உங்கள் செயல்பாட்டுப் பதிவுகளைத் துல்லியமாகவும் புதுப்பிக்கப்பட்டதாகவும் வைத்திருக்கவும்
திட்டங்கள் மாறுகின்றன. சந்திப்புகள் மறுநேரடிப்படுத்தப்படுகின்றன. பணிகள் முடிக்கப்படுகின்றன. Officaid-ல் உங்கள் செயல்பாடுகளை நிர்வகிப்பது உங்கள் தொடர்பு வரலாட்டைத் துல்லியமாகவும், உங்கள் பின்தொடரல்களைப் பாதையிலும் வைத்திருக்க உதவுகிறது. செயல்பாடுகளைத் திருத்தவும், முடிக்கவும், நீக்கவும் தேவையான அனைத்தையும் இந்த வழிகாட்டி உள்ளடக்கியுள்ளது.
உங்கள் செயல்பாடுகளைக் கண்டறிதல்
செயல்பாடுகளைப் பின்வரும் இடங்களில் காணலாம்:
- நெட்வொர்க் → செயல்பாடுகள் - செயல்பாடுகள் டேப்பில் உங்கள் நெட்வொர்க்கில் உள்ள அனைத்து செயல்பாடுகளும் காட்டப்படுகின்றன
- தொடர்பு சுயவிவரங்கள் - செயல்பாடுகள் டேப்பில் அந்த நபருடன் உள்ள செயல்பாடுகள் காட்டப்படுகின்றன
- நிறுவன சுயவிவரங்கள் - செயல்பாடுகள் டேப்பில் அந்த நிறுவனத்துடன் உள்ள செயல்பாடுகள் காட்டப்படுகின்றன
- வர்த்தக விவரங்கள் - அந்த குறிப்பிட்ட வர்த்தகத்துடன் இணைக்கப்பட்ட செயல்பாடுகள்
செயல்பாடுகள் செயல்பாடுகள் டேப்பில் உள்ள வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்தி, ஆண்டு அல்லது நிலை (அனைத்தும், வரவிருக்கும், காலம் கடந்தது, முடிந்தது) அடிப்படையில் தேர்வு செய்யவும்.
ஒரு செயல்பாட்டை முடித்தல்
திட்டமிடப்பட்ட செயல்பாட்டை முடித்தவுடன், அதை முடிந்ததாகக் குறிக்கவும்:
- 1 வரவிருக்கும் திட்டமிடப்பட்ட செயல்பாடுகள் கீழே செயல்பாட்டைக் கண்டறியவும்
- 2 செயல்பாட்டின் வலது பக்கத்தில் உள்ள முடிவு அடையாளக் குறியீட்டை (வட்டம்) கிளிக் செய்யவும்
- 3 செயல்பாடு வரவிருக்கும் திட்டமிடப்பட்ட செயல்பாடுகளிலிருந்து சமீபத்திய செயல்பாடுகளுக்கு நகர்கிறது
மாற்றாக, செயல்பாட்டைத் திறந்து, முடிந்ததாக குறிக்கவும் ஐ இயக்கி செயல்பாட்டைப் புதுப்பி ஐக் கிளிக் செய்யலாம்.
ஒரு செயல்பாட்டைத் திருத்தல்
ஒரு செயல்பாட்டின் விவரங்களைப் புதுப்பிக்க:
- 1 பட்டியலில் செயல்பாட்டைக் கண்டறியவும்
- 2 திறக்க செயல்பாட்டின் மீது கிளிக் செய்யவும்
- 3 தேவையான புலங்களைப் புதுப்பிக்கவும் (வகை, தலைப்பு, தேதி, தொடர்புகள், குறிப்புகள்)
- 4 உங்கள் மாற்றங்களைச் சேமிக்க செயல்பாட்டைப் புதுப்பி ஐக் கிளிக் செய்யவும்
ஒரு செயல்பாட்டில் உள்ள எந்தவொரு புலத்தையும் நீங்கள் திருத்தலாம், இதில்:
- செயல்பாடு வகை - அழைப்பிலிருந்து சந்திப்புக்கு மாற்றுங்கள், இதுபோன்றவை.
- தலைப்பு - செயல்பாட்டின் பெயர் அல்லது விளக்கத்தைப் புதுப்பிக்கவும்
- தேதி - வேறு தேதிக்கு மாற்றவும்
- தொடர்புகள் - இணைக்கப்பட்ட தொடர்புகளைச் சேர்க்கவும் அல்லது நீக்கவும்
- குறிப்புகள் - கூடுதல் விவரங்களைச் சேர்க்கவும் அல்லது புதுப்பிக்கவும்
- முடிவு நிலை - முடிந்ததாகக் குறிக்கவும் அல்லது மீண்டும் திறக்கவும்
செயல்பாட்டை நீக்குதல்
மேலும் தேவையில்லாத செயல்பாட்டை நீக்க:
- 1 பட்டியலில் செயல்பாட்டைக் கண்டறியவும்
- 2 திறக்க செயல்பாட்டின் மீது கிளிக் செய்யவும்
- 3 பேனலில் செயல்பாட்டை நீக்கு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
- 4 கேட்கப்படும்போது நீக்கலை உறுதிப்படுத்தவும்
முடிந்த செயல்பாட்டை மீண்டும் திறத்தல்
நீங்கள் தவறாக ஒரு செயல்பாட்டை முடிந்ததாகக் குறித்தால், அல்லது அதை மீண்டும் திறக்க வேண்டும் என்றால்:
- 1 சமீபத்திய செயல்பாடுகள் கீழ் செயல்பாட்டைக் கண்டறியவும் அல்லது முடிந்தது என வடிகட்டுங்கள்
- 2 செயல்பாட்டைத் திறக்க அதன் மீது கிளிக் செய்யவும்
- 3 முடிந்ததாக குறிக்கவும் ஐ அணைக்கவும்
- 4 செயல்பாட்டைப் புதுப்பி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
அந்தச் செயல்பாடு உங்கள் வரவிருக்கும் பட்டியலுக்கு மீண்டும் செல்லும்.
