிக் செய்தால் ஒரு காலண்டர் திறக்கும்).
7. 7 வரி பொருந்தினால் வரி விதிக்கக்கூடியது ஐ இயக்கவும் (கீழே செலவுகளுக்கு வரியைச் சேர்ப்பது பார்வையிடுங்கள்).
8. 8 செலவை வகைப்படுத்த ஒரு வகை ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
9. 9 கூடுதல் பின்னணிக்காக எந்த குறிப்புகள் வேண்டுமானால் சேர்க்கவும் (விருப்பத்திற்குரியது).
10. 10 உங்களிடம் ரசீது இருந்தால் அதைப் பதிவேற்றவும் (விருப்பத்திற்குரியது ஆனால் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது): அதை ரசீது இங்கே இழுத்து விடவும் பகுதியில் இழுத்து விடவும், அல்லது கோப்பைத் தேர்ந்தெடு என்பதைக் கிளிக் செய்து கோப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
11. 11 செலவு சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்து சேமிக்கவும்.

சேமித்தவுடன், அந்தச் செலவு உங்கள் செலவுப் பட்டியலில் தோன்றி, நிதி அறிக்கைகளில் பிரதிபலிக்கும். நீங்கள் ரசீது ஒன்றை இணைத்திருந்தால், அதன் ரசீது நெடுவரிசையில் ஒரு கிளிப் ஐகான் தோன்றும்.

செலவு புலங்களைப் புரிந்து கொள்ளுதல்

செலவு படிவத்தில் உள்ள ஒவ்வொரு புலமும் என்னவென்று இங்கே காணலாம். பணம் செலுத்தல் கணக்கு, தொகை மற்றும் வகை அவசியம்; மற்றவை விருப்பத்திற்குரியவை.

• வழங்குநர்/பணம் பெறுபவர் – நீங்கள் பணம் செலுத்திய வணிகம் அல்லது நபர். ஏற்கனவே உள்ள வழங்குநர்களிடமிருந்து தேர்ந்தெடுக்கவும் அல்லது உடனடியாக புதியவரை உருவாக்கவும். விருப்பத்திற்குரியது: காலியாக விட்டால், 'குறிப்பிடப்படவில்லை' என்று தோன்றும்.
• பணம் செலுத்தல் கணக்கு (அவசியம்) – பணம் செலுத்தப்பட்ட கணக்கு, உங்கள் வணிக வங்கி கணக்கு, கிரெடிட் கார்டு அல்லது சிறு ரொக்கம் போன்றவை.
• தொகை (அவசியம்) – நீங்கள் செலவு செய்த மொத்த தொகை, பொருந்தினால் வரி உட்பட. இந்தப் பெட்டி எண்கள் மற்றும் தசமப் புள்ளியை மட்டுமே ஏற்கும், மற்றும் தொகை 0-ஐ விட அதிகமாக இருக்க வேண்டும்.
• நாணயம் – செலவின் நாணயம். நீங்கள் பல நாணயத்தை இயக்கியிருந்தால் இந்தப் புலம் தோன்றும், இயல்புநிலையில் SGD ஆக இருக்கும்.
• தேதி – செலவு நடைபெற்ற நேரம். இது அறிக்கைகளுக்குப் பயன்படுத்தப்படுகிறது மற்றும் உங்கள் ரசீது அல்லது வங்கி அறிக்கையுடன் பொருந்த வேண்டும்.
• வரி விதிக்கக்கூடியது – செலவுக்கு வரி பொருந்தினால் இதை இயக்கவும். பின்னர் வரி விகிதத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும், Officaid வரி தொகையைக் கணக்கிடும்.
• வகை (அவசியம்) – செலவு எவ்வாறு வகைப்படுத்தப்படுகிறது, உதாரணமாக அலுவலக செலவுகள், உணவு & பொழுதுபோக்கு, அல்லது பயணம். வகைகள் அறிக்கை மற்றும் வரி தயாரிப்புக்கு உதவுகின்றன.
• குறிப்புகள் – விருப்பத்திற்குரிய குறிப்புகள் அல்லது விளக்கங்கள், எந்தச் செலவுக்கு அது என்பது அல்லது அதை யார் தொடர்புபடுத்துகிறார்கள் என்பது போன்றவை.
• ரசீது – பதிவு வைத்திருக்க உங்கள் ரசீதின் படம் அல்லது PDF ஐ பதிவேற்றவும். இழுத்து விடலாம் அல்லது உலாவ கிளிக் செய்யலாம்.

