Eksport Data Perbelanjaan Anda
Perlu berkongsi laporan perbelanjaan dengan akauntan anda atau membuat sandaran rekod? Officaid membolehkan anda mengeksport data daripada keempat-empat tab dalam modul Perbelanjaan sebagai fail Excel, serta memuat turun lampiran resit secara pukal. Sama ada anda sedang bersiap sedia untuk musim cukai, menjalankan audit, atau sekadar menyimpan salinan luar talian, proses eksport ini mudah.
Apa Yang Boleh Dimuat Turun
Setiap tab dalam Kewangan → Perbelanjaan mempunyai butang Muat Turun dengan pilihan berbeza bergantung pada data yang tersedia:
- Tab Perbelanjaan – Muat turun senarai Excel semua perbelanjaan, atau muat turun semua lampiran resit secara pukal
- Tab Belum Bayar – Muat turun senarai Excel semua akaun belum bayar, atau muat turun semua lampiran bil yang dimuat naik secara pukal
- Tab Pembekal – Muat turun senarai Excel semua pembekal dengan jumlah perbelanjaan mereka
- Tab Kategori – Muat turun senarai Excel semua kategori dengan jumlah perbelanjaan mereka
Menapis Sebelum Anda Muat Turun
Sebelum mengeksport, guna penapis untuk mempersempit tepat apa yang anda perlukan. Eksport hanya akan merangkumi rekod yang sepadan dengan tetapan penapis semasa anda.
Penapis yang tersedia berbeza mengikut tab tetapi biasanya termasuk:
- Tahun – Lihat dan eksport data daripada tahun tertentu
- Julat tarikh tersuai – Tetapkan tarikh mula dan tamat yang spesifik
- Status – Untuk akaun belum bayar, tapis mengikut Semua, Terlambat, Tunggakan, atau Dibayar
Ini amat berguna apabila anda perlu mengeksport data untuk tempoh tertentu, seperti suku kewangan atau tahun cukai, berbanding memuat turun semuanya sekaligus.
Muat Turun Daripada Tab Perbelanjaan
Tab Perbelanjaan membolehkan anda mengeksport data transaksi dan lampiran resit.
- 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan (anda akan tiba di tab Perbelanjaan secara lalai).
- 2 Guna penapis tahun atau kotak carian untuk mempersempit perbelanjaan yang ingin anda eksport.
- 3 Klik butang Muat Turun di penjuru kanan atas.
- 4 Pilih pilihan muat turun anda:
- Excel – Muat turun helaian kerja yang mengandungi semua butiran perbelanjaan
- Resit – Muat turun semua lampiran resit sebagai fail
Apa yang disertakan dalam eksport Excel:
Fail ini dinamakan Expenses_yyyymmdd_hhmmss.xlsx dan mempunyai lajur-lajur berikut:
- Tarikh
- Pembekal/Penerima Bayaran
- OCR
- Kategori
- Nama Akaun – akaun bayaran yang digunakan
- Jumlah (SGD)
- Jumlah
- Mata Wang
- Penerangan – nota yang anda masukkan
Pilihan Resit memuat turun semua fail resit yang dilampirkan secara pukal. Jika anda mempunyai banyak resit, ini mungkin mengambil sedikit masa untuk disediakan.
Muat Turun dari Tab Akaun Belum Bayar
Tab Akaun Belum Bayar membolehkan anda mengeksport data akaun belum bayar dan lampiran bil yang dimuat naik.
- 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Bil.
- 2 Klik butang status (Semua, Terlambat, Jatuh Tempo, atau Dibayar) untuk memilih akaun belum bayar yang ingin dieksport.
- 3 Klik butang Muat Turun di penjuru kanan atas.
- 4 Pilih pilihan muat turun anda:
- Excel – Muat turun helaian kerja yang mengandungi semua butiran akaun belum bayar
- Bil – Muat turun semua lampiran bil yang dimuat naik sebagai fail
Apa yang disertakan dalam eksport Excel:
Fail ini dinamakan Bills_yyyymmdd_hhmmss.xlsx dan mempunyai lajur-lajur berikut:
- Tarikh Jatuh Tempo
- Status
- Pembekal/Penerima Bayaran
- Kategori
- Jumlah
- Mata Wang
- Penerangan
Muat turun dari Pembekal dan Kategori
Tab Pembekal dan Kategori hanya menawarkan muat turun Excel (tiada lampiran untuk dimuat turun).
- 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan dan buka tab Pembekal atau Kategori.
- 2 Laraskan penapis tarikh jika anda mahu jumlah untuk tempoh tertentu.
- 3 Klik butang Muat Turun dan pilih Excel.
