保持费用井然有序
不用再在长长的交易列表中来回翻找。类别功能允许您按类型对费用进行分组，让您一眼就能看出资金流向并发现支出模式。无论是追踪办公用品、差旅成本还是营销支出，类别都能让您的财务数据更具意义。
为什么类别很重要
费用类别不仅仅是整理交易，它们还能帮助您：
- 了解支出模式 – 查看业务中哪些领域消耗的资源最多
- 为报税做准备 – 将可抵扣的费用归类在一起，便于申报
- 生成准确报告 – 您的损益表会按类别细分费用
- 设定预算 – 针对特定费用类型追踪支出与预算的对比
- 发现节省成本的机会 – 识别特定领域异常高的支出
在记录费用时花一点时间分配正确的类别，当您后续需要分析支出或准备财务报告时，这会带来很大的便利。
系统类别与自定义类别
Officaid 提供两种类型的费用类别：
- 系统类别 – 预先构建的类别，涵盖常见的业务费用，如广告、银行手续费、办公费用和硬件/软件。这些类别无法编辑或删除，以确保财务报告的一致性。它们在列表中带有锁定图标标记。
- 自定义类别 – 您创建的用于满足特定业务需求的类别。您可以完全控制这些类别，并随时使用铅笔和垃圾桶图标进行编辑或删除。
大多数企业发现系统类别已能满足主要需求，但自定义类别可以让您更具体。例如，您可以为特定项目、部门或您行业特有的费用类型创建自定义类别。
查看您的类别
要查看所有费用类别及每个类别的支出金额：
- 1 从主菜单前往 财务 → 费用。
- 2 点击 类别 标签页。
- 3 使用年份筛选器或选择 自定义 以查看特定日期范围。
类别列表显示：
- 类别名称 – 类别的名称
- 类别类型 – 是系统类别还是自定义类别
- 总金额 – 所选期间内该类别的支出总额
- 操作 – 自定义类别的编辑或删除图标（系统类别显示锁定图标）
在损益表中显示于销售成本下的类别，其名称旁会带有 销售成本 徽章。
点击 总金额 列标题可按支出排序类别，帮助您快速识别最大的支出领域。
添加自定义类别
当系统类别无法满足您的需求时，请创建一个自定义类别：
- 1 前往 财务 → 费用，然后打开 类别 标签页。
- 2 点击右上角的 + 添加新类别。
- 3 输入一个能清晰描述费用类型的 类别名称。
- 4 添加可选的 备注，以说明何时应使用此类别。
- 5 点击 添加类别 以保存。
您的新类别将出现在列表中，并在记录费用和应付账款时可在类别下拉菜单中使用。
备注 会随类别保存，并在您打开编辑时显示。它们不会出现在类别页面或列表中。
查看类别详情
点击任何类别名称以查看详细的支出信息。类别详情页面有两个选项卡：
概览选项卡
概览选项卡提供该类别内支出的摘要：
- 总计 – 所选期间内该类别所有费用和已付应付账款的合计金额
- 逾期：当类别中有超过到期日的未付应付账款时出现，并显示其总额
- 采购趋势 – 显示该类别随时间变化的月度支出图表
采购趋势图表有助于您发现季节性高峰、逐渐增加或需要调查的异常月份等模式。
支出选项卡
支出选项卡列出分配给此类别的所有费用和应付账款。每行显示：
- 日期 – 费用发生或应付账款创建的日期
- 供应商 – 您付款或欠款的对象
- 状态 – 已付款、到期或逾期
- 金额 – 交易金额
- 货币 – 交易货币
使用筛选按钮（逾期、到期、已付款）按状态缩小列表范围，或调整日期范围以查找特定交易。点击任意行即可查看该费用或应付账款的完整详情。
销售成本或运营费用
每个类别决定其支出在您的损益表中的显示位置。打开该类别，在概览标签页中，将在损益表中显示为设置为销售成本或运营费用。此设置适用于系统类别和自定义类别。
- 销售成本 – 用于生产或交付您所售商品/服务的采购或支出，例如转售商品、材料及直接人工。毛利 = 净销售额 - 销售成本。
- 运营费用 – 经营企业的其他成本，例如租金、软件和广告费。
Officaid 包含一个系统类别销售成本 - 采购，默认显示在销售成本下。
编辑自定义类别
要更新自定义类别的名称或备注：
- 1 前往财务 → 费用，并打开类别标签页。
- 2 找到您要编辑的类别。
- 3 点击操作列中的铅笔图标。
- 4 进行您的修改。
- 5 点击更新类别以保存。
重命名类别会自动更新所有关联的费用和应付账款。您无需单独编辑每笔交易。
删除自定义类别
要移除您不再需要的自定义类别：
- 1 前往财务 → 费用，并打开类别标签页。
- 2 找到您要删除的类别。
- 3 点击操作列中的垃圾桶图标。
- 4 Officaid 会询问确定吗？点击是以确认。您也可以打开该类别，并在快速操作中点击移除类别。
类别最佳实践
以下是一些充分利用费用类别的技巧：
- 保持一致 – 始终对同一类型的费用使用相同的类别。不一致会导致报告不可靠。
- 保持简单 – 数量适中（10-20个）的类别比几十个高度具体的类别更易于管理。
- 考虑报告需求 – 选择与您分析支出的方式以及会计师需求相符的类别。
- 使用备注 – 为自定义类别添加备注，供编辑类别的人员参考，例如说明每个类别的适用场景。
- 定期审查 – 每隔几个月检查一次您的类别。删除未使用的类别，并随着业务发展添加新类别。
常见问题
不可以。系统类别已锁定，无法修改或删除。这确保了所有 Officaid 账户在财务报告上的一致性，并符合标准会计惯例。如果系统类别不完全符合您的需求，请创建一个名称更具体的自定义类别。
当费用或应付账款关联到某个类别时，您无法移除该类别：Officaid 会显示“您无法移除此类别。至少有一笔费用与此类别关联。”请先将它们移至其他类别（该类别的支出标签页中列出了这些费用），然后再移除它。
没有自动合并功能。要合并类别，您需要单独编辑每笔费用，并将其类别更改为您想保留的那个。一旦所有费用都移动完毕，删除未使用的类别。对于包含大量交易的类别，建议查看支出标签页以识别所有受影响的费用。
逾期金额反映了该类别中已过到期日但未支付的应付账款。这些是您欠下但尚未支付的账单。查看按逾期筛选的支出标签页，以了解哪些账单需要关注并优先支付。
不可以。每笔费用或应付账款只能有一个类别。如果一笔费用涉及多个类别（例如一张账单同时包含办公用品和软件），您需要选择主要类别，或将其拆分为单独的费用条目。
是的。类别决定了费用在损益表和其他财务报告中的分组方式。正确分类的费用能为您提供关于资金流向的准确洞察。未分类或分类错误的费用可能会使您的报告产生误导。
任何拥有费用模块访问权限的用户都可以创建自定义类别。为了保持一致性，建议与团队商定类别结构，并在备注字段中记录每个类别的使用场景。
接下来做什么？
既然您已经了解如何按类别整理费用，请探索以下相关指南：