ஒரு அவசியமான புலம் இல்லையெனில், செலவு சேர் அதன் கீழே ஒரு செய்தியைக் காட்டும், ஒவ்வொன்றாக: "நீங்கள் ஒரு கணக்கைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்", "நீங்கள் தொகையை உள்ளிட வேண்டும்", பின்னர் "நீங்கள் ஒரு செலவு வகையைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்".

0 அல்லது அதற்குக் குறைவான தொகை நிராகரிக்கப்படும்: "0-ஐ விட அதிகமான தொகையை உள்ளிடவும்."

செலவுகளுக்கு வரியைச் சேர்த்தல்

உங்கள் செலவில் நீங்கள் கணக்கிட வேண்டிய வரி உள்ளது (உதாரணமாக, உள்ளீட்டு வரி கிரெடிட்களைக் கோருவதற்காக) என்றால், அதைப் பதிவு செய்யலாம்:

1. 1 வரி விதிக்கக்கூடியது சுவிட்சை இயக்கவும்.
2. 2 இறங்கு பட்டியலில் பொருத்தமான வரி விகிதத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. 3 செலவு தொகையின் அடிப்படையில் Officaid வரி தொகையை தானாகவே கணக்கிடும்.

வரித் தொகை தனித்துக் காட்டப்பட்டு, உங்கள் வரி அறிக்கைகளில் சேர்க்கப்படும்.

ரசீதுகளைப் பதிவேற்றம் செய்வது

ரசீதுகளைச் செலவுகளுடன் இணைத்து வைப்பது பதிவுகளை வைத்திருப்பதை எளிதாக்குகிறது மற்றும் ஆடிட் அல்லது வரி காலத்தில் உதவுகிறது. நீங்கள் இந்த வடிவங்களில், ஒவ்வொன்றும் 5 MB வரை ரசீதுகளைப் பதிவேற்றம் செய்யலாம்:

• PDFs: வழங்குநர்களிடமிருந்து ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட ரசீதுகள் அல்லது டிஜிட்டல் விலைப்பட்டியல்கள்
• Images: PNG, JPG, GIF, WEBP, HEIC, BMP மற்றும் TIFF
• Office documents: Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument மற்றும் RTF
• CSV மற்றும் உரை கோப்புகள்
• ZIP கோப்புகள்
• மின்னஞ்சல் கோப்புகள்: EML மற்றும் MSG

ஏதேனும் சேமிக்கப்படும் முன், பொருந்தாத கோப்பு நிராகரிக்கப்படும்:

• வேறு வகையான கோப்பு இருந்தால் "இந்த வகையான கோப்பைப் பதிவேற்றம் செய்ய முடியாது. தயவுசெய்து PDF, படம், Office ஆவணம், CSV அல்லது உரை கோப்பு, அல்லது ZIP கோப்பைப் பதிவேற்றம் செய்யவும்." என்று காட்டப்படும்.
• 5 MB ஐ விட அதிகமான கோப்பு இருந்தால் "கோப்பு அளவு 5 MB வரம்பை மீறுகிறது. தயவுசெய்து சிறிய கோப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்." என்று காட்டப்படும்.
• கோப்பின் உள்ளடக்கம் அதன் வகையுடன் பொருந்தவில்லை என்றால் "இந்த கோப்பு அதன் பெயர் சொல்வது அல்ல (அதன் உள்ளடக்கம் அதன் வகையுடன் பொருந்தவில்லை, எ.கா. பெயர் மாற்றப்பட்ட கோப்பு). அதை அந்த வடிவத்தில் மீண்டும் சேமிக்கவும், அல்லது PDF ஆகச் சேமித்து பதிவேற்றம் செய்யவும்." என்று காட்டப்படும்.

ரசீதுவைப் பதிவேற்ற, கோப்பை ரசீது பகுதிக்கு இழுத்து விடவும் அல்லது உங்கள் கோப்புகளைத் தேர்வு செய்ய கிளிக் செய்யவும். ரசீது செலவுடன் சேமிக்கப்பட்டு, எப்போது வேண்டுமானாலும் பார்த்துக்கொள்ளலாம்.

