செலவு வகைகளை நிர்வகித்தல்

உங்கள் செலவுகளை ஒழுங்குபடுத்துங்கள்

நீண்ட பரிவர்த்தனைப் பட்டியல்களை உருட்டிப் பார்ப்பதை நிறுத்துங்கள். வகைகள் மூலம் செலவுகளை வகைப்படுத்தி, பணம் எங்கு செல்கிறது என்பதை உடனடியாகக் காணலாம் மற்றும் செலவு முறைகளை ஒரு கண்ணோட்டத்தில் கண்டறியலாம். அலுவலகப் பொருட்கள், பயணச் செலவுகள் அல்லது விளம்பரச் செலவுகளைக் கண்காணிப்பீர்களா, வகைகள் உங்கள் நிதி தரவுகளுக்கு அர்த்தம் தருகின்றன.

வகைகள் ஏன் முக்கியம்

செலவு வகைகள் உங்கள் பரிவர்த்தனைகளை மட்டுமே ஒழுங்கமைப்பதில்லை. அவை உங்களுக்கு உதவுகின்றன:

• செலவு முறைகளைப் புரிந்துகொள்ளுங்கள் – உங்கள் வணிகத்தில் எந்தப் பகுதிகள் அதிக வளங்களைப் பயன்படுத்துகின்றன என்பதைக் காணுங்கள்
• வரி காலத்திற்குத் தயாராகுங்கள் – எளிதான அறிக்கைகளுக்காக வரி கழிவு செலவுகளைத் தொகுக்கவும்
• துல்லியமான அறிக்கைகளை உருவாக்குங்கள் – உங்கள் லாபம் மற்றும் நஷ்டம் அறிக்கை செலவுகளை வகை வாரியாகப் பிரிக்கிறது
• பட்ஜெட் அமைக்கவும் – குறிப்பிட்ட செலவு வகைகளுக்கு பட்ஜெட்டிற்கு எதிராகச் செலவுகளைக் கண்காணிக்கவும்
• செலவு சேமிப்பு வாய்ப்புகளைக் கண்டறியுங்கள் – குறிப்பிட்ட பகுதிகளில் அசாதாரணமாக அதிகமான செலவுகளைக் கண்டறியுங்கள்

செலவுகளைப் பதிவு செய்யும்போது சரியான வகையை ஒதுக்கிக்கொள்வது, உங்கள் செலவுகளைப் பகுப்பாய்வு செய்யவோ அல்லது நிதி அறிக்கைகளைத் தயார் செய்யவோ தேவைப்படும்போது பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

அமைப்பு மற்றும் தனிப்பயன் வகைகள்

Officaid இரண்டு வகையான செலவு வகைகளை வழங்குகிறது:

• அமைப்பு வகைகள் – விளம்பரம், வங்கி கட்டணங்கள், அலுவலக செலவுகள், மற்றும் வன்பொருள் / மென்பொருள் போன்ற பொதுவான வணிகச் செலவுகளை உள்ளடக்கிய முன்-உருவாக்கப்பட்ட வகைகள். நிதி அறிக்கைகளில் நிலைத்தன்மையை உறுதிப்படுத்த, இவற்றைத் திருத்தவோ அல்லது நீக்கவோ முடியாது. பட்டியலில் இவை பூட்டப்பட்ட ஐகானால் குறிக்கப்படுகின்றன.
• தனிப்பயன் வகைகள் – உங்கள் குறிப்பிட்ட வணிகத் தேவைகளுக்கு ஏற்ப நீங்கள் உருவாக்கும் வகைகள். இவற்றை நீங்கள் முழுமையாகக் கட்டுப்படுத்தலாம் மற்றும் எப்போது வேண்டுமானாலும் பென்சில் மற்றும் குப்பை ஐகான்களைப் பயன்படுத்தித் திருத்தவோ அல்லது நீக்கவோ முடியும்.

பெரும்பாலான வணிகங்கள் அமைப்பு வகைகள் அவற்றின் முக்கியத் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்கின்றன என்று கண்டறிகின்றன, ஆனால் தனிப்பயன் வகைகள் அதிக குறிப்பிட்ட தன்மையை அனுமதிக்கின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, குறிப்பிட்ட திட்டங்கள், பிரிவுகள் அல்லது உங்கள் தொழிலில் தனித்துவமான செலவு வகைகளுக்கு தனிப்பயன் வகைகளை உருவாக்கலாம்.

