வழங்குநர்களை நிர்வகித்தல்

நீங்கள் யாருக்கு பணம் செலுத்துகிறீர்கள் என்பதை அறியுங்கள்

வழங்குநர்கள் (Vendors) என்பது நீங்கள் பணம் செலுத்துபவர்களை ஒழுங்கமைக்கவும், ஒவ்வொரு வழங்குநருடனும், சேவை வழங்குநருடனும் அல்லது பணம் பெறுபவருடனும் எவ்வளவு செலவு செய்கிறீர்கள் என்பதைக் கண்காணிக்கவும் உதவுகிறது. Officaid-இல் வழங்குநர் பதிவுகளை வைத்திருப்பதன் மூலம், செலவு முறைகளைக் காணலாம், நிலுவையில் உள்ள பில்களைக் கண்காணிக்கலாம், மேலும் நீங்கள் செய்த ஒவ்வொரு பணம் செலுத்துதலின் தெளிவான வரலாற்றைப் பாதுகாக்கலாம்.

Officaid-இல் வழங்குநர்கள் மற்றும் பணம் பெறுபவர்கள்

Officaid-இல், வழங்குநர்/பணம் பெறுபவர் என்பது நீங்கள் பணம் செலுத்துபவர் யாராக இருந்தாலும் அந்த நபரைக் குறிக்கிறது. இரண்டும் ஒரே இடத்தில் நிர்வகிக்கப்படுகின்றன மற்றும் ஒரே விதமாக செயல்படுகின்றன:

• வழங்குநர்கள் – பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளை வாங்கும் வழங்குநர்கள், சேவை வழங்குநர்கள், ஒப்பந்ததாரர்கள் அல்லது நிறுவனங்கள்.
• பணம் பெறுபவர்கள் – பணியாளர்கள் (சம்பளம் மற்றும் மீள்செலவுகளுக்காக), அரசு அமைப்புகள் (CPF அமைப்பு அல்லது IRAS போன்றவை), அல்லது வழக்கமான வழங்குநர்கள் அல்லாத மற்ற தரப்பினர்.

சரக்குகளுக்காக ஒரு வழங்குநருக்கு பணம் செலுத்துவதோ அல்லது வணிகச் செலவுக்காக ஒரு பணியாளருக்கு மீள்செலவு வழங்குவதோ, எதுவாக இருந்தாலும், அவற்றை அனைத்தையும் வழங்குநர்கள் (Vendors) தாவலில் நிர்வகிக்கலாம்.

உங்கள் வழங்குநர்களைக் காணுதல்

உங்கள் அனைத்து வழங்குநர்களையும் மற்றும் பணம் பெறுபவர்களையும் காண, Finance → Expenses சென்று வழங்குநர்கள் தாவலைத் திறக்கவும். பின்வருமாறு காட்டும் பட்டியல் தோன்றும்:

• வழங்குநர் பெயர் – வழங்குநர் அல்லது பணம் பெறுபவரின் பெயர்
• மொத்த தொகை – இந்த வழங்குநருக்கான அனைத்து செலவுகளிலிருந்தும் மற்றும் செலுத்த வேண்டியவற்றிலிருந்தும் கூட்டு மொத்தம்
• செயல்கள் – வழங்குநரைத் திருத்த அல்லது நீக்க அடையாளச் சின்னங்கள்

பக்கத்தின் மேலே உள்ள வடிகட்டிகளைப் (filters) பயன்படுத்தி நீங்கள் காண விரும்புவதை மாற்றியமைக்கவும்:

• ஆண்டு – குறிப்பிட்ட ஆண்டிற்கான செலவுகளைக் காணுதல்
• தனிப்பயன் வரம்பு – அந்தக் காலப்பகுதியில் செலவுகளைக் காண குறிப்பிட்ட தேதி வரம்பை அமைக்கவும்

பட்டியலில் குறிப்பிடப்படவில்லை என்று தெரிந்தால், அது வழங்குநர் ஒதுக்கப்படாமல் பதிவு செய்யப்பட்ட செலவுகள் அல்லது செலுத்த வேண்டியவை ஆகும். தேவைப்பட்டால், ஒரு வழங்குநரைச் சேர்க்க அந்தப் பரிவர்த்தனைகளைத் திருத்தலாம்.

