Utama
Officaid

Pusat Bantuan

Kewangan

Perbelanjaan

Mencipta Akaun Belum Bayar

Jejak bil dan pembayaran akan datang dalam Officaid supaya anda tidak terlepas tarikh akhir.

Kawal Bil Anda Dengan Baik

Jangan terlepas tarikh akhir pembayaran. Akaun Belum Bayar membantu anda menjejak apa yang perniagaan anda hutang supaya anda boleh merancang aliran tunai, mengelakkan caj lewat, dan mengekalkan hubungan sihat dengan pembekal anda. Sama ada ia invois pembekal, sewa, atau bayaran balik pekerja, Officaid menyusun semuanya sehingga anda bersedia untuk membayar.

Apa itu Akaun Belum Bayar?

Akaun Belum Bayar ialah wang yang perniagaan anda hutang tetapi belum dibayar lagi. Anggap ia sebagai "bil untuk dibayar" yang berada dalam rekod anda sehingga pembayaran dibuat. Berbeza dengan perbelanjaan (yang mewakili wang yang telah dibelanjakan), akaun belum bayar menjejak kewajipan akan datang seperti:

  • Invois pembekal – Bil daripada pembekal untuk barang atau perkhidmatan yang diterima
  • Tuntutan pekerja – Bayaran balik yang terhutang kepada kakitangan untuk perbelanjaan perniagaan yang mereka bayar sendiri
  • Sewa dan utiliti – Kos bulanan atau berulang yang dibebankan di awal
  • Langganan – Perisian, perkhidmatan, atau keanggotaan dengan tarikh pembayaran akan datang
  • Perkhidmatan profesional – Invois daripada akauntan, peguam, atau perunding

Apabila anda membayar akaun belum bayar, status dikemas kini kepada Dibayar dan transaksi direkodkan sebagai perbelanjaan terhadap akaun pembayaran anda.

Sudah membayar sesuatu? Rekodkan terus sebagai perbelanjaan. Lihat Cara Merekod Perbelanjaan.

Sebelum Mula

Pastikan anda telah menetapkan perkara berikut dalam akaun Officaid anda:

  • Sekurang-kurangnya satu akaun pembayaran untuk merekod pembayaran (akaun bank, kad kredit, atau tunai)
  • Sekurang-kurangnya satu pembekal untuk dikaitkan dengan akaun belum bayar (atau anda boleh menambah semasa proses)
  • Kategori perbelanjaan pilihan anda dikonfigurasi untuk mengklasifikasikan akaun belum bayar
Perlu menambah akaun pembayaran? Lihat Menambah Akaun Bank, Kad Kredit, atau Tunai.

Cara Mencipta Akaun Belum Bayar

  1. 1 Pergi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Bil.
  2. 2 Klik Tambah Akaun Belum Bayar Baharu di penjuru kanan atas.
  3. 3 Pilih Pembekal/Penerima Bayaran daripada senarai turun, atau klik + Tambah Baru untuk mencipta pembekal baharu.
  4. 4 Masukkan Jumlah yang anda hutang dan pilih Mata Wang jika berkenaan.
  5. 5 Tambah Nombor Bil daripada invois pembekal jika ada (pilihan).
  6. 6 Tetapkan Tarikh bil diterima.
  7. 7 Tetapkan Tarikh Jatuh Tempo apabila bayaran dijangka.
  8. 8 Pilih Tercukai jika cukai terpakai, kemudian pilih kadar Cukai. Jumlah Cukai akan diisi secara automatik berdasarkan kadar tersebut.
  9. 9 Pilih Kategori untuk mengklasifikasikan akaun belum bayar ini.
  10. 10 Tambah Nota jika perlu (pilihan).
  11. 11 Muat naik bil atau invois sebagai Resit (pilihan tetapi disyorkan): seret fail ke Seret dan Letak Resit Di Sini atau klik untuk melayari. Nama fail akan dipaparkan selepas dimuat naik.
  12. 12 Klik Tambah Akaun Belum Bayar untuk menyimpan.