உங்கள் வகைகளைப் பார்ப்பது

உங்கள் அனைத்து செலவு வகைகளையும் ஒவ்வொன்றிலும் நீங்கள் எவ்வளவு செலவு செய்தீர்கள் என்பதைக் காண:

1. 1 முதன்மை மெனுவிலிருந்து நிதி → செலவுகள் என்ற இடத்திற்குச் செல்லவும்.
2. 2 வகைகள் டேபைக் கிளிக் செய்யவும்.
3. 3 ஆண்டு வடிகட்டியைப் பயன்படுத்தவும் அல்லது குறிப்பிட்ட தேதி வரம்பைப் பார்க்க தனிப்பயன் ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

வகைகள் பட்டியல் காட்டுகிறது:

• வகை பெயர் – வகையின் பெயர்
• வகை வகைப்பாடு – இது அமைப்பு வகையாகவோ அல்லது தனிப்பயன் வகையாகவோ இருக்கிறதா என்பதைக் குறிக்கிறது
• மொத்த தொகை – தேர்ந்தெடுத்த காலத்திற்கு இந்த வகையில் நீங்கள் செலவிட்ட தொகை
• செயல்கள் – தனிப்பயன் வகைகளுக்கு திருத்த அல்லது நீக்கு ஐகான்கள் (அமைப்பு வகைகளுக்கு பூட்டு ஐகான்)

P&L-ல் விற்பனை செலவில் (Cost of sales) காட்டப்படும் வகைகளின் பெயருக்கு அருகில் Cost Of Sales பட்டை காணப்படும்.

செலவுகளின் அடிப்படையில் வகைகளை வரிசைப்படுத்த, மொத்த தொகை நெடுவரிசை தலைப்பைக் கிளிக் செய்யவும். இது உங்கள் அதிகபட்ச செலவுப் பகுதிகளை விரைவில் அடையாளம் காண உதவும்.

தனிப்பயன் வகையைச் சேர்தல்

அமைப்பு வகைகள் உங்கள் தேவைகளுக்கு பொருந்தவில்லை என்றால், ஒரு தனிப்பயன் வகையை உருவாக்கவும்:

1. 1 Finance → Expenses-க்குச் சென்று வகைகள் டேபைத் திறக்கவும்.
2. 2 வலது மேல் மூலையில் உள்ள + புதிய வகை சேர்-ஐக் கிளிக் செய்யவும்.
3. 3 செலவு வகையைத் தெளிவாக விவரிக்கும் ஒரு வகை பெயர்-ஐ உள்ளிடவும்.
4. 4 இந்த வகை எப்போது பயன்படுத்தப்பட வேண்டும் என்பதை விவரிக்க விருப்பத்திற்குரிய குறிப்புகள்-ஐச் சேர்க்கவும்.
5. 5 சேமிக்க வகையைச் சேர்-ஐக் கிளிக் செய்யவும்.

உங்கள் புதிய வகை பட்டியலில் தோன்றும் மற்றும் செலவுகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டியதைப் பதிவு செய்யும்போது வகை டிராப்-டவுனில் கிடைக்கும்.

குறிப்புகள் வகையுடன் சேமிக்கப்பட்டு, நீங்கள் திருத்தத்தைத் திறக்கும்போது காட்டப்படும். அவை வகைப் பக்கத்தில் அல்லது பட்டியலில் தோன்றாது.

