Utama
Officaid

Pusat Bantuan

Kewangan

Perbelanjaan

Cara merekod perbelanjaan

Rekodkan perbelanjaan perniagaan dalam Officaid dalam beberapa langkah: pilih pembekal dan akaun bayaran, tambah cukai dan resit, serta pastikan perbelanjaan anda sedia untuk musim cukai.

Setiap Perbelanjaan Direkodkan

Tahu dengan tepat ke mana wang anda pergi. Merekod perbelanjaan dalam Officaid membantu anda menjejak perbelanjaan perniagaan, mengekalkan rekod kewangan yang tepat, dan bersedia untuk musim cukai dengan semua maklumat dalam satu tempat. Sama ada bekalan pejabat, langganan perisian, atau makan bersama pelanggan, setiap transaksi direkod dan dikategorikan.

Perbelanjaan vs Akaun Belum Bayar

Sebelum merekod transaksi, adalah penting untuk memahami perbezaannya:

  • Perbelanjaan – Pembayaran yang telah anda buat. Wang telah keluar dari akaun anda.
  • Belum Bayar – Bil yang masih perlu anda bayar. Wang itu terhutang tetapi belum dibayar lagi.

Gunakan perbelanjaan untuk transaksi yang telah selesai di mana dana telah ditolak daripada akaun bank, kad kredit, atau tunai anda. Gunakan belum bayar apabila anda menerima bil yang akan anda bayar kemudian.

Perlu menjejak bil yang belum anda bayar? Lihat Mencipta Bil Belum Bayar atau pelajari lebih lanjut tentang perbezaannya dalam Perbelanjaan vs Bil.

Sebelum Memulakan

Pastikan anda mempunyai perkara berikut ditetapkan dalam akaun Officaid anda:

  • Sekurang-kurangnya satu akaun bayaran ditambah (akaun bank, kad kredit, atau akaun tunai)
  • Sekurang-kurangnya satu pembekal untuk dikaitkan dengan perbelanjaan (atau anda boleh menambah satu semasa proses)
  • Kadar cukai pilihan anda dikonfigurasi jika anda perlu menjejak cukai pada perbelanjaan
Perlu menambah akaun bayaran? Lihat Menambah Akaun Bank, Kad Kredit, atau Tunai.

Cara Merekod Perbelanjaan

  1. 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan.
  2. 2 Klik Tambah Perbelanjaan Baharu di penjuru kanan atas.
  3. 3 Pilih Pembekal/Penerima Bayaran daripada senarai turun, atau klik + Tambah Baharu untuk mencipta pembekal baharu.
  4. 4 Pilih Akaun Bayaran yang perbelanjaan itu dibayar daripadanya.
  5. 5 Masukkan Jumlah dan pilih Mata Wang jika berkenaan.
  6. 6 Tetapkan Tarikh apabila perbelanjaan berlaku (kalendar akan terbuka apabila anda mengkliknya).
  7. 7 Aktifkan Tercukai jika cukai terpakai (lihat Menambah Cukai kepada Perbelanjaan di bawah).
  8. 8 Pilih Kategori untuk mengklasifikasikan perbelanjaan.
  9. 9 Tambah sebarang Nota untuk konteks tambahan (pilihan).
  10. 10 Muat naik Resit jika anda ada (pilihan tetapi disyorkan): seret ke Seret dan Letak Resit Di Sini, atau klik Pilih Fail dan pilih fail.
  11. 11 Klik Tambah Perbelanjaan untuk menyimpan.

Setelah disimpan, perbelanjaan tersebut akan muncul dalam senarai perbelanjaan anda dan dipaparkan dalam laporan kewangan anda. Jika anda melampirkan resit, ikon klip akan muncul dalam lajur Resit.

Memahami Medan Perbelanjaan

Berikut adalah maksud setiap medan pada borang perbelanjaan. Akaun Bayaran, Jumlah dan Kategori adalah wajib; yang lain adalah pilihan.

