Utama
Officaid

Pusat Bantuan

Kewangan

Perbelanjaan

Menguruskan Pembekal

Lihat siapa yang anda bayar dan berapa banyak perbelanjaan anda dengan setiap pembekal dan penerima bayaran dalam Officaid.

Kenal Pasti Siapa Yang Anda Bayar

Pembekal membantu anda menyusun siapa yang anda bayar dan menjejak berapa banyak perbelanjaan anda dengan setiap pembekal, penyedia perkhidmatan, atau penerima bayaran. Dengan menyimpan rekod pembekal dalam Officaid, anda boleh melihat corak perbelanjaan, memantau bil tertunggak, dan mengekalkan sejarah yang jelas bagi setiap pembayaran yang telah anda buat.

Pembekal dan Penerima Bayaran dalam Officaid

Dalam Officaid, istilah Pembekal/Penerima Bayaran merujuk kepada sesiapa sahaja yang anda bayar. Kedua-duanya diuruskan di tempat yang sama dan berfungsi dengan cara yang sama:

  • Pembekal – Pembekal, penyedia perkhidmatan, kontraktor, atau perniagaan yang anda beli barangan dan perkhidmatan daripada mereka.
  • Penerima Bayaran – Pekerja (untuk gaji dan bayaran balik), badan kerajaan (seperti Lembaga CPF atau IRAS), atau pihak lain yang bukan pembekal tradisional.

Sama ada anda membayar pembekal untuk inventori atau membayar balik perbelanjaan perniagaan kepada pekerja, anda boleh menguruskan semuanya dari tab Pembekal.

Melihat Pembekal Anda

Untuk melihat semua pembekal dan penerima bayaran anda, pergi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Pembekal. Anda akan melihat senarai yang menunjukkan:

  • Nama Pembekal – Nama pembekal atau penerima bayaran
  • Jumlah – Jumlah keseluruhan daripada semua perbelanjaan dan akaun belum bayar untuk pembekal ini
  • Tindakan – Ikon untuk menyunting atau memadam pembekal

Gunakan penapis di bahagian atas halaman untuk melaraskan apa yang anda lihat:

  • Tahun – Lihat perbelanjaan untuk tahun tertentu
  • Julat Tersuai – Tetapkan julat tarikh tertentu untuk melihat perbelanjaan dalam tempoh tersebut
Klik pengepala lajur Jumlah untuk menyusun pembekal mengikut perbelanjaan. Ini membantu anda mengenal pasti dengan cepat ke mana sebahagian besar wang anda pergi.

Jika anda melihat Tidak Dinyatakan dalam senarai, ini adalah perbelanjaan atau akaun belum bayar yang direkodkan tanpa pembekal ditetapkan. Anda boleh menyunting transaksi tersebut untuk menambah pembekal jika diperlukan.

Menambah Pembekal

Anda boleh menambah pembekal terus dari tab Pembekal atau semasa mencipta perbelanjaan atau akaun belum bayar.

Dari tab Pembekal:

  1. 1 Pergi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Pembekal.
  2. 2 Klik Tambah Pembekal Baharu di sudut kanan atas.
  3. 3 Masukkan nama pembekal dan butiran pilihan.
  4. 4 Klik Tambah Pembekal untuk menyimpan.

Semasa mencipta perbelanjaan atau akaun belum bayar:

  1. 1 Dalam senarai turun Pembekal/Penerima Bayaran, klik + Tambah Baru.
  2. 2 Masukkan nama dan butiran pembekal.
  3. 3 Klik Tambah Pembekal untuk menyimpan dan meneruskan transaksi anda.
Menambah pembekal secara langsung adalah mudah apabila anda berdepan dengan pembekal baharu. Pembekal tersebut akan disimpan dan tersedia untuk transaksi masa hadapan.