Setelah disimpan, akaun belum bayar ini akan dipaparkan dalam senarai akaun belum bayar anda dan Officaid akan mula menjejak statusnya berdasarkan tarikh jatuh tempo.

Memahami Medan Akaun Belum Bayar

Berikut adalah maksud setiap medan pada borang akaun belum bayar. Jumlah dan Kategori adalah wajib; yang lain adalah pilihan.

  • Pembekal/Penerima Bayaran – Perniagaan atau individu yang anda berhutang. Pilih daripada pembekal sedia ada atau cipta yang baharu. Pilihan: jika dibiarkan kosong, ia akan dipaparkan sebagai Tidak Dinyatakan.
  • Jumlah (wajib) – Jumlah keseluruhan yang perlu dibayar, termasuk sebarang cukai yang terpakai. Kotak ini hanya menerima digit dan titik perpuluhan, dan jumlah mesti lebih daripada 0.
  • Mata Wang – Mata wang bil tersebut. Secara lalai, ia adalah SGD.
  • Nombor Bil – Nombor rujukan daripada invois pembekal. Ini adalah pilihan tetapi berguna untuk memadankan pembayaran dengan invois dan untuk rekod anda sendiri.
  • Tarikh – Bila anda menerima bil tersebut. Secara lalai, ia adalah hari ini. Ini membantu menjejak berapa lama akaun belum bayar ini tertunggak.
  • Tarikh Jatuh Tempo – Bila bayaran dijangka. Secara lalai, ia adalah hari ini. Officaid menggunakan ini untuk mengira sama ada akaun belum bayar ini Jatuh Tempo atau Terlambat.
  • Tercukai – Pilih ini jika bil tersebut termasuk cukai yang perlu dijejak. Anda kemudian akan memilih kadar cukai dan Officaid akan mengira komponen cukai tersebut.
  • Kategori (wajib) – Bagaimana akaun belum bayar ini diklasifikasikan, seperti Perbelanjaan Pejabat, Sewa, atau Perkhidmatan Profesional. Ini menentukan kategori perbelanjaan mana ia akan masuk apabila dibayar.
  • Nota – Nota pilihan, seperti apa yang dicangkum oleh bil tersebut.
  • Resit – Muat naik invois atau bil pembekal untuk rekod. Anda boleh seret dan letak atau klik untuk mencari.

Jika medan wajib tidak diisi, Tambah Akaun Belum Bayar akan memaparkan mesej di bawahnya, satu demi satu: "Anda perlu memasukkan jumlah", kemudian "Anda perlu memilih kategori perbelanjaan".

Menambah Nombor Bil memudahkan padanan pembayaran dengan invois pembekal kemudian, terutamanya apabila pembekal menghantar beberapa bil.

Penjelasan Status Akaun Belum Bayar

Officaid secara automatik menjejak status setiap akaun belum bayar berdasarkan tarikh jatuh tempo dan sejarah pembayaran:

  • Tunggakan – Pembayaran akan datang. Officaid memaparkan berapa banyak hari yang tinggal sehingga tarikh jatuh tempo.
  • Terlambat – Tarikh jatuh tempo telah berlalu dan tiada pembayaran direkodkan. Officaid memaparkan berapa banyak hari akaun belum bayar itu lewat.
  • Dibayar – Pembayaran telah direkodkan dan akaun belum bayar telah ditutup.

Status dikemas kini secara automatik. Apabila tarikh jatuh tempo berlalu, akaun belum bayar beralih daripada Tunggakan kepada Terlambat. Apabila anda merekodkan pembayaran penuh, ia beralih kepada Dibayar.

Gunakan butang penapis status pada tab Bil untuk melihat dengan pantas bil mana yang memerlukan perhatian. Klik Terlambat untuk memberi tumpuan kepada pembayaran mendesak terlebih dahulu.

Merekodkan Pembayaran

Apabila anda bersedia untuk membayar bil, merekodkan pembayaran dalam Officaid akan mengemas kini status akaun belum bayar dan mewujudkan entri perbelanjaan terhadap akaun bayaran anda.