  • Pembekal/Penerima Bayaran – Perniagaan atau individu yang anda bayar. Pilih daripada pembekal sedia ada atau cipta yang baharu di situ. Pilihan: jika dibiarkan kosong, ia dipaparkan sebagai Tidak Dinyatakan.
  • Akaun Bayaran (wajib) – Akaun yang mana pembayaran dibuat, seperti akaun bank perniagaan, kad kredit, atau wang kecil.
  • Jumlah (wajib) – Jumlah keseluruhan yang anda belanjakan, termasuk sebarang cukai jika berkenaan. Kotak ini hanya menerima digit dan titik perpuluhan, dan jumlah mesti melebihi 0.
  • Mata Wang – Mata wang perbelanjaan tersebut. Medan ini muncul jika anda telah mengaktifkan pelbagai mata wang, dan lalai kepada SGD.
  • Tarikh – Bila perbelanjaan berlaku. Ini digunakan untuk pelaporan dan hendaklah sepadan dengan resit atau penyata bank anda.
  • Tercukai – Hidupkan ini jika cukai terpakai untuk perbelanjaan tersebut. Anda kemudian akan memilih kadar cukai dan Officaid mengira jumlah cukai.
  • Kategori (wajib) – Cara perbelanjaan diklasifikasikan, seperti Perbelanjaan Pejabat, Makanan & Hiburan, atau Perjalanan. Kategori membantu dalam pelaporan dan persediaan cukai.
  • Nota – Nota atau penerangan pilihan, seperti apa perbelanjaan itu untuk atau siapa yang terlibat.
  • Resit – Muat naik imej atau PDF resit anda untuk tujuan rekod. Anda boleh seret dan letak atau klik untuk mencari fail.

Jika medan wajib tiada, Tambah Perbelanjaan akan memaparkan mesej di bawahnya, satu demi satu: "Anda perlu memilih akaun", "Anda perlu memasukkan jumlah", kemudian "Anda perlu memilih kategori perbelanjaan".

Jumlah 0 atau kurang akan ditolak: "Masukkan jumlah melebihi 0."

Jumlah sentiasa positif; untuk merekodkan wang yang kembali, gunakan Pendapatan lain atau bayaran balik.
Anda boleh mencipta kategori perbelanjaan tersuai dengan mengklik + Tambah Baharu dalam senarai turun Kategori jika pilihan lalai tidak sesuai dengan keperluan anda. Lihat Mengurus Kategori Perbelanjaan untuk butiran lanjut.

Menambah Cukai kepada Perbelanjaan

Jika perbelanjaan anda termasuk cukai yang perlu dipantau (seperti untuk menuntut kredit cukai input), anda boleh merekodkannya:

  1. 1 Hidupkan suis Tercukai.
  2. 2 Pilih kadar Cukai yang sesuai daripada senarai turun.
  3. 3 Officaid mengira jumlah cukai secara automatik berdasarkan jumlah perbelanjaan.

Jumlah cukai akan dipaparkan secara berasingan dan disertakan dalam laporan cukai anda.

Untuk butiran lanjut tentang pengendalian cukai dalam perbelanjaan, lihat Menambah Cukai ke Perbelanjaan dan Akaun Belum Bayar.

Memuat Naik Resit

Menyimpan resit bersama perbelanjaan memudahkan pengurusan rekod dan membantu semasa audit atau musim cukai. Anda boleh memuat naik resit dalam format berikut, sehingga 5 MB setiap satu:

  • PDF: resit pindai atau invois digital daripada pembekal
  • Imej: PNG, JPG, GIF, WEBP, HEIC, BMP dan TIFF
  • Dokumen pejabat: Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument dan RTF
  • Fail CSV dan teks
  • Fail ZIP
  • Fail e-mel: EML dan MSG

Fail yang tidak sesuai akan ditolak sebelum apa-apa disimpan:

  • Fail jenis lain akan memaparkan "Jenis fail ini tidak boleh dimuat naik. Sila muat naik PDF, imej, dokumen pejabat, fail CSV atau teks, atau fail ZIP."
  • Fail melebihi 5 MB akan memaparkan "Saiz fail melebihi had 5 MB. Sila pilih fail yang lebih kecil."
  • Fail yang isinya tidak sepadan dengan jenisnya akan memaparkan "Fail ini tidak sepadan dengan namanya (isinya tidak sepadan dengan jenisnya, contohnya fail yang dinamakan semula). Simpan semula dalam format tersebut, atau sebagai PDF, dan muat naik."

Untuk memuat naik resit, sama ada seret dan letakkan fail ke kawasan resit atau klik untuk mencari fail anda. Resit akan disimpan bersama perbelanjaan dan boleh dilihat pada bila-bila masa.

Biasakan diri memuat naik resit semasa merekod perbelanjaan. Ini menjimatkan masa kemudian apabila anda perlu mencari dokumen untuk transaksi tertentu.

Memaparkan Perbelanjaan Anda

Halaman Perbelanjaan memaparkan semua perbelanjaan yang direkodkan dalam paparan senarai. Setiap baris menunjukkan:

  • Tarikh – Bila perbelanjaan berlaku
  • Pembekal/Penerima Bayaran – Siapa yang anda bayar
  • Kategori – Bagaimana perbelanjaan diklasifikasikan
  • Akaun Bayaran – Akaun bayaran mana yang digunakan
  • Jumlah – Jumlah keseluruhan yang dibelanjakan
  • Resit – Ikon pautan muncul jika resit dilampirkan
  • Tindakan – Ikon untuk menyunting atau memadam perbelanjaan

Gunakan penapis di bahagian atas halaman untuk mempersempit paparan anda:

  • Tahun – Paparkan perbelanjaan dari tahun tertentu
  • Julat Tersuai – Tetapkan julat tarikh tertentu untuk melihat perbelanjaan dalam tempoh tersebut
Mencari perbelanjaan tertentu? Gunakan penapis untuk mempersempit mengikut tarikh, kemudian semak lajur pembekal atau kategori untuk mencari apa yang anda perlukan.

