下载和导出费用数据

导出您的费用数据

需要与会计师共享费用报告或备份记录吗？Officaid 允许您将费用模块中所有四个选项卡的数据导出为 Excel 文件，并批量下载收据附件。无论是为报税做准备、进行审计，还是仅仅保留离线副本，导出操作都非常简单。

您可以下载的内容

财务 → 费用 中的每个选项卡都有一个 下载 按钮，具体选项取决于可用的数据：

• 费用选项卡 – 下载所有费用的 Excel 列表，或批量下载所有收据附件
• 应付账款选项卡 – 下载所有应付账款的 Excel 列表，或批量下载所有已上传的账单附件
• 供应商选项卡 – 下载所有供应商及其支出总额的 Excel 列表
• 类别选项卡 – 下载所有类别及其支出总额的 Excel 列表

下载前筛选

在导出之前，请应用筛选器以精确缩小所需范围。导出结果将仅包含符合您当前筛选设置的记录。

可用的筛选器因选项卡而异，但通常包括：

• 年份 – 查看并导出特定年份的数据
• 自定义日期范围 – 设置特定的开始和结束日期
• 状态 – 对于应付账款，可按全部、逾期、到期或已付款进行筛选

当您需要导出特定期间（如财务季度或税务年度）的数据，而不是一次性下载所有内容时，这特别有用。

从费用选项卡下载

费用选项卡允许您导出交易数据和收据附件。

1. 1 导航至 财务 → 费用（默认情况下您会进入费用选项卡）。
2. 2 使用年份筛选器或搜索框来缩小您想要导出的费用范围。
3. 3 点击右上角的 下载 按钮。
4. 4 选择您的下载选项：

• Excel – 下载包含所有费用详情的电子表格
• 收据 – 下载所有收据附件文件

Excel 导出包含以下内容：

文件名为 Expenses_yyyymmdd_hhmmss.xlsx，包含以下列：

• 日期
• 供应商/收款人
• OCR
• 类别
• 账户名称 – 使用的付款账户
• 金额 (SGD)
• 金额
• 货币
• 描述 – 您输入的备注

收据选项可批量下载所有已附加的收据文件。如果您有很多收据，可能需要一点时间来准备。

从应付账款选项卡下载

应付账款选项卡允许您导出应付账款数据和上传的账单附件。

1. 1 前往财务 → 费用，并打开应付账款选项卡。
2. 2 点击状态按钮（全部、逾期、到期 或 已付款）以选择要导出的应付账款。
3. 3 点击右上角的下载按钮。
4. 4 选择您的下载选项：

• Excel – 下载包含所有应付账款详情的电子表格
• 应付账款 – 下载所有已上传的账单附件文件

Excel 导出包含以下内容：

文件名为 Bills_yyyymmdd_hhmmss.xlsx，包含以下列：

• 到期日
• 状态
• 供应商/收款人
• 类别
• 金额
• 货币
• 描述

从供应商和类别下载数据

供应商和类别选项卡仅提供 Excel 下载（无附件可下载）。

1. 1 前往财务 → 费用，打开供应商或类别选项卡。
2. 2 如需查看特定期间的总计，请调整日期筛选器。
3. 3 点击下载按钮并选择Excel。

供应商导出包含以下内容：

• 供应商名称
• 与该供应商的总支出（针对筛选期间）

类别导出包含以下内容：

• 类别名称
• 类别类型（系统或自定义）
• 该类别的总支出（针对筛选期间）

下载单个附件

如果您只需要一张收据或账单，而不是批量下载，可以单独下载附件。

对于费用：

在费用列表中，查找收据列中的链接图标。点击它可直接下载该费用的收据附件。或者，打开费用以在预览面板中查看收据，然后使用下载图标。

对于应付账款：

点击任何应付账款以打开其详情页面。如果附有账单，它将显示在 PDF 查看器面板中。点击查看器工具栏中的下载图标，将文件保存到您的设备。

常见导出场景

以下是一些导出费用数据有用的常见情况：

• 年终会计 – 导出全年费用，与您的会计师或簿记员共享。
• 税务准备 – 下载带有收据的费用，以支持您的税务申报中的扣款。
• 费用审计 – 批量下载收据和应付账款文件，用于审计文档。
• 供应商分析 – 导出供应商列表，以审查支出模式并找出谈判更好费率的机会。
• 预算审查 – 导出类别，以按类型分析支出并与预算进行比较。
• 备份 – 定期下载您的费用数据和收据，作为离线备份。

常见问题

接下来做什么？

既然您已了解如何导出费用数据，请探索以下相关指南：

• 如何记录费用 – 添加带有收据附件的费用
• 创建应付账款 – 跟踪账单并上传支持文件
• 管理费用类别 – 按类别整理支出以优化导出