  1. 1 Pergi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Bil.
  2. 2 Klik pada akaun belum bayar yang ingin anda bayar.
  3. 3 Klik Rekod Pembayaran dalam panel Tindakan Pantas.
  4. 4 Pilih Akaun Bayaran yang pembayaran akan dibuat daripadanya.
  5. 5 Semak Jumlah (diisi secara automatik dengan baki tertunggak).
  6. 6 Tetapkan Tarikh Pembayaran jika berbeza daripada hari ini.
  7. 7 Klik Tambah Pembayaran untuk menyimpan.

Setelah direkodkan, status akaun belum bayar berubah kepada Dibayar dan satu perbelanjaan dicipta terhadap akaun bayaran yang dipilih. Laporan kewangan anda dikemas kini secara automatik untuk mencerminkan pembayaran tersebut.

Merekodkan Pembayaran Sebahagian

Bukan semua bil dibayar penuh sekaligus. Jika anda membayar bil secara ansuran atau membuat pembayaran sebahagian:

  1. 1 Buka akaun belum bayar dan klik Rekod Pembayaran.
  2. 2 Laraskan Jumlah kepada bahagian yang anda bayar sekarang.
  3. 3 Klik Tambah Pembayaran untuk menyimpan.

Akaun belum bayar akan kekal dalam status Tunggakan atau Terlambat dengan baki yang tinggal dipaparkan. Anda boleh terus merekodkan pembayaran sehingga jumlah penuh dibayar, pada masa itu status berubah kepada Dibayar.

Setiap pembayaran sebahagian direkodkan secara berasingan, memberikan anda sejarah lengkap tentang bagaimana bil itu diselesaikan.

Melihat Akaun Belum Bayar Anda

Tab Bil memaparkan semua bil tertunggak dan dibayar anda. Setiap baris menunjukkan:

  • Tarikh – Bila bil diterima
  • Tarikh Jatuh Tempo – Bila pembayaran dijangka
  • Pembekal/Penerima Bayaran – Siapa yang anda berhutang
  • Kategori – Bagaimana akaun belum bayar diklasifikasikan
  • Jumlah – Jumlah keseluruhan yang terhutang
  • Status – Tunggakan, Terlambat, atau Dibayar
  • Resit – Ikon pautan muncul jika bil dilampirkan

Gunakan penapis di bahagian atas halaman untuk menumpukan kepada akaun belum bayar tertentu:

  • Penapis Status – Klik Semua, Tunggakan, Terlambat, atau Dibayar untuk menapis mengikut status
  • Tahun – Lihat akaun belum bayar dari tahun tertentu
  • Julat Tersuai – Tetapkan julat tarikh tertentu

Tuntutan Pekerja sebagai Akaun Belum Bayar

Apabila pekerja menghantar tuntutan perbelanjaan untuk bayaran balik, Officaid secara automatik mencipta akaun belum bayar untuk anda. Ini memastikan bayaran balik pekerja dipantau bersama bil-bil lain anda.

Jika seorang pekerja menghantar beberapa tuntutan sepanjang bulan, Officaid menggabungkannya menjadi satu akaun belum bayar yang jatuh tempo pada akhir bulan. Contohnya:

  • Pekerja menghantar tuntutan SGD 100 pada 12 Januari
  • Pekerja menghantar tuntutan lain SGD 100 pada 24 Januari
  • Officaid mencipta satu akaun belum bayar SGD 200 yang jatuh tempo pada 31 Januari

Penggabungan ini memudahkan pemprosesan bayaran balik pekerja sebagai satu pembayaran berbanding beberapa transaksi kecil.

Ketahui lebih lanjut tentang cara pekerja menghantar tuntutan dalam Memahami Tuntutan Saya.