Menyunting Perbelanjaan

Jika anda perlu membetulkan atau mengemas kini perbelanjaan selepas menyimpannya:

  1. 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan.
  2. 2 Cari perbelanjaan tersebut dalam senarai anda.
  3. 3 Klik perbelanjaan untuk membukanya, kemudian klik Sunting Perbelanjaan dalam Tindakan Pantas.
  4. 4 Buat perubahan pada mana-mana medan.
  5. 5 Klik Kemas Kini Perbelanjaan untuk menyimpan.

Perubahan anda akan dipaparkan serta-merta dalam senarai perbelanjaan dan laporan kewangan anda.

Memadam Perbelanjaan

Jika perbelanjaan direkodkan secara salah dan perlu dipadam:

  1. 1 Navigasi ke Kewangan → Perbelanjaan.
  2. 2 Cari perbelanjaan tersebut dalam senarai anda.
  3. 3 Klik perbelanjaan untuk membukanya, kemudian klik Padam Perbelanjaan dalam Tindakan Pantas.
  4. 4 Sahkan pemadaman apabila diminta.

Sebagai alternatif, anda boleh membuka perbelanjaan tersebut dan klik Buang Perbelanjaan di bahagian bawah borang.

Memadam perbelanjaan akan memadamkannya secara kekal daripada rekod anda. Ini akan menjejaskan laporan kewangan anda, termasuk penyata Untung Rugi. Jika anda tidak pasti, pertimbangkan untuk menyunting perbelanjaan tersebut daripada memadamnya.

Perbelanjaan dan Gaji

Apabila anda memproses gaji dalam Officaid, pembayaran gaji direkodkan secara automatik sebagai perbelanjaan. Ini bermakna anda tidak perlu mencipta entri perbelanjaan secara manual untuk gaji kakitangan, sumbangan CPF, atau pembayaran lain yang berkaitan dengan gaji.

Perbelanjaan automatik ini muncul dalam senarai perbelanjaan anda dengan kategori yang sesuai dan dipautkan kepada pelaksanaan gaji asalnya.

Ketahui lebih lanjut tentang pemprosesan gaji dalam Pemprosesan Gaji.

Soalan Lazim

Ya. Klik + Tambah Baharu dalam senarai turun Pembekal/Penerima Bayaran untuk mencipta pembekal baharu tanpa meninggalkan borang perbelanjaan. Masukkan nama pembekal dan butiran relevan, kemudian teruskan dengan perbelanjaan anda. Pembekal baharu akan disimpan dan tersedia untuk perbelanjaan masa depan.

Dalam senarai perbelanjaan di Kewangan → Perbelanjaan, ikon pautan muncul dalam lajur Resit untuk mana-mana perbelanjaan yang mempunyai lampiran dimuat naik. Jika lajur itu kosong, tiada resit dilampirkan pada perbelanjaan tersebut.

Klik perbelanjaan untuk membukanya. Resit dipaparkan dalam panel Resit di sebelah kanan; jika tiada yang dilampirkan, gunakan Lampirkan resit di sana.

Ya, jika anda mempunyai ciri pelbagai mata wang diaktifkan. Semasa mencipta perbelanjaan, pilih mata wang yang sesuai daripada senarai turun Mata Wang. Officaid akan menjejak perbelanjaan dalam mata wang tersebut dan menukarnya kepada mata wang lalai anda untuk tujuan pelaporan.

Perbelanjaan ialah bayaran yang telah anda buat, bermakna wang telah keluar dari akaun anda. Bil ialah hutang yang masih anda ada tetapi belum dibayar lagi. Apabila anda membayar bil, ia bertukar menjadi perbelanjaan. Lihat Perbelanjaan vs Bil untuk butiran lanjut.

Pada masa ini, perbelanjaan ditambah satu demi satu melalui borang perbelanjaan. Untuk perbelanjaan berulang, pertimbangkan untuk menetapkan proses untuk merakamkannya secara berkala, seperti pada akhir setiap minggu atau apabila anda menerima penyata bank.

Apa Seterusnya?

Sekarang anda tahu cara merakam perbelanjaan, terokai panduan berkaitan ini:

perbelanjaan penjejakan Memulakan