செயல்பாட்டின் தேதியை மாற்றுதல்
திட்டங்கள் மாறும்போது, செயல்பாட்டின் தேதியைப் புதுப்பிக்கவும்:
- 1 பட்டியலில் செயல்பாட்டைக் கண்டறியவும்
- 2 செயல்பாட்டைத் திறக்க அதன் மீது கிளிக் செய்யவும்
- 3 தேதி புலத்தை புதிய தேதியாக மாற்றவும்
- 4 செயல்பாட்டைப் புதுப்பி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
புதிய தேதியின் அடிப்படையில், அந்தச் செயல்பாடு சரியான இடத்தில் தோன்றும்.
செயல்பாடு ஆடிட் டிரேல்
Officaid-ல் உள்ள ஒவ்வொரு செயல்பாடும் பதிவு செய்கிறது:
- இதை யார் உருவாக்கினர் - செயல்பாட்டைப் பதிவு செய்த குழு உறுப்பினர்
- இது எப்போது உருவாக்கப்பட்டது - உருவாக்கப்பட்ட தேதி மற்றும் நேரம்
இந்த ஆடிட் டிரேல் (audit trail) உங்கள் குழுவிற்கு யார் என்ன பதிவு செய்தார்கள் என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது; உங்கள் தொடர்பு வரலாற்றுக்கு பொறுப்பேற்பு மற்றும் பின்னணியை வழங்குகிறது.
காலம் கடந்த செயல்பாடுகளை நிர்வகித்தல்
காலம் கடந்த செயல்பாடுகள் என்பவை அவற்றின் காலக்கெடுவு தேதியை கடந்துவிட்ட திட்டமிடப்பட்ட செயல்பாடுகள் ஆகும். அவை எத்தனை நாட்கள் காலம் கடந்திருக்கின்றன என்பதைக் காட்டும் சிவப்பு பேட்ஜைக் காட்டுகின்றன.
காலம் கடந்த செயல்பாடுகளை நிர்வகிக்க:
- முடிக்கவும் - செயல்பாடு நடந்திருந்தால், அதை முடிந்ததாகக் குறிக்கவும்
- மறுதிட்டமிடவும் - இன்னும் நடக்கவில்லை என்றால், தேதியைப் புதுப்பிக்கவும்
- நீக்கவும் - இது இனி தொடர்புடையதாக இல்லையெனில் (குறைவாகவே பயன்படுத்தவும்)
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
ஆம். செயல்பாட்டிற்கு அணுகல் உடைய எந்த குழு உறுப்பினரும் அதைத் திருத்தவோ அல்லது முடிக்கவோ முடியும். இது உங்கள் குழுவிற்கு பின்தொடரல்களில் (follow-ups) ஒத்துழைக்கவும், தொடர்பு நிர்வாகத்திற்கான பொறுப்பைப் பகிரவும் அனுமதிக்கிறது.
அந்த செயல்பாடு தொடர்பு சுயவிவரங்கள், நிறுவன சுயவிவரங்கள் மற்றும் வர்த்தக விவரங்கள் உள்ளிட்ட அது தோன்றிய அனைத்து இடங்களிலிருந்தும் நிரந்தரமாக நீக்கப்படும். இந்த நீக்கத்தை மீட்டெடுக்க முடியாது.
அப்படியில்லை. ரத்து செய்யப்பட்ட செயல்பாடுகள் உங்கள் தொடர்பு வரலாற்றின் மதிப்புமிக்க பின்னணியை வழங்கலாம். முழுமையாக நீக்குவதற்குப் பதிலாக, ரத்து செய்ததற்கான விளக்கத்தைச் சேர்க்கும் ஒரு குறிப்பைச் செயல்பாட்டில் சேர்ப்பதைக் கருத்தில் கொள்ளவும்.
அடுத்தது என்ன?
செயல்பாடுகளை நிர்வகிப்பது எப்படி என்று இப்போது உங்களுக்குத் தெரியும். Officaid-இன் நேரடி தொடர்பு சேவைகளை ஆராயுங்கள்:
- Officaid-இலிருந்து மின்னஞ்சல் அனுப்புவது - செயல்பாடுகளாகத் தானாகப் பதிவு செய்யப்படும் மின்னஞ்சல்களை அனுப்பவும்
- WhatsApp செய்தி அனுப்புவது - Officaid-இலிருந்து நேரடியாகத் தொடர்புகளுக்கு செய்தி அனுப்பவும்
- செய்தி டெம்பிளேட்டுகளைப் பயன்படுத்துவது - முன்பே எழுதப்பட்ட செய்தி டெம்பிளேட்டுகளுடன் நேரத்தைச் சேமிக்கவும்