Menyunting Akaun Belum Bayar

Jika anda perlu membetulkan atau mengemas kini akaun belum bayar selepas menciptanya:

  1. 1 Pergi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Bil.
  2. 2 Klik akaun belum bayar untuk membuka Butiran Akaun Belum Bayar, kemudian klik Sunting Akaun Belum Bayar dalam panel Tindakan Pantas.
  3. 3 Buat perubahan anda pada mana-mana medan.
  4. 4 Klik Kemas Kini Akaun Belum Bayar untuk menyimpan. Anda akan kembali ke senarai Bil.
Anda boleh menyunting akaun belum bayar yang sudah mempunyai pembayaran. Jika jumlah baharu adalah lebih rendah daripada jumlah yang sudah dibayar, Officaid akan bertanya sebelum menyimpan kerana akaun belum bayar tersebut akan dipaparkan sebagai Dibayar Lebihan. Untuk mengubah akaun yang digunakan untuk pembayaran atau jumlah yang dibayar, padam pembayaran dalam Aktiviti Akaun Belum Bayar dan rekodkannya semula.

Memadam Bil

Jika bil dicipta secara salah dan perlu dipadam:

  1. 1 Pergi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Bil.
  2. 2 Klik pada bil untuk membuka Butiran Akaun Belum Bayar.
  3. 3 Klik Buang Akaun Belum Bayar dalam panel Tindakan Pantas (atau klik Buang Akaun Belum Bayar di bahagian bawah borang Sunting Akaun Belum Bayar).
  4. 4 Sahkan pemadaman apabila diminta.
Memadam bil akan memadamkannya secara kekal daripada rekod anda. Bil dengan pembayaran yang direkodkan tidak boleh dipadam: Officaid akan memaparkan "Bil ini mempunyai pembayaran direkodkan. Buang pembayaran dahulu, kemudian padam bil." Buang setiap pembayaran dahulu (Butiran Akaun Belum Bayar → Aktiviti Akaun Belum Bayar → Buang Pembayaran), kemudian klik Buang Akaun Belum Bayar. Setiap pembayaran yang dibuang akan meninggalkan baris "Pembayaran dibuang" dalam Aktiviti Akaun Belum Bayar.

Soalan Lazim

Ya. Pergi ke tab Pembekal di bawah Kewangan → Perbelanjaan dan klik pada pembekal untuk melihat halaman butiran mereka. Anda akan melihat pecahan bil mengikut status (Terlambat, Tunggakan, Dibayar) serta jumlah perbelanjaan keseluruhan. Ini memberi anda gambaran lengkap tentang sejarah pembayaran anda dengan pembekal tersebut.

Ya. Jika bil dalam mata wang asing, anda boleh memasukkan kadar pertukaran semasa merekod pembayaran. Officaid akan mengira jumlah dalam mata wang lalai anda dan menjejak kadar pertukaran yang digunakan. Ini memastikan laporan kewangan anda tepat dalam mata wang utama anda.

Apabila anda merekod pembayaran, status bil berubah kepada Dibayar (jika dibayar sepenuhnya) dan satu perbelanjaan dicipta terhadap akaun bayaran yang anda pilih. Ini mengemas kini baki akaun anda dan dipantulkan dalam laporan kewangan anda, termasuk penyata Untung Rugi dan aliran tunai.

Akaun belum bayar ialah wang yang anda hutang tetapi belum dibayar. Perbelanjaan ialah wang yang telah anda belanjakan. Apabila anda merekod pembayaran terhadap akaun belum bayar, ia mencipta satu perbelanjaan. Gunakan akaun belum bayar untuk menjejak bil yang akan datang dan perbelanjaan untuk transaksi yang telah selesai. Lihat Perbelanjaan vs Akaun Belum Bayar untuk butiran lanjut.

Pada masa ini, akaun belum bayar dicipta secara individu. Untuk bil berulang seperti sewa atau langganan, anda perlu mencipta akaun belum bayar baharu bagi setiap tempoh pengebilan. Sesetengah akaun belum bayar, seperti tuntutan pekerja, dicipta secara automatik oleh Officaid.

Klik butang penapis Terlambat untuk melihat semua akaun belum bayar yang telah melepasi tarikh jatuh tempo. Ini harus diberi keutamaan untuk mengelakkan caj lewat atau masalah hubungan dengan pembekal. Lajur status juga menunjukkan berapa hari setiap akaun belum bayar telah lewat.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda faham tentang akaun belum bayar, terokai panduan berkaitan ini:

perbelanjaan Akaun Belum Bayar bil penjejakan