Memahami Medan Pembekal

Apabila menambah atau menyunting pembekal, anda akan melihat medan-medan ini:

  • Nama Pembekal – Wajib. Nama yang muncul apabila memilih pembekal ini dalam senarai turun. Gunakan sesuatu yang mudah dikenali seperti nama syarikat atau nama individu. Setiap nama pembekal mesti unik; nama yang berulang akan ditolak dengan "Nama pembekal ini sudah wujud."
  • Nama Penuh – Pilihan. Nama undang-undang atau nama perniagaan berdaftar penuh pembekal, berguna jika nama paparan adalah singkatan.
  • Alamat – Pilihan. Alamat pembekal untuk rujukan anda, berguna untuk pembayaran atau urusan surat-menyurat.
  • Nota – Pilihan. Sebarang nota tentang pembekal ini, seperti terma pembayaran, nombor akaun, atau butiran kenalan.
Gunakan medan Nota untuk menyimpan maklumat berguna seperti "Terma pembayaran Net 30" atau "Kenalan: John di john@vendor.com" untuk rujukan mudah.

Melihat Butiran Pembekal

Klik pada mana-mana pembekal dalam senarai untuk melihat maklumat terperinci tentang hubungan anda dengan mereka. Halaman butiran pembekal mempunyai dua tab:

Tab Gambaran Keseluruhan

Menunjukkan ringkasan perbelanjaan anda dengan pembekal ini:

  • Jumlah – Jumlah keseluruhan yang dibelanjakan (perbelanjaan selesai ditambah akaun belum bayar yang dibayar)
  • Tunggakan – Akaun Belum Bayar yang belum dibayar lagi
  • Trend Pembelian – Carta yang menunjukkan perbelanjaan anda dengan pembekal ini dari semasa ke semasa

Kad perbelanjaan mempunyai penapis tempoh: Bulan ini, Suku ini, Tahun ini (lalai), Bulan lepas, Suku lepas, Tahun lepas, atau Semua.

Carta Trend Pembelian membantu anda mengenal pasti corak, seperti peningkatan perbelanjaan musiman atau lonjakan luar biasa yang mungkin memerlukan siasatan.

Tab Gambaran Keseluruhan juga menunjukkan Nama Penuh, Alamat, dan Nota pembekal, dengan Tindakan Pantas untuk Sunting atau Buang Pembekal.

Tab Perbelanjaan

Menunjukkan semua perbelanjaan dan akaun belum bayar individu untuk pembekal ini dalam senarai terperinci. Setiap baris memaparkan:

  • Tarikh – Bila perbelanjaan berlaku atau akaun belum bayar dicipta
  • Status – Sama ada item tersebut Tunggakan, Terlambat, atau Dibayar
  • Jumlah – Jumlah transaksi
  • Mata Wang – Mata wang transaksi

Cari dalam senarai, pilih tempoh (tahun, Semua atau Tersuai) dan gunakan Terlambat, Tunggakan atau Dibayar untuk menyempitkan carian. Muat Turun memberikan baris sebagai fail Excel, atau resit yang dilampirkan kepadanya.

Klik pada mana-mana baris untuk membuka butiran penuh bagi perbelanjaan atau akaun belum bayar tersebut.

Memahami Nota Anggaran

Jika anda mempunyai perbelanjaan atau akaun belum bayar dalam mata wang yang berbeza, Officaid menukarnya kepada mata wang lalai anda untuk mengira jumlah pembekal. Anda mungkin melihat nota Anggaran di bahagian bawah halaman.

Ini berlaku kerana:

  • Untuk akaun belum bayar dalam mata wang asing, kadar pertukaran yang tepat tidak diketahui sehingga pembayaran dibuat.
  • Officaid menggunakan kadar pertukaran terkini untuk memberikan anda anggaran tentang apa yang akan anda bayar.
  • Setelah dibayar, kadar pertukaran sebenar direkodkan bersama pembayaran.

Klik nota Anggaran untuk melihat kadar pertukaran semasa yang digunakan untuk pengiraan.

Jumlah anggaran kekal kelihatan walaupun selepas pembayaran, membolehkan anda membandingkan kadar anggaran dengan kadar pertukaran sebenar. Ini membantu anda memahami bagaimana fluktuasi kadar pertukaran menjejaskan kos anda.

Menyunting Pembekal

Untuk mengemas kini butiran pembekal:

  1. 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Pembekal.
  2. 2 Cari pembekal yang ingin anda sunting.
  3. 3 Klik pembekal untuk membuka butirannya, kemudian klik Sunting dalam Tindakan Pantas.
  4. 4 Buat perubahan anda pada mana-mana medan.
  5. 5 Klik Kemas Kini Pembekal untuk menyimpan. Anda kembali ke senarai Pembekal.

