如何记录费用

每一笔费用都清晰明了

确切了解资金流向。在 Officaid 中记录费用有助于您追踪业务支出，保持准确的财务记录，并让所有信息集中一处，轻松应对报税。无论是办公用品、软件订阅还是客户餐费，每笔交易都会被完整记录并分类。

费用与应付账款的区别

在记录交易之前，了解两者的区别很重要：

• 费用 – 您已经完成的付款。资金已从您的账户中扣除。
• 应付账款 – 您仍需支付的账单。款项已产生但尚未支付。

对于资金已从银行账户、信用卡或现金中扣除的已完成交易，请使用“费用”。对于您稍后才会支付的账单，请使用“应付账款”。

开始之前

请确保您的 Officaid 账户中已设置以下内容：

• 至少添加了一个付款账户（银行账户、信用卡或现金账户）
• 至少有一个供应商用于关联该费用（或者您可以在过程中添加）
• 如果需要追踪费用税务，请配置您偏好的税率

如何记录费用

1. 1 前往 财务 → 费用。
2. 2 点击右上角的 新增费用。
3. 3 从下拉菜单中选择供应商/收款人，或点击 + 新增 创建新供应商。
4. 4 选择该费用所使用的付款账户。
5. 5 输入金额，如适用请选择货币。
6. 6 设置费用发生的日期（点击后会打开日历）。
7. 7 如果涉及税务，请开启应税（请参阅下方的“为费用添加税务”）。
8. 8 选择一个类别以对该费用进行分类。
9. 9 添加任何备注以提供额外背景信息（可选）。
10. 10 如果您有收据，请上传（可选但推荐）：将其拖放到将收据拖放到此处，或点击 选择文件 并选择文件。
11. 11 点击 添加费用 以保存。

保存后，该费用会显示在您的费用列表中，并反映在财务报表中。如果您上传了收据，其 收据 列中会出现一个回形针图标。

了解费用字段

以下是费用表单中各字段的含义。付款账户、金额 和 类别 为必填项；其他均为可选。

• 供应商/收款人 – 您付款的对象（企业或个人）。您可以从现有供应商中选择，或立即创建新的供应商。可选：若留空，则显示为“未指定”。
• 付款账户（必填）– 付款来源账户，例如您的公司银行账户、信用卡或备用金。
• 金额（必填）– 您支出的总金额，如适用，包含税费。输入框仅接受数字和小数点，且金额必须大于 0。
• 货币 – 费用的货币单位。如果您启用了多币种功能，将显示此字段，默认设置为 SGD。
• 日期 – 费用发生的时间。此日期用于报表，应与您的收据或银行对账单保持一致。
• 应税 – 如果该费用涉及税费，请开启此开关。随后，您需选择税率，Officaid 将自动计算税额。
• 类别（必填）– 费用的分类，例如办公费用、餐饮娱乐或差旅。类别有助于报表生成和税务申报。
• 备注 – 可选的说明或描述，例如费用用途或相关人员。
• 收据 – 上传收据的图片或 PDF 文件以备存档。您可以拖放文件，或点击浏览上传。

如果缺少必填字段，添加费用 会在该字段下方逐条显示提示信息：“您需要选择一个账户”、“您需要输入金额”，然后是“您需要选择一个费用类别”。

金额小于或等于 0 将被拒绝：“请输入大于 0 的金额。”

为费用添加税务

如果您的费用包含需要追踪的税费（例如用于申请进项税抵扣），您可以这样记录：

1. 1 开启 应税 开关。
2. 2 从下拉菜单中选择适当的税务税率。
3. 3 Officaid 会根据费用金额自动计算税额。

税额将单独显示，并包含在您的税务报告中。

上传收据

将收据与费用关联起来可以让记录管理更简单，并在审计或报税时提供帮助。您可以上传以下格式的收据，每个文件最大 5 MB：

• PDF：供应商提供的扫描收据或电子发票
• 图片：PNG、JPG、GIF、WEBP、HEIC、BMP 和 TIFF
• 办公文档：Word、Excel、PowerPoint、OpenDocument 和 RTF
• CSV 和文本文件
• ZIP 文件
• 电子邮件文件：EML 和 MSG

如果文件不符合要求，系统会在保存前拒绝该文件：

• 其他类型的文件会显示“无法上传此类型的文件。请上传 PDF、图片、办公文档、CSV 或文本文件，或 ZIP 文件。”
• 超过 5 MB 的文件会显示“文件大小超过 5 MB 限制。请选择较小的文件。”
• 如果文件内容与类型不匹配，会显示“此文件与其名称不符（其内容与类型不匹配，例如重命名的文件）。请再次以该格式保存，或保存为 PDF，然后上传。”

要上传收据，请将文件拖放到收据区域，或点击浏览您的文件。收据将与费用一起存储，并可以随时查看。

查看您的费用

费用页面以列表视图显示您记录的所有费用。每一行显示：

• 日期 – 费用发生的时间
• 供应商/收款人 – 您付款的对象
• 类别 – 费用的分类方式
• 付款账户 – 使用的付款账户
• 金额 – 总支出金额
• 收据 – 如果已附加收据，则会显示链接图标
• 操作 – 编辑或删除费用的图标

使用页面顶部的筛选器来缩小查看范围：

• 年份 – 查看特定年份的费用
• 自定义范围 – 设置特定的日期范围以查看该期间内的费用

编辑费用

如果您需要在保存后更正或更新费用：

1. 1 前往 财务 → 费用。
2. 2 在列表中查找该笔费用。
3. 3 点击该费用以打开详情，然后在快速操作中点击 编辑费用。
4. 4 修改任意字段的内容。
5. 5 点击 更新费用 以保存。

您的更改将立即反映在费用列表和财务报表中。

删除费用

如果某笔费用是误录且需要移除：

1. 1 前往 财务 → 费用。
2. 2 在列表中查找该笔费用。
3. 3 点击该费用以打开详情，然后在快速操作中点击 删除费用。
4. 4 在提示时确认删除。

或者，您可以打开该费用，并点击表单底部的 移除费用。

费用与薪资

当您在 Officaid 中处理薪资时，薪资付款会自动记录为费用。这意味着您无需手动为员工薪资、CPF 供款或其他薪资相关付款创建费用条目。

这些自动生成的费用会出现在您的费用列表中，带有相应的类别，并关联到其来源的薪资运行记录。

常见问题

接下来做什么？

既然您已了解如何记录费用，请探索以下相关指南：

• 创建应付账款 – 追踪未来需要支付的账单
• 管理供应商 – 整理您付款的企业和个人
• 管理费用类别 – 自定义您的支出分类方式