ஒரு வழங்குநரைச் சேர்தல்

நீங்கள் வழங்குநர்களை வழங்குநர்கள் தாவலிலிருந்து நேரடியாகச் சேர்க்கலாம் அல்லது ஒரு செலவு அல்லது செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்கும்போது சேர்க்கலாம்.

வழங்குநர்கள் தாவலிலிருந்து:

1. 1 Finance → Expenses சென்று வழங்குநர்கள் தாவலைத் திறக்கவும்.
2. 2 வலது மேல் மூலையில் புதிய வழங்குநரைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
3. 3 வழங்குநரின் பெயர் மற்றும் எந்த விருப்பத்திற்குரிய விவரங்களையும் உள்ளிடவும்.
4. 4 சேமிக்க வழங்குநரைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

செலவு அல்லது செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்கும்போது:

1. 1 வழங்குநர்/பணம் பெறுபவர் இறங்குபட்டியலில் + புதியதைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
2. 2 வழங்குநரின் பெயர் மற்றும் விவரங்களை உள்ளிடவும்.
3. 3 உங்கள் பரிவர்த்தனையைத் தொடர வழங்குநரைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

வழங்குநர் புலங்களைப் புரிந்துகொள்ளுதல்

வழங்குநரைச் சேர்க்கவோ திருத்தவோ செய்யும்போது, இந்தப் புலங்களை நீங்கள் காண்பீர்கள்:

• வழங்குநர் பெயர் – அவசியம். இறங்குபட்டியல்களில் இந்த வழங்குநரைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது தோன்றும் பெயர். நிறுவனப் பெயர் அல்லது நபரின் பெயர் போன்ற அடையாளம் காணக்கூடிய ஒன்றைப் பயன்படுத்தவும். ஒவ்வொரு வழங்குநர் பெயரும் தனித்துவமாக இருக்க வேண்டும்; நகல் இருந்தால் "இந்த வழங்குநர் பெயர் ஏற்கனவே உள்ளது" என்று நிராகரிக்கப்படும்.
• முழு பெயர் – விருப்பத்திற்குரியது. காட்சிப் பெயர் சுருக்கமாக இருந்தால், வழங்குநரின் முழு சட்டப்பூர்வ அல்லது பதிவு செய்யப்பட்ட வணிகப் பெயர் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
• முகவரி – விருப்பத்திற்குரியது. பணம் செலுத்துதல் அல்லது தொடர்புக்காக உங்கள் குறிப்புக்காக வழங்குநரின் முகவரி.
• குறிப்புகள் – விருப்பத்திற்குரியது. பணம் செலுத்துதல் விதிமுறைகள், கணக்கு எண்கள் அல்லது தொடர்பு விவரங்கள் போன்ற இந்த வழங்குநருக்கான எந்தவொரு குறிப்புகளும்.

வழங்குநர் விவரங்களைக் காணுதல்

பட்டியலில் எந்தவொரு வழங்குநரையும் கிளிக் செய்தால், அவர்களுடன் உங்கள் தொடர்பு பற்றிய விரிவான தகவல்களைக் காணலாம். வழங்குநர் விவரங்கள் பக்கத்தில் இரண்டு தாவல்கள் உள்ளன:

மேலோட்டம் தாவல்

இந்த வழங்குநருடன் உங்கள் செலவு சுருக்கத்தைக் காட்டுகிறது:

