செலவுகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டியவை

எதைப் பயன்படுத்த வேண்டும்?

செலவு மற்றும் செலுத்த வேண்டியதை எப்போது பதிவு செய்ய வேண்டும் என்பதைப் புரிந்து கொள்வது உங்கள் கணக்குகளை துல்லியமாகவும், நிதி அறிக்கைகளை பொருத்தமானதாகவும் வைத்திருக்கிறது. இரண்டும் உங்கள் வணிகத்திலிருந்து பணம் வெளியேறுவதைக் கண்காணிக்கின்றன, ஆனால் அவை வெவ்வேறு நோக்கங்களுக்காகவும், உங்கள் அறிக்கைகளில் வெவ்வேறு இடங்களிலும் தோன்றுகின்றன. எதைப் பயன்படுத்த வேண்டும் என்பதை நீங்கள் முடிவு செய்ய உதவுவதற்காக இந்த வழிகாட்டி உதவும்.

எளிய வேறுபாடு

வேறுபாடு ஒரே ஒரு கேள்விக்குக் கீழே வருகிறது: பணம் ஏற்கனவே உங்கள் கணக்கிலிருந்து வெளியேறிவிட்டதா?

• செலவு – ஏற்கனவே செலுத்தப்பட்டது. பணம் உங்கள் கணக்கிலிருந்து வெளியேறிவிட்டது மற்றும் பரிவர்த்தனை முடிந்துவிட்டது.
• செலுத்த வேண்டியது – இன்னும் செலுத்தப்படவில்லை. செலுத்த வேண்டிய தேதியுடன் ஒரு பில் உள்ளது, அது தீர்க்கப்படும் வரை கண்காணிக்க வேண்டும்.

செலுத்த வேண்டியதை, செலுத்தப்படும் வரை உங்கள் மேசையில் காத்திருக்கும் ஒரு பில் என்று நினைத்துக்கொள்ளுங்கள். அதற்கு ஒரு செலுத்த வேண்டிய தேதி உள்ளது, அது தீர்க்கப்படும் வரை நீங்கள் அதைக் கண்காணிக்க வேண்டும். செலவு, மாறாக, ஏற்கனவே முடிந்துவிட்டது.

விரைவு குறிப்பு

எதைப் பதிவு செய்ய வேண்டும் என்பதை விரைவில் முடிவு செய்ய இந்த அட்டவணையைப் பயன்படுத்தவும்:

• கொள்முதல் நேரத்தில் உடனடியாக செலுத்தப்பட்டது → செலவாகப் பதிவு செய்யவும்
• செலுத்த வேண்டிய தேதியுடன் பில் பெற்றீர்கள் → செலுத்த வேண்டியதாகப் பதிவு செய்யவும்
• கிரெடிட் கார்டு கொள்முதல் (ஏற்கனவே கட்டணம் விதிக்கப்பட்டது) → செலவாகப் பதிவு செய்யவும்
• பணம் செலுத்தல் விதிமுறைகளுடன் வழங்குநரிடமிருந்து விலைப்பட்டியல் → செலுத்த வேண்டியதாகப் பதிவு செய்யவும்
• பணியாளருக்கு உடனடியாக பணம் திரும்ப வழங்கப்பட்டது → செலவாகப் பதிவு செய்யவும்
• பணம் திரும்ப பெற காத்திருக்கும் கோரிக்கையை பணியாளர் சமர்ப்பித்தார் → செலுத்த வேண்டியதாகப் பதிவு செய்யவும்

செலவை எப்போது பதிவு செய்ய வேண்டும்

பணம் ஏற்கனவே உங்கள் கணக்கிலிருந்து வெளியேறிவிட்டால் ஒரு செலவுவை பதிவு செய்யவும். இவை கண்காணிக்க வேண்டிய செலுத்த வேண்டிய தேதியில்லாத முடிந்த பரிவர்த்தனைகள். பணம் செலுத்துதல் முடிந்துவிட்டது, நீங்கள் அதை உங்கள் கணக்குகளுக்காகப் பதிவு செய்ய வேண்டியது மட்டுமே.