உங்கள் செலவுகளைப் பார்ப்பது

செலவுகள் பக்கம் உங்கள் பதிவு செய்த அனைத்து செலவுகளையும் பட்டியல் காட்சியில் காட்டுகிறது. ஒவ்வொரு வரிசையும் காட்டுகிறது:

• தேதி – செலவு நடைபெற்ற தேதி
• வழங்குநர்/பணம் பெறுபவர் – நீங்கள் யாருக்குப் பணம் செலுத்தினீர்கள்
• வகை – செலவு எப்படி வகைப்படுத்தப்படுகிறது
• பணம் செலுத்தல் கணக்கு – எந்த பணம் செலுத்தல் கணக்கு பயன்படுத்தப்பட்டது
• தொகை – செலவு செய்யப்பட்ட மொத்த தொகை
• ரசீது – ரசீது இணைக்கப்பட்டிருந்தால் ஒரு இணைப்பு ஐகான் தோன்றும்
• செயல்கள் – செலவைத் திருத்த அல்லது நீக்க ஐகான்கள்

உங்கள் காட்சியை வரம்புறுத்த, பக்கத்தின் மேல் பகுதியில் உள்ள வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்தவும்:

• ஆண்டு – குறிப்பிட்ட ஆண்டின் செலவுகளைப் பார்வையிடுங்கள்
• தனிப்பயன் வரம்பு – அந்தக் காலத்திற்குள் செலவுகளைப் பார்க்க குறிப்பிட்ட தேதி வரம்பை அமைக்கவும்

ஒரு செலவைத் திருத்தல்

சேமித்த பிறகு ஒரு செலவை சரிசெய்யவோ அல்லது புதுப்பிக்கவோ வேண்டுமானால்:

1. 1 நிதி → செலவுகள் பகுதிக்குச் செல்லவும்.
2. 2 உங்கள் பட்டியலில் அந்தச் செலவைக் கண்டறியவும்.
3. 3 செலவைத் திறக்க கிளிக் செய்யவும், பின்னர் விரைவு செயல்களில் செலவை திருத்தவும் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 எந்தவொரு புலத்திலும் உங்கள் மாற்றங்களைச் செய்யவும்.
5. 5 சேமிக்க செலவை புதுப்பி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

உங்கள் மாற்றங்கள் உடனடியாக உங்கள் செலவுப் பட்டியலிலும் நிதி அறிக்கைகளிலும் பிரதிபலிக்கப்படும்.

செலவை நீக்குதல்

பிழையாகப் பதிவு செய்யப்பட்ட ஒரு செலவை நீக்க வேண்டுமானால்:

1. 1 நிதி → செலவுகள் பகுதிக்குச் செல்லவும்.
2. 2 உங்கள் பட்டியலில் அந்தச் செலவைக் கண்டறியவும்.
3. 3 செலவைத் திறக்க கிளிக் செய்யவும், பின்னர் விரைவு செயல்களில் செலவை நீக்கவும் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 கேட்கப்படும்போது நீக்கலை உறுதிப்படுத்தவும்.

அல்லது, செலவைத் திறந்து படிவத்தின் கீழே உள்ள செலவை நீக்கு என்பதைக் கிளிக் செய்யலாம்.

செலவுகள் மற்றும் சம்பளம்

Officaid இல் சம்பளத்தைச் செயலாக்கும்போது, சம்பளக் கொடுப்பனவுகள் தானாகவே செலவுகளாகப் பதிவு செய்யப்படுகின்றன. இதனால், பணியாளர்களின் சம்பளம், CPF பங்களிப்புகள் அல்லது மற்ற சம்பளம் தொடர்பான கொடுப்பனவுகளுக்கு மனிதரால் செலவு பதிவுகளை உருவாக்க வேண்டிய அவசியமில்லை.

இந்தத் தானியங்கி செலவுகள் உங்கள் செலவுப் பட்டியலில் சரியான வகையுடன் தோன்றும், மேலும் அவை எந்த சம்பளச் சுழற்சியிலிருந்து வந்தனவோ அதனுடன் இணைக்கப்படும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

செலவுகளைப் பதிவு செய்யும் முறையை நீங்கள் அறிந்து கொண்டதால், இந்த தொடர்புடைய வழிகாட்டிகளை ஆராயுங்கள்:

• செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்குதல் – எதிர்காலத்தில் செலுத்த வேண்டிய கட்டணங்களைக் கண்காணிக்கவும்
• வழங்குநர்களை நிர்வகித்தல் – நீங்கள் பணம் செலுத்தும் வணிகங்கள் மற்றும் நபர்களை ஒழுங்கமைக்கவும்
• செலவு வகைகளை நிர்வகித்தல் – உங்கள் செலவுகளை வகைப்படுத்தும் முறையைத் தனிப்பயனாக்கவும்