• மொத்தம் – செலவிட்ட மொத்தத் தொகை (முடிந்த செலவுகள் மற்றும் செலுத்தப்பட்ட செலுத்த வேண்டியவை)
• காலக்கெடு – இன்னும் செலுத்தப்படாத செலுத்த வேண்டிய நிலுவைத் தொகை
• கொள்முதல் போக்கு – நேரப்போக்கில் இந்த வழங்குநருடன் உங்கள் செலவைக் காட்டும் ஒரு வரைபடம்

செலவு அட்டையில் காலப்பகுதி வடிகட்டி உள்ளது: இந்த மாதம், இந்த காலாண்டு, இந்த ஆண்டு (இயல்புநிலை), கடந்த மாதம், கடந்த காலாண்டு, கடந்த ஆண்டு, அல்லது அனைத்தும்.

கொள்முதல் போக்கு வரைபடம், பருவகால செலவு உயர்வுகள் அல்லது விசாரணைக்குரிய அசாதாரண உச்சிகள் போன்ற முறைகளைக் கண்டறிய உதவுகிறது.

மேலோட்டம் தாவலில் வழங்குநரின் முழு பெயர், முகவரி மற்றும் குறிப்புகள் காட்டப்படுகின்றன, மேலும் திருத்து அல்லது வழங்குநரை நீக்கு செய்ய விரைவு செயல்கள் உள்ளன.

செலவு தாவல்

இந்த வழங்குநருக்கான அனைத்து தனிப்பட்ட செலவுகளையும் மற்றும் செலுத்த வேண்டியவையையும் விரிவான பட்டியலில் காட்டுகிறது. ஒவ்வொரு வரிசையும் காட்டுகிறது:

• தேதி – செலவு நடைபெற்றது அல்லது செலுத்த வேண்டியது உருவாக்கப்பட்ட நேரம்
• நிலை – பொருள் செலுத்த வேண்டியது, காலம் கடந்தது அல்லது செலுத்தப்பட்டது என்பதைக் குறிக்கிறது
• தொகை – பரிவர்த்தனைத் தொகை
• நாணயம் – பரிவர்த்தனையின் நாணயம்

பட்டியலில் தேடுங்கள், ஒரு காலத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (ஆண்டு, அனைத்தும் அல்லது தனிப்பயன்) மற்றும் காலம் கடந்தது, செலுத்த வேண்டியது அல்லது செலுத்தப்பட்டது ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தி வடிகட்டுங்கள். பதிவிறக்கு என்பது வரிசைகளை Excel கோப்பாக அல்லது அவற்றுடன் இணைக்கப்பட்ட ரசீதுகளை வழங்குகிறது.

அந்தச் செலவின் அல்லது செலுத்த வேண்டியதின் முழு விவரங்களையும் திறக்க எந்தவொரு வரிசையையும் கிளிக் செய்யவும்.

மதிப்பீட்டு குறிப்பைப் புரிந்து கொள்ளுதல்

வேறு நாணயங்களில் செலவுகள் அல்லது செலுத்த வேண்டியவை இருந்தால், வழங்குநர் மொத்தத்தைக் கணக்கிட Officaid அவற்றை உங்கள் இயல்புநிலை நாணயமாக மாற்றுகிறது. பக்கத்தின் கீழே மதிப்பீடு குறிப்பை நீங்கள் காணலாம்.

இது ஏன் தோன்றுகிறது:

• பணம் செலுத்தப்படாத வெளிநாட்டு நாணய செலுத்த வேண்டியவைகளுக்கு, பணம் செலுத்தப்படும் வரை துல்லியமான மாற்று விகிதம் தெரியாது.
• நீங்கள் செலுத்த வேண்டியதன் மதிப்பீட்டைத் தர, Officaid சமீபத்திய மாற்று விகிதத்தைப் பயன்படுத்துகிறது.
• பணம் செலுத்தப்பட்டவுடன், உண்மையான மாற்று விகிதம் பணம் செலுத்துதலுடன் பதிவு செய்யப்படுகிறது.