செலவுகளின் பொதுவான எடுத்துக்காட்டுகள்:

• அலுவலக பொருட்கள் – நீங்கள் கடைகளில் எழுதுபொருட்களை வாங்கி உங்கள் நிறுவனக் கார்டு மூலம் செலுத்துகிறீர்கள்
• வாடிக்கையாளர் உணவுகள் – நீங்கள் வணிக மதிய உணவுக்கு பணம் செலுத்தி உடனடியாக பில்லைத் தீர்க்கிறீர்கள்
• உடனடி பணம் திரும்ப வழங்கல் – நீங்கள் பணியாளரின் டாக்ஸி ரசீதுக்காக உடனடியாக பணம் திரும்ப வழங்குகிறீர்கள்
• முன்பண சேவைகள் – நீங்கள் முன்பண மொபைல் திட்டத்தை நிரப்புகிறீர்கள் அல்லது சந்தாக்களுக்கு முன்பணமாகப் பணம் செலுத்துகிறீர்கள்
• தனிநபர் தொழிலாளர் பணம் செலுத்துதல் – முடிந்த வேலையுக்காக வங்கி பரிமாற்றம் மூலம் ஒரு ஒப்பந்ததாரருக்கு நீங்கள் பணம் செலுத்துகிறீர்கள்
• சிறு பணம் கொள்முதல்கள் – உங்கள் சிறு பணம் நிதியிலிருந்து ரொக்கத்தால் செய்யப்படும் சிறிய கொள்முதல்கள்

இந்த அனைத்து நிலைகளிலும், பணம் ஏற்கனவே செலவிடப்பட்டுள்ளது. கண்காணிக்க வேண்டிய பில் அல்லது செலுத்த வேண்டிய தேதி எதுவும் இல்லை.

செலுத்த வேண்டியதை எப்போது பதிவு செய்ய வேண்டும்

நீங்கள் இன்னும் செலுத்தாத, செலுத்த வேண்டிய தேதியுடன் கூடிய ஒரு பில் இருந்தால் செலுத்த வேண்டியதை பதிவு செய்யவும். இவை நீங்கள் கடன் வாங்கிய பணத்தைக் குறிக்கின்றன, அவை தீர்க்கப்படும் வரை கண்காணிக்க வேண்டும். செலுத்த வேண்டியவை வரவிருக்கும் பணம் செலுத்துதல்களைக் கவனிப்பதற்கும், உங்கள் ரொக்க ஓட்டத்தை திட்டமிடுவதற்கும் உதவுகின்றன.

செலுத்த வேண்டியவற்றின் பொதுவான எடுத்துக்காட்டுகள்:

• வாடகை – உங்கள் நில உரிமையாளர் மாத இறுதியில் செலுத்த வேண்டிய வாடகை விலைப்பட்டியலை அனுப்புகிறார்
• வழங்குநர் விலைப்பட்டியல்கள் – 30-நாள் பணம் செலுத்துதல் நிபந்தனைகளுடன் ஒரு வழங்குநர் பொருட்களை வழங்குகிறார்
• பயன்பாட்டு கட்டணங்கள் – 14 நாட்களில் செலுத்த வேண்டிய மின்சாரம் அல்லது இணைய பில்லை நீங்கள் பெறுகிறீர்கள்
• பணியாளர் கோரிக்கைகள் – மாத இறுதியில் செலவுத் திரும்பப் பெறுதலுக்காக காத்திருக்கும் செலவு கோரிக்கைகளை பணியாளர்கள் சமர்ப்பிக்கிறார்கள்
• தொழில்முறை சேவைகள் – வழங்கப்பட்ட சேவைகளுக்காக உங்கள் கணக்காளர் அல்லது வழக்கறிஞர் உங்களுக்கு விலைப்பட்டியல் அனுப்புகிறார்
• விலைப்பட்டியலுடன் கூடிய சந்தாக்கள் – பணம் செலுத்துதல் நிபந்தனைகளுடன் பில் செய்யப்படும் ஆண்டு மென்பொருள் சந்தாக்கள்

இந்த அனைத்து நிலைகளிலும், நீங்கள் ஒரு பில்லை பெற்றிருக்கிறீர்கள், ஆனால் இன்னும் செலுத்தவில்லை. தகுந்த நேரத்தில் பணம் செலுத்துவதை உறுதிசெய்ய, செலுத்த வேண்டிய தேதியை நீங்கள் கண்காணிக்க வேண்டும்.

அவை உங்கள் நிதி அறிக்கைகளை எப்படி பாதிக்கின்றன

செலவுகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டியவை நிதியியல் ரீதியாக வெவ்வேறு விஷயங்களைக் குறிப்பதால், உங்கள் நிதி அறிக்கைகளில் வெவ்வேறு இடங்களில் தோன்றும்.

செலவுகள் உங்கள் லாபம் மற்றும் நஷ்டம் அறிக்கையில் தோன்றும்

லாபம் மற்றும் நஷ்டம் (வருமான அறிக்கை என்றும் அழைக்கப்படுகிறது) உங்கள் தொழில் ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்தில் எவ்வளவு பணம் சம்பாதித்தது மற்றும் செலவிட்டது என்பதைக் காட்டுகிறது. செலவுகள் பணம் செலவிடப்பட்டதைக் குறிப்பதால் உங்கள் நிகர வருமானத்தைக் குறைக்கின்றன. நீங்கள் ஒரு செலவை பதிவு செய்யும்போது, அது அந்த காலத்திற்கான உங்கள் லாபத்திற்கு உடனடியாக தாக்கத்தை ஏற்படுத்துகிறது.

