轻松掌控您的账单
不再错过付款期限。应付账款功能帮助您追踪企业欠款，从而规划现金流、避免滞纳金，并维护良好的供应商关系。无论是供应商发票、租金还是员工报销，Officaid 都会帮您整理好所有事项，直到您准备好付款为止。
什么是应付账款？
应付账款是指您的企业欠下但尚未支付的款项。您可以将其视为记录在案、等待支付的“待付账单”。与费用（代表已支出的资金）不同，应付账款追踪的是即将到期的义务，例如：
- 供应商发票 – 供应商就已收到的商品或服务开具的账单
- 员工报销 – 员工因垫付业务费用而应得的报销款
- 租金和公用事业费 – 按月或定期预收的费用
- 订阅服务 – 软件、服务或会员资格，具有即将到期的付款日期
- 专业服务 – 会计师、律师或顾问开具的发票
当您支付应付账款时，状态会更新为已付款，并且该交易将作为费用记录在您的付款账户中。
开始之前
请确保您的 Officaid 账户中已设置以下内容：
- 至少一个付款账户用于记录付款（银行账户、信用卡或现金）
- 至少一个供应商以关联应付账款（或者您可以在过程中添加）
- 已配置您首选的费用类别，用于对应付账款进行分类
如何创建应付账款
- 1 前往财务 → 费用，并打开应付账款选项卡。
- 2 点击右上角的添加新应付账款。
- 3 从下拉菜单中选择供应商/收款人，或点击+ 添加新以创建新供应商。
- 4 输入您欠的金额，如适用请选择货币。
- 5 如果可用，请输入供应商发票上的账单编号（可选）。
- 6 设置收到账单的日期。
- 7 设置预计付款的到期日。
- 8 如果涉及税务，请开启应税开关，然后选择税务税率。税额将根据税率自动填入。
- 9 选择一个类别来对该应付账款进行分类。
- 10 如有需要，可添加备注（可选）。
- 11 上传账单或发票作为收据（可选，但建议上传）：将其拖放到将收据拖放到此处，或点击浏览文件。上传后，文件名将显示在界面上。
- 12 点击 添加应付账款 以保存。
保存后，该应付账款将出现在您的应付账款列表中，Officaid 将根据到期日开始追踪其状态。
了解应付账款字段
以下是应付账款表单中各字段的含义。金额和类别为必填项，其余均为可选。
- 供应商/收款人 – 您欠款的对象（企业或个人）。您可以从现有供应商中选择，或立即创建一个新的。此项为可选：若留空，将显示为“未指定”。
- 金额（必填） – 应付的总金额，包括任何适用的税款。该输入框仅接受数字和小数点，且金额必须大于 0。
- 货币 – 账单的货币。默认为 SGD。
- 账单编号 – 供应商发票上的参考编号。此项为可选，但有助于将付款与发票进行匹配，并方便您自行存档记录。
- 日期 – 您收到账单的日期。默认为今天。这有助于追踪该应付账款已挂账多久。
- 到期日 – 预计付款的日期。默认为今天。Officaid 使用此日期来计算该应付账款是“到期”还是“逾期”。
- 应税 – 如果账单包含您需要追踪的税款，请开启此开关。随后选择税率，Officaid 将自动计算税额部分。
- 类别（必填） – 应付账款的分类，例如办公费用、租金或专业服务。这将决定付款时它归属于哪个费用类别。
- 备注 – 可选的说明，例如账单涵盖的内容。
- 收据 – 上传供应商的发票或账单以存档。您可以拖放文件，或点击浏览。
如果缺少必填字段，添加应付账款 会在其下方逐条显示提示信息：先是“您需要输入金额”，然后是“您需要选择一个费用类别”。
应付账款状态详解
Officaid 会根据到期日和付款历史自动追踪每笔应付账款的状态：
- 到期 – 付款即将到期。Officaid 会显示距离到期日还有多少天。
- 逾期 – 已过到期日且未记录付款。Officaid 会显示该应付账款已逾期多少天。
- 已付款 – 已记录付款，该应付账款已结清。
状态会自动更新。当超过到期日时，应付账款会从“到期”变为“逾期”。当您记录全额付款后，状态会变为“已付款”。
记录付款
当您准备支付账单时，在 Officaid 中记录付款会更新应付账款状态，并在您的付款账户中创建一笔费用记录。