கணக்கீட்டிற்குப் பயன்படுத்தப்படும் தற்போதைய மாற்று விகிதங்களைக் காண மதிப்பீடு குறிப்பைக் கிளிக் செய்யவும்.

வழங்குநரைத் திருத்துதல்

வழங்குநரின் விவரங்களைப் புதுப்பிக்க:

1. 1 நிதி → செலவுகள் என்ற இடத்திற்குச் சென்று வழங்குநர்கள் தாவலைத் திறக்கவும்.
2. 2 திருத்த விரும்பும் வழங்குநரைக் கண்டறியவும்.
3. 3 வழங்குநரைக் கிளிக் செய்து அதன் விவரங்களைத் திறக்கவும், பின்னர் விரைவு செயல்களில் திருத்து என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
4. 4 எந்தவொரு புலத்திற்கும் உங்கள் மாற்றங்களைச் செய்யவும்.
5. 5 சேமிக்க வழங்குநரைப் புதுப்பி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். நீங்கள் வழங்குநர்கள் பட்டியலுக்குத் திரும்புகிறீர்கள்.

வழங்குநர் விவரங்களில் செய்யப்படும் மாற்றங்கள், அந்த வழங்குநருடன் இணைக்கப்பட்ட செலவுகள் அல்லது செலுத்த வேண்டியவைகளைப் பாதிக்காது.

வழங்குநரை நீக்குதல்

உங்கள் பதிவுகளில் ஒரு வழங்குநர் இனி தேவையில்லை என்றால்:

1. 1 நிதி → செலவுகள் என்ற இடத்திற்குச் சென்று வழங்குநர்கள் தாவலைத் திறக்கவும்.
2. 2 நீக்க விரும்பும் வழங்குநரைக் கண்டறியவும்.
3. 3 வழங்குநரைக் கிளிக் செய்து அதன் விவரங்களைத் திறக்கவும், பின்னர் விரைவு செயல்களில் வழங்குநரை நீக்கு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும் (இது அதன் வழங்குநரைத் திருத்து படிவத்திலும் உள்ளது).
4. 4 Officaid உறுதியாக உள்ளீர்களா? என்று கேட்கிறது; வழங்குநரை நீக்க ஆம் என்பதை அல்லது அதை வைத்திருக்க ரத்து செய் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

இரட்டை வழங்குநர்களை இணைத்தல்

சற்று வேறுபட்ட பெயர்களில் அதே வழங்குநரை தவறாக இரண்டு முறை உருவாக்கினால், தானியங்கி இணைப்பு சேவை இல்லை. ஒருங்கிணைக்க:

1. நீங்கள் வைத்திருக்க விரும்பும் வழங்குநர் பதிவைத் தீர்மானிக்கவும்.
2. இரட்டை வழங்குநருடன் இணைக்கப்பட்ட செலவுகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டியவைகளைத் திருத்தி, அவற்றை நீங்கள் வைத்திருக்கும் வழங்குநராக மாற்றவும்.
3. அனைத்து பரிவர்த்தனைகளும் நகர்த்தப்பட்ட பிறகு, நகல் வழங்குநரை நீக்கவும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

அடுத்தது என்ன?

வழங்குநர்களை நிர்வகிப்பது எப்படி என்று நீங்கள் புரிந்துகொண்டதால், இந்த தொடர்புடைய வழிகாட்டிகளை ஆராயுங்கள்:

• செலவைப் பதிவு செய்வது எப்படி – வழங்குநர்களுக்கு நீங்கள் செலுத்திய பணத்தைக் கண்காணிக்கவும்
• செலுத்த வேண்டியதை உருவாக்குவது – நீங்கள் செலுத்த வேண்டிய வழங்குநர்களின் பில்ல்களைக் கண்காணிக்கவும்
• செலவு வகைகளை நிர்வகிப்பது – சிறந்த அறிக்கைகளுக்கு வகைப்படி உங்கள் செலவை ஏற்பாடு செய்யவும்