செலுத்த வேண்டியவை உங்கள் இருப்புப் பட்டியலில் பொறுப்புகளாக தோன்றும்

இருப்புப் பட்டியல் உங்கள் தொழில் என்ன சொத்துகளைக் கொண்டுள்ளது (சொத்துகள்) மற்றும் என்ன கடன் கொண்டுள்ளது (பொறுப்புகள்) என்பதை ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தில் காட்டுகிறது. செலுத்த வேண்டியவை நீங்கள் மற்றவர்களுக்கு கடன் வாங்கிய பணத்தைக் குறிப்பதால் பொறுப்புகளாக தோன்றும். நீங்கள் உண்மையில் அவற்றை செலுத்தும் வரை, அவை உங்கள் லாபம் மற்றும் நஷ்டத்தை பாதிக்காது.

செலுத்த வேண்டியது முதல் செலவு வரை ஓட்டம்

நீங்கள் ஒரு செலுத்த வேண்டியதற்கு எதிராக பணம் செலுத்துதலை பதிவு செய்யும்போது, இது நடக்கிறது:

1. நீங்கள் பில்லை பெறும்போது ஒரு செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்குகிறீர்கள் (இது இருப்புப் பட்டியலில் ஒரு பொறுப்பாக தோன்றும்)
2. செலுத்த வேண்டிய தேதி வரை செலுத்த வேண்டியதை நீங்கள் கண்காணிக்கிறீர்கள்
3. செலுத்த வேண்டியதுக்கு எதிராகப் பணம் செலுத்துதலைப் பதிவு செய்கிறீர்கள்.
4. செலுத்த வேண்டிய நிலை செலுத்தப்பட்டது என மாறுகிறது.
5. உங்கள் பணம் செலுத்தல் கணக்கிற்கு எதிராக ஒரு செலவு உருவாக்கப்பட்டு பதிவு செய்யப்படுகிறது
6. இப்போது அந்தத் தொகை உங்கள் லாபம் மற்றும் நஷ்ட அறிக்கையில் தோன்றும்

செலுத்த வேண்டியது தானாகவே உங்கள் பதிவுகளில் செலுத்தப்பட்டது என்ற நிலையில் குறிப்புக்காக வைக்கப்படுகிறது. இது உங்கள் பணம் செலுத்தல் வரலாற்றை முழுமையாக வைத்திருக்கவும், பில்ஸ் எப்போது பெறப்பட்டன மற்றும் எப்போது செலுத்தப்பட்டன என்பதற்கான முழுமையான ஆடிட் டிரேலையும் (audit trail) வழங்குகிறது.

பின்னர் செலவுகளைப் பதிவு செய்வதற்குப் பதிலாக, ஏன் செலுத்த வேண்டியவற்றை (Payables) கண்காணிக்க வேண்டும்?

ஒரு பில்லை இறுதியில் செலுத்தும்போது, ஏன் அதைச் செலவாகப் பதிவு செய்யக்கூடாது என்று நீங்கள் வியக்கலாம். செலுத்த வேண்டியவற்றைக் கண்காணிக்க ஏன் முக்கியம் என்பதற்கான காரணங்கள் இங்கே:

• ரொக்க ஓட்டத் திட்டமிடல் (Cash flow planning) – நீங்கள் எவ்வளவு பணம் செலுத்த வேண்டும் மற்றும் எப்போது என்பதைத் துல்லியமாக அறிந்து, உங்கள் ரொக்க ஓட்டத்தைப் பொருத்தவாறு திட்டமிடலாம்.
• காலதாமதக் கட்டணங்களைத் தவிர்க்க – வரவிருக்கும் காலக்கெடுவு தேதிகளை ஒரே பார்வையில் பார்த்து, தண்டனைகளைத் தவிர்க்க பணம் செலுத்தல்களை முன்னுரிமை அளிக்கலாம்.
• துல்லியமான நிதி நிலை – உங்கள் சமநிலைப் பட்டியல் நீங்கள் உண்மையில் எவ்வளவு கடன் கொண்டுள்ளீர்கள் என்பதைப் பிரதிபலிப்பதால், உங்கள் பொறுப்புகளின் உண்மையான படத்தை வழங்குகிறது
• வழங்குநர் தொடர்பு மேலாண்மை – ஒவ்வொரு வழங்குநருடனும் உங்கள் பணம் செலுத்தல் வரலாற்றைக் கண்காணித்து, சரியான நேரத்தில் பணம் செலுத்துதலை உறுதிசெய்யலாம்.
• ஆடிட் டிரேல் (Audit trail) – பில்ஸ் எப்போது செலுத்தப்பட்டன என்பதை மட்டுமல்லாமல், எப்போது பெறப்பட்டன என்பதையும் பதிவு செய்து வைக்கலாம்.