- 1 前往财务 → 费用，并打开应付账款标签页。
- 2 点击您想要支付的应付账款。
- 3 在快速操作面板中点击“记录付款”。
- 4 选择付款来源的付款账户。
- 5 核对金额（已预填未付余额）。
- 6 如果付款日期不是今天，请设置付款日期。
- 7 点击“添加付款”以保存。
记录完成后，应付账款状态将变为已付款，并在选定的付款账户中创建一笔费用。您的财务报告会自动更新以反映该笔付款。
记录部分付款
并非所有账单都会一次性付清。如果您分期支付账单或进行部分付款：
- 1 打开该应付账款并点击“记录付款”。
- 2 将金额调整为您现在支付的金额。
- 3 点击“添加付款”以保存。
该应付账款将保持到期或逾期状态，并显示剩余余额。您可以继续记录付款，直到付清全额，届时状态将变为已付款。
查看您的应付账款
应付账款标签页显示您所有未付和已付的账单。每一行显示：
- 日期 – 收到账单的日期
- 到期日 – 预期付款日期
- 供应商/收款人 – 您欠款的对象
- 类别 – 应付账款的分类
- 金额 – 欠款总额
- 状态 – 到期、逾期或已付款
- 收据 – 如果附有账单，会显示链接图标
使用页面顶部的筛选器，聚焦于特定的应付账款：
- 状态筛选 – 点击 全部、到期、逾期 或 已付款 按状态筛选
- 年份 – 查看特定年份的应付账款
- 自定义范围 – 设置特定的日期范围
将员工报销作为应付账款
当员工提交费用报销申请时，Officaid 会自动为您创建应付账款。这确保员工报销与其他账单一起被追踪。
如果员工在一个月内提交多笔报销申请，Officaid 会将它们合并为一笔在月底到期的应付账款。例如：
- 员工在 1 月 12 日提交 SGD 100 的报销申请
- 员工在 1 月 24 日提交另一笔 SGD 100 的报销申请
- Officaid 创建一笔 SGD 200 的应付账款，到期日为 1 月 31 日
这种合并处理使得员工报销可以作为单笔付款处理，而不是多笔小额交易，从而更易于操作。
编辑应付账款
如果您需要在创建后更正或更新应付账款：
- 1 前往 财务 → 费用 并打开 应付账款 选项卡。
- 2 点击应付账款以打开 应付账款详情，然后在快速操作面板中点击 编辑应付账款。
- 3 修改任意字段的内容。
- 4 点击 更新应付账款 以保存。您将返回应付账款列表。
删除应付账款
如果应付账款是错误创建的，需要删除：
- 1 前往 财务 → 费用 并打开 应付账款 选项卡。
- 2 点击应付账款以打开 应付账款详情。
- 3 在快速操作面板中点击 删除应付账款（或在 编辑应付账款 表单底部点击 删除应付账款）。
- 4 在提示时确认删除。
常见问题
是的。前往 财务 → 费用 下的 供应商 选项卡，点击供应商即可查看详情页面。您会看到按状态（逾期、到期、已付款）划分的应付账款明细以及总支出。这能让您全面了解与该供应商的付款历史。
可以。如果应付账款以外币计价，您在记录付款时可以输入汇率。Officaid 会按您的默认货币计算金额并追踪所使用的汇率。这有助于确保您的财务报告以本币准确呈现。
当您记录付款时，应付账款状态会变为 已付款（如果已全额支付），并在您选择的付款账户中生成一笔费用。这将更新您的账户余额，并反映在您的财务报告中，包括损益表和现金流量表。
应付账款是您欠但尚未支付的款项。费用是您已经支出的款项。当您针对应付账款记录付款时，系统会生成一笔费用。请使用应付账款来追踪即将到来的账单，并使用费用来记录已完成的交易。更多详情请参阅 费用 vs 应付账款。
目前，应付账款需单独创建。对于租金或订阅服务等定期账单，您需要在每个计费周期创建新的应付账款。某些应付账款（如员工报销）会由 Officaid 自动创建。
点击 逾期 筛选按钮，查看所有已过期的应付账款。这些应优先处理，以避免滞纳金或影响与供应商的关系。状态列还会显示每笔应付账款逾期了多少天。
接下来做什么？
既然您已了解应付账款，请探索以下相关指南：