了解您的付款对象
供应商功能帮助您整理付款对象，并追踪与每家供应商、服务商或收款人的支出情况。通过在 Officaid 中维护供应商记录，您可以查看支出模式、监控未付账款，并保留所有付款的清晰历史记录。
Officaid 中的供应商与收款人
在 Officaid 中，供应商/收款人 指您向其支付款项的任何对象。两者在同一位置管理，操作方式相同：
- 供应商 – 您向其采购商品或服务的供应商、服务商、承包商或企业。
- 收款人 – 员工（用于薪资和报销）、政府机构（如 CPF 局或 IRAS），或其他非传统供应商的付款对象。
无论是为库存支付供应商款项，还是为员工报销业务费用，您都可以在“供应商”标签页中统一管理。
查看您的供应商
要查看所有供应商和收款人，请前往 Finance → Expenses 并打开 供应商 标签页。您将看到一个列表，显示：
- 供应商名称 – 供应商或收款人的名称
- 总金额 – 该供应商所有费用和应付账款的合计总额
- 操作 – 用于编辑或删除供应商的图标
使用页面顶部的筛选器来调整显示内容：
- 年份 – 查看特定年份的支出
- 自定义范围 – 设置特定日期范围以查看该期间的支出
如果在列表中看到 未指定，这些是记录时未分配供应商的费用或应付账款。如有需要，您可以编辑这些交易以添加供应商。
添加供应商
您可以直接从“供应商”标签页添加供应商，也可以在创建费用或应付账款时添加。
从“供应商”标签页：
- 1 前往 Finance → Expenses 并打开 供应商 标签页。
- 2 点击右上角的 添加新供应商。
- 3 输入供应商名称及任何可选详细信息。
- 4 点击 添加供应商 以保存。
创建费用或应付账款时：
- 1 在供应商/收款人下拉菜单中，点击 + 添加新供应商。
- 2 输入供应商的名称和详细信息。
- 3 点击 添加供应商 以保存并继续您的交易。
了解供应商字段
添加或编辑供应商时，您会看到以下字段：
- 供应商名称 – 必填。在下拉菜单中选择此供应商时显示的名称。请使用易于识别的名称，如公司名称或个人姓名。每个供应商名称必须唯一；重复的名称会被拒绝，并提示“此供应商名称已存在。”
- 全名 – 可选。供应商的完整法定名称或注册商业名称，如果显示名称是缩写，此字段很有用。
- 地址 – 可选。供应商的地址供您参考，有助于付款或通信。
- 备注 – 可选。关于此供应商的任何备注，如付款条款、账户号码或联系方式。
查看供应商详情
点击列表中的任何供应商，查看与您关系的详细信息。供应商详情页面有两个选项卡：
概览选项卡
显示您与该供应商支出的摘要：
- 总计 – 总支出金额（已完成的费用加上已付款的应付账款）
- 到期 – 尚未支付的未付账款
- 采购趋势 – 显示您与该供应商随时间变化的支出图表
支出卡片有一个时间段过滤器：本月、本季度、今年（默认）、上个月、上季度、去年或全部。
采购趋势图表有助于您发现模式，例如季节性支出增加或可能需要调查的异常峰值。
概览选项卡还显示供应商的全名、地址和备注，并提供快速操作以 编辑 或 移除供应商。
支出选项卡
在详细列表中显示该供应商的所有单独费用和应付账款。每行显示：
- 日期 – 费用发生或应付账款创建的日期
- 状态 – 项目是到期、逾期还是已付款
- 金额 – 交易金额
- 货币 – 交易的货币
在列表中搜索，选择时间段（年份、全部或自定义），并使用 逾期、到期 或 已付款 进行筛选。点击 下载 可将数据导出为 Excel 文件，或下载相关的收据。
点击任意一行即可查看该笔费用或应付账款的详细信息。
了解预估说明
如果您有以不同货币计价的费用或应付账款，Officaid 会将其转换为您的默认货币以计算供应商总额。您可能会在页面底部看到预估说明。
出现此说明的原因是：
- 对于外币未付账款，在付款前无法确定确切的汇率。
- Officaid 使用最新汇率为您提供预估付款金额。
- 付款完成后，实际汇率将随付款记录保存。
点击 预估 说明可查看用于计算的当前汇率。
编辑供应商
要更新供应商信息：
- 1 前往 财务 → 费用，打开 供应商 选项卡。
- 2 找到您要编辑的供应商。
- 3 点击该供应商以打开详细信息，然后在快速操作中点击 编辑。
- 4 修改任意字段的内容。
- 5 点击 更新供应商 以保存。您将返回供应商列表。
修改供应商信息不会影响与该供应商关联的现有费用或应付账款。
删除供应商
如果您不再需要记录中的某个供应商：
- 1 前往 财务 → 费用，打开 供应商 选项卡。
- 2 找到您要删除的供应商。
- 3 点击该供应商以打开详细信息，然后在快速操作中点击 移除供应商（在编辑供应商表单中也有此选项）。
- 4 Officaid 会询问 确定吗？；点击 是 以移除供应商，或点击 取消 以保留。
合并重复供应商
如果您不小心创建了名称略有不同的同一供应商，系统没有自动合并功能。要合并它们：
- 决定保留哪个供应商记录。
- 编辑与重复供应商关联的费用和应付账款，将其更改为您要保留的供应商。
- 所有交易迁移完成后，请删除重复的供应商。
常见问题
这表示该供应商尚未记录任何费用或应付账款，或者所有交易均以其他货币记录。随着您添加交易，总额将会更新。如果您最近添加了交易，请尝试刷新页面。
可以。在添加或编辑供应商时，使用备注字段来存储任何备注、付款条款、账户号码或联系方式。此信息仅供您参考，不会出现在发送给供应商的任何文件中。
在“供应商”选项卡中，点击总金额列标题，按支出降序排列供应商。支出最多的供应商将显示在顶部。您还可以调整日期筛选器，以查看特定期间的支出情况。
供应商本身没有分类，但与它们关联的费用和应付账款有分类。您可以使用费用报告按类别分析支出，这将显示您在每个类别中的支出金额，无论供应商是谁。
即使员工离职，其收款人信息仍会保留在您的供应商列表中，以保留付款历史记录。请保留这些信息以备记录。有关联费用的收款人无法删除；没有关联记录的收款人可以像其他供应商一样删除。
可以。在供应商选项卡中，点击下载并选择Excel，以获取每个供应商及其在该期间的总额。若要查看单个供应商的交易，请打开该供应商，前往支出部分，并在那里使用下载。
接下来做什么？
既然您已了解如何管理供应商，请探索以下相关指南：