வகை விவரங்களைக் காணுதல்

விரிவான செலவு தகவல்களைக் காண எந்தவொரு வகை பெயரையும் கிளிக் செய்யவும். வகை விவரப் பக்கத்தில் இரண்டு டேப்கள் உள்ளன:

மேலோட்டம் டேப்

மேலோட்டம் டேப் இந்த வகையில் செலவுகளின் சுருக்கத்தை வழங்குகிறது:

• மொத்தம் – தேர்ந்தெடுத்த காலத்திற்கு இந்த வகையில் உள்ள அனைத்து செலவுகளின் மற்றும் செலுத்தப்பட்ட செலுத்த வேண்டியதின் கூட்டுத் தொகை
• காலம் கடந்தது: வகையில் காலம் கடந்த செலுத்தப்படாத செலுத்த வேண்டியது இருந்தால், அதன் மொத்தத்துடன் தோன்றும்
• கொள்முதல் போக்கு – காலப்போக்கில் இந்த வகையில் உங்கள் மாதாந்திர செலவுகளைக் காட்டும் ஒரு சார்ட்

கொள்முதல் போக்கு சார்ட் சீசனல் உச்சங்கள், படிப்படியான அதிகரிப்பு, அல்லது விசாரணை தேவைப்படும் அசாதாரண மாதங்கள் போன்ற முறைகளைக் கண்டறிய உதவுகிறது.

செலவு டேப்

செலவு டேப் இந்த வகைக்கு ஒதுக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு செலவும் மற்றும் செலுத்த வேண்டியதையும் பட்டியலிடுகிறது. ஒவ்வொரு வரிசையும் காட்டுகிறது:

• தேதி – செலவு நடைபெற்ற அல்லது செலுத்த வேண்டியது உருவாக்கப்பட்ட தேதி
• வழங்குநர் – நீங்கள் பணம் செலுத்தியவர் அல்லது நீங்கள் கடன் பட்டவர்
• நிலை – செலுத்தப்பட்டது, காலக்கெடு, அல்லது காலம் கடந்தது
• தொகை – பரிவர்த்தனைத் தொகை
• நாணயம் – பரிவர்த்தனையின் நாணயம்

நிலையின்படி பட்டியலை வடிகட்ட காலம் கடந்தது, காலக்கெடு, செலுத்தப்பட்டது ஆகிய வடிகட்டல் பொத்தான்களைப் பயன்படுத்தவும், அல்லது குறிப்பிட்ட பரிவர்த்தனைகளைக் கண்டறிய தேதி வரம்பை மாற்றவும். எந்தவொரு வரிசையையும் கிளிக் செய்தால், அந்தச் செலவின் அல்லது செலுத்த வேண்டிய தொகையின் முழு விவரங்களும் திறக்கப்படும்.

விற்பனை செலவு அல்லது செயல்பாட்டு செலவுகள்

ஒவ்வொரு வகையும் அதன் செலவு உங்கள் லாப நஷ்டக் கணக்கு-யில் எங்கே தோன்ற வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிக்கிறது. வகையைத் திறந்து, மேலோட்டம் தாவில், P&L-ல் கீழே காட்டு-க்கு விற்பனை செலவு அல்லது செயல்பாட்டு செலவுகள் என அமைக்கவும். இது அமைப்பு வகைகளுக்கும் உங்கள் சொந்த வகைகளுக்கும் பொருந்தும்.

• விற்பனை செலவு – நீங்கள் விற்கும் பொருளை உருவாக்க அல்லது வழங்க நீங்கள் வாங்கும் அல்லது செலவு செய்யும் பொருட்கள், மறுவிற்பனைக்குரிய பொருட்கள், பொருட்கள் மற்றும் நேரடி பணியாளர்கள் போன்றவை. மொத்த லாபம் = நிகர விற்பனை - விற்பனை செலவு.
• செயல்பாட்டு செலவுகள் – வர்த்தகத்தை நடத்துவதற்கான மற்ற செலவுகள், எடுத்துக்காட்டாக வாடகை, மென்பொருள் மற்றும் விளம்பரம்.

Officaid-ல் விற்பனை செலவு - கொள்முதல் என்ற ஒரு அமைப்பு வகை உள்ளது, இது இயல்பாக விற்பனை செலவின் கீழே காட்டப்படுகிறது.

தனிப்பயன் வகையைத் திருத்தம்

ஒரு தனிப்பயன் வகையின் பெயர் அல்லது குறிப்புகளைப் புதுப்பிக்க:

1. 1 நிதி → செலவுகள்-க்குச் சென்று வகைகள் தாவைத் திறக்கவும்.
2. 2 நீங்கள் திருத்த விரும்பும் வகையைக் கண்டறியவும்.
3. 3 செயல்கள் நெடுவரிசையில் உள்ள பென்சில் ஐகானைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 உங்கள் மாற்றங்களைச் செய்யவும்.
5. 5 சேமிக்க வகையைப் புதுப்பி-ஐக் கிளிக் செய்யவும்.