Perubahan kepada butiran pembekal tidak menjejaskan perbelanjaan atau akaun belum bayar sedia ada yang dipautkan kepada pembekal tersebut.

Memadam Pembekal

Jika anda tidak lagi memerlukan pembekal dalam rekod anda:

  1. 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Pembekal.
  2. 2 Cari pembekal yang ingin anda padam.
  3. 3 Klik pembekal untuk membuka butirannya, kemudian klik Buang Pembekal dalam Tindakan Pantas (ia juga terdapat pada borang Sunting Pembekalnya).
  4. 4 Officaid bertanya Anda pasti?; klik Ya untuk membuang pembekal, atau Batal untuk menyimpannya.
Pembekal hanya boleh dibuang jika tiada apa yang dipautkan kepadanya. Jika pembekal mempunyai sekurang-kurangnya satu perbelanjaan, Officaid menolak dengan "Anda tidak boleh membuang pembekal ini. Terdapat sekurang-kurangnya satu perbelanjaan yang dipautkan kepada pembekal ini." Untuk memensiunkan pembekal dengan sejarah, biarkan ia di tempatnya, atau alihkan perbelanjaannya ke pembekal lain dahulu.

Menggabungkan Pembekal Duplikat

Jika anda tidak sengaja mencipta pembekal yang sama dua kali dengan nama yang sedikit berbeza, tiada ciri penggabungan automatik. Untuk menyatukan:

  1. Tentukan rekod pembekal yang ingin anda simpan.
  2. Sunting perbelanjaan dan akaun belum bayar yang dipautkan kepada pembekal duplikat, mengubahnya kepada pembekal yang anda simpan.
  3. Setelah semua transaksi dipindahkan, padam pembekal yang berganda.
Untuk mengelakkan pengulangan, semak senarai pembekal sedia ada sebelum membuat yang baharu. Carian senarai turun membantu anda mencari pembekal sedia ada dengan cepat.

Soalan Lazim

Ini bermakna tiada perbelanjaan atau akaun belum bayar direkodkan untuk pembekal ini lagi, atau semua transaksi direkodkan dalam mata wang yang berbeza. Jumlah akan dikemas kini apabila anda menambah transaksi. Jika anda baru menambah transaksi, cuba muat semula halaman.

Ya. Gunakan medan Nota semasa menambah atau menyunting pembekal untuk menyimpan sebarang nota, terma pembayaran, nombor akaun, atau butiran kontak. Maklumat ini adalah untuk rujukan anda dan tidak muncul pada dokumen yang dihantar kepada pembekal.

Pada tab Pembekal, klik pengepala lajur Jumlah untuk menyusun pembekal mengikut perbelanjaan dalam susunan menurun. Pembekal yang anda belanjakan paling banyak akan muncul di bahagian atas. Anda juga boleh melaraskan penapis tarikh untuk melihat perbelanjaan bagi tempoh tertentu.

Pembekal sendiri tidak mempunyai kategori, tetapi perbelanjaan dan akaun belum bayar yang dikaitkan dengannya ada. Anda boleh menganalisis perbelanjaan mengikut kategori menggunakan laporan perbelanjaan, yang akan menunjukkan berapa banyak yang anda belanjakan dalam setiap kategori tanpa mengira pembekal.

Penerima gaji pekerja kekal dalam senarai pembekal anda walaupun selepas pekerja meninggalkan syarikat. Ini mengekalkan sejarah pembayaran anda. Biarkan mereka di situ untuk tujuan rekod. Penerima yang mempunyai perbelanjaan dikaitkan tidak boleh dipadam; yang tiada rekod dikaitkan boleh dipadam seperti pembekal lain.

Ya. Pada tab Pembekal, klik Muat Turun dan pilih Excel untuk setiap pembekal dan jumlahnya bagi tempoh tersebut. Untuk transaksi satu pembekal, buka pembekal tersebut, pergi ke Perbelanjaan dan gunakan Muat Turun di sana.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda faham cara menguruskan pembekal, terokai panduan berkaitan ini:

perbelanjaan pembekal penerima bayaran penjejakan