Apa yang disertakan dalam eksport Pembekal:
- Nama pembekal
- Jumlah keseluruhan yang dibelanjakan dengan pembekal ini (untuk tempoh yang ditapis)
Apa yang disertakan dalam eksport Kategori:
- Nama kategori
- Jenis kategori (Sistem atau Tersuai)
- Jumlah keseluruhan yang dibelanjakan dalam kategori ini (untuk tempoh yang ditapis)
Muat Turun Lampiran Individu
Jika anda hanya perlu satu resit atau bil dan bukan muat turun pukal, anda boleh memuat turun lampiran secara individu.
Untuk Perbelanjaan:
Dalam senarai Perbelanjaan, cari ikon pautan dalam lajur Resit. Klik untuk memuat turun lampiran resit perbelanjaan tersebut secara langsung. Atau, buka perbelanjaan untuk melihat resit dalam panel pratonton, kemudian gunakan ikon muat turun.
Untuk Akaun Belum Bayar:
Klik pada mana-mana akaun belum bayar untuk membuka halaman butirannya. Jika bil dilampirkan, ia akan muncul dalam panel peninjau PDF. Klik ikon muat turun dalam bar alat peninjau untuk menyimpan fail ke peranti anda.
Senario Eksport Umum
Berikut adalah beberapa situasi umum di mana eksport data perbelanjaan berguna:
- Akaun akhir tahun – Eksport semua perbelanjaan untuk tahun tersebut untuk dikongsi dengan akauntan atau pembuku anda.
- Persediaan cukai – Muat turun perbelanjaan dengan resit untuk menyokong potongan dalam borang cukai anda.
- Audit perbelanjaan – Muat turun resit dan dokumen akaun belum bayar secara pukal untuk dokumentasi audit.
- Analisis pembekal – Eksport senarai pembekal untuk meninjau corak perbelanjaan dan mengenal pasti peluang untuk berunding kadar yang lebih baik.
- Semakan belanjawan – Eksport kategori untuk menganalisis perbelanjaan mengikut jenis dan membandingkannya dengan belanjawan.
- Sandaran – Muat turun data perbelanjaan dan resit anda secara berkala sebagai sandaran luar talian.
Soalan Lazim
Semua data eksport adalah dalam format Excel (.xlsx), yang boleh dibuka dalam Microsoft Excel, Google Sheets, atau aplikasi hamparan lain. Lampiran resit dan bil dimuat turun dalam format asal, biasanya PDF, JPG, atau PNG bergantung pada apa yang dimuat naik.
Ya. Guna penapis tahun atau pilih Tersuai untuk menentukan julat tarikh sebelum mengklik Muat Turun. Eksport hanya akan merangkumi rekod dalam tempoh tersebut. Ini berfungsi merentas semua tab dalam modul Perbelanjaan.
Ya. Untuk perbelanjaan, klik ikon pautan dalam lajur Resit untuk memuat turun fail tersebut secara langsung. Untuk akaun belum bayar, buka halaman butiran akaun belum bayar dan guna butang muat turun dalam penampil PDF. Anda tidak perlu guna muat turun pukal untuk fail individu.
Apabila anda memuat turun resit secara pukal, anda akan mendapat satu fail ZIP, dinamakan expense_receipts_ diikuti dengan tarikh, yang mengandungi semua fail resit individu. Setiap fail mengekalkan nama yang diberikan semasa ia dimuat naik.
Eksport pukal merangkumi semua perbelanjaan yang sepadan dengan penapis semasa anda. Untuk mendapatkan perbelanjaan untuk pembekal tertentu, muat turun eksport Excel penuh dan kemudian tapis mengikut nama pembekal dalam aplikasi hamparan anda. Atau, pergi ke halaman butiran pembekal dan lihat tab Perbelanjaan mereka untuk senarai yang lebih fokus.
Tiada had ketat, tetapi eksport yang sangat besar (ribuan rekod atau banyak fail resit) mungkin mengambil masa lebih lama untuk dijana. Jika anda mengeksport sejumlah besar data, pertimbangkan untuk menapis mengikut julat tarikh untuk memecahkannya kepada kumpulan yang lebih kecil.
Pada masa ini, eksport adalah manual. Anda perlu mengklik butang Muat Turun setiap kali anda ingin mengeksport data. Untuk sandaran berkala, pertimbangkan untuk menetapkan peringatan untuk mengeksport secara bulanan atau suku tahunan.
Apa Seterusnya?
Sekarang anda tahu cara untuk mengeksport data perbelanjaan anda, terokai panduan berkaitan ini:
- Cara Merekod Perbelanjaan – Tambah perbelanjaan dengan lampiran resit
- Mencipta Akaun Belum Bayar – Jejak bil dan muat naik dokumen sokongan
- Mengurus Kategori Perbelanjaan – Susun perbelanjaan anda mengikut kategori untuk eksport yang lebih baik