ஒரு வகையின் பெயரை மாற்றினால், அதனுடன் இணைக்கப்பட்ட அனைத்து செலவுகளும் மற்றும் செலுத்த வேண்டிய தொகைகளும் தானாகவே புதுப்பிக்கப்படும். தனிப்பட்ட பரிவர்த்தனைகளைத் திருத்த தேவையில்லை.

தனிப்பயன் வகையை நீக்குதல்

மேலும் தேவையில்லாத ஒரு தனிப்பயன் வகையை நீக்க:

1. 1 நிதி → செலவுகள்-க்குச் சென்று வகைகள் தாவைத் திறக்கவும்.
2. 2 நீங்கள் நீக்க விரும்பும் வகையைக் கண்டறியவும்.
3. 3 செயல்கள் நெடுவரிசையில் உள்ள குப்பைப்பெட்டி ஐகானைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 Officaid உறுதியாக உள்ளீர்களா? என்று கேட்கிறது. உறுதிப்படுத்த ஆம்-ஐக் கிளிக் செய்யவும். வகையைத் திறந்து Quick Actions கீழே வகையை நீக்கு-ஐக் கிளிக் செய்யலாம்.

வகைகளுக்கான சிறந்த நடைமுறைகள்

செலவு வகைகளிலிருந்து அதிகபட்ச பயனைப் பெற சில குறிப்புகள்:

• ஒரே மாதிரியாக இருங்கள் – ஒரே வகையான செலவுக்கு எப்போதும் ஒரே வகையைப் பயன்படுத்தவும். ஒரே மாதிரியற்ற தன்மை அறிக்கைகளை நம்பகமானதாக இல்லாமல் மாற்றுகிறது.
• எளியதாக வைத்திருங்கள் – மிகவும் குறிப்பிட்ட பல வகைகளுக்குப் பதிலாக, நிர்வகிக்கக்கூடிய எண்ணிக்கையிலான வகைகள் (10-20) பயன்படுத்த எளிதாக இருக்கும்.
• அறிக்கைப்படுத்தல் பற்றி யோசிக்கவும் – செலவுகளை எப்படி பகுப்பாய் செய்ய விரும்புகிறீர்கள் என்பதையும், உங்கள் கணக்காளருக்கு என்ன தேவை என்பதையும் பொருந்தும் வகைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• குறிப்புகளைப் பயன்படுத்தவும் – தனிப்பயன் வகைகளுக்கு, அவற்றை எப்போது பயன்படுத்த வேண்டும் போன்றவற்றை விளக்க, திருத்தம் செய்யும் நபர்களுக்காக குறிப்புகளைச் சேர்க்கவும்.
• காலப்போக்கில் மதிப்பாய்வு செய்யவும் – சில மாதங்களுக்கு ஒருமுறை உங்கள் வகைகளைச் சரிபார்க்கவும். பயன்படுத்தாதவற்றை நீக்கவும், உங்கள் வணிகம் வளரும்போது புதியவற்றைச் சேர்க்கவும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

இப்போது செலவுகளை வகைப்படுத்தி ஏற்பாடு செய்வது எப்படி என்பதை நீங்கள் புரிந்துகொண்டிருக்கிறீர்கள். இந்த தொடர்புடைய வழிகாட்டிகளை ஆராயுங்கள்:

• செலவைப் பதிவு செய்வது எப்படி – புதிய செலவுகளைச் சேர் மற்றும் அவற்றை வகைகளுக்கு ஒதுக்குங்கள்
• செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்குவது – பில்ல்களைக் கண்காணித்து அறிக்கைகளுக்காக வகைப்படுத்துங்கள்
• செலவு தரவைப் பதிவிறக்கம் மற்றும் ஏற்றுமதி செய்வது – பகுப்பாய்வு அல்லது பகிர்தலுக்காக உங்கள் வகைப்படுத்தப்பட்ட தரவை ஏற்றுமதி செய்யுங்கள்