该用哪一个？
理解何时记录费用、何时记录应付账款，能确保您的账目准确，财务报表更有意义。两者都追踪资金流出，但用途不同，在报表中的位置也不同。本指南将帮助您决定该用哪一个。
简单区别
区别的关键在于一个问题：钱已经从您的账户划走了吗？
- 费用 – 已付款。资金已离开您的账户，交易已完成。
- 应付账款 – 尚未付款。您有一张带有到期日的账单，需要跟踪直到结清。
您可以把应付账款想象成放在办公桌上等待支付的账单。它有到期日，您需要监控它直到结清。而费用则是已经彻底完成的事情。
快速参考
使用下表快速决定记录哪一项：
- 购买时立即付款 → 记录为费用
- 收到带有到期日的账单 → 记录为应付账款
- 信用卡消费（已扣款） → 记录为费用
- 供应商开具的带有付款条款的发票 → 记录为应付账款
- 当场报销员工费用 → 记录为费用
- 员工提交待报销的申请 → 记录为应付账款
何时记录费用
当资金已经离开您的账户时，记录费用。这些是没有到期日需要跟踪的已完成交易。付款已完成，您只需将其记录在账目中即可。
常见的费用示例：
- 办公用品 – 您在商店购买文具并使用公司卡支付
- 客户用餐 – 您支付商务午餐费用并立即结清账单
- 即时报销 – 您当场报销员工的出租车收据
- 预付服务 – 您为预付费手机套餐充值或预付订阅费用
- 自由职业者付款 – 您通过银行转账向完成工作的承包商付款
- 零星现金采购 – 使用备用金进行的小额采购
在这些情况下，钱已经花出去了。没有账单需要跟踪，也没有到期日需要关注。
何时记录应付账款
当您有一张尚未支付的、带有到期日的账单时，请记录一笔应付账款。这代表您欠下的款项，需要跟踪直至结清。应付账款有助于您掌握即将到来的付款并规划现金流。
常见的应付账款示例：
- 租金 – 房东发送的月底到期租金发票
- 供应商发票 – 供应商交付货物，账期为30天
- 公用事业账单 – 您收到的14天内到期的电费或网络费账单
- 员工报销 – 员工提交的费用报销单，等待月底报销
- 专业服务 – 您的会计师或律师就提供的服务向您开具发票
- 带发票的订阅服务 – 按账期开具发票的年度软件订阅
在这些情况下，您已收到账单但尚未支付。您需要跟踪到期日以确保按时付款。
它们如何影响您的财务报表
费用和应付账款在财务报表中出现在不同的位置，因为它们在财务上代表不同的含义。
费用显示在您的损益表中
损益表（也称为利润表）显示您的企业在一段时间内赚取和花费了多少资金。费用会减少您的净利润，因为它们代表已花费的资金。当您记录一笔费用时，它会立即影响该期间的盈利能力。
应付账款作为负债显示在您的资产负债表中
资产负债表显示您的企业在特定时间点拥有什么（资产）和欠什么（负债）。应付账款显示为负债，因为它们代表您欠他人的款项。在您实际支付之前，它们不会影响您的损益表。
从应付账款到费用的流程
当您针对应付账款记录一笔付款时，会发生以下情况：
- 您收到账单时创建应付账款（在资产负债表中显示为负债）
- 您跟踪应付账款直至到期日
- 付款时，您针对应付账款记录该笔付款。
- 应付账款的状态将变为已付款。
- 系统会创建一笔费用，并记入您的付款账户。
- 该金额现在会显示在您的损益表中。
该应付账款本身会保留在您的记录中，状态标记为已付款，以供参考。这能确保您的付款历史记录完整，并提供完整的审计轨迹，显示账单何时收到以及何时支付。
为什么追踪应付账款，而不是稍后直接记录费用？
您可能会想，为什么不能在最终支付账单时直接记录费用呢？以下是追踪应付账款的重要性：
- 现金流规划 – 准确了解您需要支付多少金额以及何时支付，从而相应地规划现金流。
- 避免滞纳金 – 一目了然地查看即将到来的到期日，并优先处理付款以避免罚款。
- 准确的财务状况 – 您的资产负债表反映了您实际欠款的金额，为您提供真实的负债概况。
- 供应商关系管理 – 追踪与每位供应商的付款历史，确保及时付款。
- 审计轨迹 – 保留完整的记录，不仅包括付款时间，还包括账单接收时间。
Officaid 如何协助您
Officaid 通过自动化功能简化费用和应付账款的追踪，为您节省时间。
员工报销合并为应付账款
当员工在整月内提交费用报销申请时，Officaid 会自动将它们合并为一笔在月底到期的应付账款。例如，如果一名员工在 1 月 12 日申请 SGD 100，另一名员工在 1 月 24 日申请 SGD 100，您将看到一笔在 1 月 31 日到期的 SGD 200 应付账款。这减少了您需要处理的单笔付款数量。
薪资自动创建费用记录
当您通过薪资模块处理薪资时，Officaid 会自动为薪资支付、CPF 供款及其他薪资相关成本创建费用记录。您无需手动将每位员工的薪资作为单独的费用进行记录。
应避免的常见错误
以下是决定使用费用还是应付账款时的一些常见错误：
- 将所有事项都记录为费用 – 如果您只记录费用，将无法了解哪些账单未结清或何时到期。您将缺乏现金流规划所需的可见性。
- 同一笔交易重复记录 – 不要先创建应付账款，付款时又单独记录一笔费用。当您支付应付账款时，Officaid 会自动处理费用记录。
- 即时购买的应付账款 – 如果您已即时付款（例如在商店刷卡），只需记录一笔费用即可。这种情况下没有需要追踪的账单。
- 忘记支付应付账款 – 创建应付账款并不代表已付款。请务必在实际结清款项时记录付款。
常见问题
问自己：“钱已经从我的账户里划走了吗？”如果是，请记录费用。如果没有（您有一张稍后需支付的账单），请记录应付账款。换个角度想：如果您需要追踪一个到期日，那就记为应付账款。
应付账款的状态会变为已付款，并保留在您的记录中供参考。系统会自动创建一笔费用，并记入您的付款账户。这样您就能完整查看所有账单的历史记录，包括收到日期和付款日期。
如果您只记录费用，就无法知道哪些账单尚未支付或何时到期。您的资产负债表将无法准确反映负债情况，您也无法掌握即将发生的现金需求。应付账款有助于您掌握付款进度，避免产生滞纳金。
不需要。请选择一种方式：如果您已经付款，请记录费用；如果您尚未付款，请先记录应付账款。当您后续支付该应付账款时，Officaid 会自动创建费用记录。切勿对同一张账单手动重复记录两者。
信用卡购买通常记录为费用，因为交易已完成（您已购买物品）。稍后支付信用卡账单是另一回事。但是，如果您收到带有付款条款的供应商发票（即使您计划用信用卡支付），请先将其记录为应付账款。
没有直接的转换功能。如果您记录错误，需要删除错误的条目并创建正确的条目。这就是为什么在记录之前花点时间决定使用哪种类型是值得的。
接下来做什么？
既然您已了解两者的区别，请探索以下相关指南：