Officaid எப்படி உதவுகிறது

Officaid, உங்களுக்கு நேரத்தைச் சேமிக்க உதவும் தானியங்கி அம்சங்களுடன் செலவுகளையும் செலுத்த வேண்டியவற்றையும் கண்காணிக்க எளிமையாக்குகிறது.

பணியாளர் கோரிக்கைகள் செலுத்த வேண்டியவற்றில் இணைக்கப்படுகின்றன

மாதம் முழுவதும் பணியாளர்கள் பணம் திரும்பப் பெற செலவு கோரிக்கைகளைச் சமர்ப்பிக்கும்போது, Officaid அவற்றை மாத இறுதியில் செலுத்த வேண்டிய ஒரே ஒரு தொகையாக தானாகவே இணைக்கிறது. எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு பணியாளர் ஜனவரி 12 அன்று SGD 100 கோரிக்கை வைக்கிறார் மற்றும் மற்றொருவர் ஜனவரி 24 அன்று SGD 100 கோரிக்கை வைக்கிறார் என்றால், ஜனவரி 31 அன்று செலுத்த வேண்டிய SGD 200 என்ற ஒரே ஒரு தொகையை நீங்கள் காண்பீர்கள். இது நீங்கள் செயலாக்க வேண்டிய தனிப்பட்ட பணம் செலுத்தல்களின் எண்ணிக்கையைக் குறைக்கிறது.

சம்பளம் தானாகவே செலவு பதிவுகளை உருவாக்குகிறது

சம்பளம் மாட்யூல் மூலம் சம்பளங்களைச் செயலாக்கும்போது, Officaid சம்பளம் செலுத்தல்கள், CPF பங்களிப்புகள் மற்றும் மற்ற சம்பளம் தொடர்பான செலவுகளுக்கு தானாகவே செலவு பதிவுகளை உருவாக்குகிறது. ஒவ்வொரு பணியாளரின் சம்பளத்தையும் தனித்தனியாகப் பதிவு செய்ய வேண்டிய அவசியமில்லை.

தவிர்க்க வேண்டிய பொதுவான பிழைகள்

செலவுகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டியவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது சில பொதுவான பிழைகள் இங்கே:

• எல்லாவற்றையும் செலவுகளாகப் பதிவு செய்தல் – நீங்கள் செலவுகளை மட்டுமே பதிவு செய்தால், எந்த பில்ஸ் நிலுவையில் உள்ளன அல்லது அவற்றின் காலம் எப்போது என்பதை நீங்கள் அறிய முடியாது. ரொக்க ஓட்டத் திட்டமிடலுக்குத் தேவையான தெளிவு நீங்கிவிடும்.
• ஒரே பரிவர்த்தனைக்கு இரண்டையும் பதிவு செய்தல் – செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்கி, பின்னர் அதை செலுத்தும்போது தனித்தனியாக செலவையும் பதிவு செய்ய வேண்டாம். செலுத்த வேண்டியதை செலுத்தும்போது, Officaid செலவை தானாகவே கையாளும்.
• உடனடி கொள்முதல்களுக்கு செலுத்த வேண்டியதை பதிவு செய்தல் – நீங்கள் உடனடியாக பணம் செலுத்தினால் (உதாரணமாக, கடைகளில் கிரெடிட் கார்டு சுவிப் செய்தால்), செலவு மட்டுமே பதிவு செய்யவும். கணக்கிட வேண்டிய பில் எதுவும் இல்லை.
• செலுத்த வேண்டியதை செலுத்த மறந்துவிடுதல் – செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்குவது பில்லை செலுத்தாது. நீங்கள் உண்மையில் பணம் செலுத்தும்போது, அந்த பணம் செலுத்துதலை நிச்சயமாக பதிவு செய்யவும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

இப்போது நீங்கள் வேறுபாட்டை புரிந்துகொண்டிருப்பதால், இந்த தொடர்புடைய வழிகாட்டிகளை ஆராயுங்கள்:

• செலவைப் பதிவு செய்வது – நீங்கள் ஏற்கனவே செலுத்திய பணத்தைப் பதிவு செய்யவும்
• செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்குதல் – எதிர்காலத்தில் செலுத்த வேண்டிய பில்களைக் கண்காணிக்கவும்
• செலவு வகைகளை நிர்வகித்தல் – சிறந்த அறிக்கைகளுக்காக உங்கள் செலவுகளை ஏற்பாடு செய்யவும்