Jejak Kemajuan Melalui Setiap Tahap
Mengetahui kedudukan sesuatu tugasan sama pentingnya dengan mengetahui apa tugasan tersebut. Kemas kini status menyampaikan kemajuan tanpa penjelasan panjang, membolehkan semua orang melihat sekilas sama ada kerja sedang menunggu, sedang berlangsung, tersekat, atau selesai.
Status Tugasan Tersedia
Officaid menyediakan empat status tugasan:
- Belum Dimulakan tugasan telah dicipta tetapi kerja belum bermula
- Sedang Berlangsung kerja sedang dilakukan secara aktif
- Ditangguhkan kerja telah dijeda, biasanya disebabkan oleh halangan atau kebergantungan
- Selesai tugasan telah siap
Memahami Setiap Status
Belum Dimulakan ialah status lalai untuk tugasan baharu. Ia menunjukkan kerja telah dikenal pasti dan direkodkan tetapi tiada siapa yang mula bekerja lagi. Tugasan mungkin kekal dalam status ini apabila menunggu sumber, menunggu untuk diprioritaskan, atau dalam barisan di belakang kerja lain.
Sedang Berlangsung bermaksud kerja aktif sedang berlaku. Seseorang sedang bekerja pada tugasan tersebut atau telah mula membuat kemajuan. Memindahkan tugasan ke Sedang Berlangsung memberi isyarat bahawa ia sedang ditangani.
Ditangguhkan menunjukkan tugasan tidak dapat diteruskan buat masa ini. Ini mungkin disebabkan oleh menunggu maklumat, kebergantungan pada tugasan atau projek lain, kekangan sumber, atau keputusan sengaja untuk menjeda. Tidak seperti Belum Dimulakan, Ditangguhkan menyiratkan kerja dimaksudkan untuk diteruskan tetapi telah tersekat atau ditangguhkan.
Selesai bermaksud tugasan telah siap. Kerja telah dilakukan dan tiada tindakan lanjut diperlukan. Tugasan Selesai berpindah dari tab Sedang Berlangsung ke tab Selesai.
Aliran Kerja Status
Tugasan biasanya mengalir melalui status dalam urutan logik:
- Belum Dimulakan → tugasan dicipta dan menunggu
- Sedang Berlangsung → kerja bermula
- Ditangguhkan (pilihan) → kerja dijeda jika tersekat
- Sedang Berlangsung → kerja disambung semula selepas halangan diatasi
- Selesai → kerja siap
Bukan setiap tugasan mengikuti laluan ini tepat. Tugasan ringkas mungkin terus dari Belum Dimulakan ke Selesai. Tugasan kompleks mungkin berpindah antara Sedang Berlangsung dan Ditangguhkan beberapa kali.
Cara Status Dipaparkan
Dalam senarai tugasan, status muncul sebagai lencana dengan gaya berbeza:
- Belum Dimulakan muncul dengan garisan luar neutral
- Sedang Berlangsung muncul dalam warna kuning/amber
- Ditangguhkan muncul berbeza untuk menunjukkan keadaan dijeda
- Selesai muncul dalam warna hijau
Penunjuk visual ini membantu anda menyemak senarai tugas dengan pantas dan memahami kedudukan semasa.
Menukar Status Tugasan
Untuk mengemas kini status tugasan:
- 1 Buka tugasan dengan mengkliknya dalam senarai tugasan
- 2 Klik Sunting dalam panel Tindakan Pantas
- 3 Pilih status baharu daripada senarai turun Status
- 4 Klik Kemas Kini Tugas untuk menyimpan
Anda juga boleh menandakan tugasan sebagai Selesai terus dari senarai tugasan dengan mengklik petak semak.
Tab Tugas Selesai
Apabila tugas ditandakan sebagai Selesai, ia berpindah dari tab Sedang Berlangsung ke tab Selesai. Ini memastikan senarai tugas aktif anda kekal fokus pada kerja yang masih memerlukan perhatian sambil mengekalkan rekod kerja yang telah siap.
Tab Selesai termasuk penapis untuk melihat tugas mengikut tahun atau julat tarikh tersuai, memudahkan anda mencari tugas dalam Rekod Terdahulu.
Tindakan Susulan bagi Tugasan Selesai
Selepas anda menyiapkan tugas, halaman Tugas memaparkan banner Tugasan ditandakan sebagai selesai! yang bertanya sama ada anda ingin mencipta tugas atau tindakan susulan untuk memastikan perkara terus bergerak ke hadapan.
- Cipta Tindakan Susulan membuka panel Tambah Tugas Baharu yang sudah diisi daripada tugas yang selesai: tajuk "Susulan:
", Keutamaan dan Ditugaskan Kepada yang sama, dan Tarikh Jatuh Tempo 7 hari dari hari ini (penerangan tidak disalin). Setelah anda menyimpannya, log Aktiviti Tugas kedua-dua tugas dipautkan antara satu sama lain - Tidak, Terima Kasih menutup permintaan tersebut
- × menyembunyikan banner untuk lawatan ini sahaja; ia akan muncul semula kali seterusnya anda membuka halaman Tugas sehingga anda memilih salah satu butang
Soalan Lazim
Ya. Sunting tugasan dan tukar status dari Selesai kembali ke Sedang Berlangsung atau status lain. Tugasan tersebut akan berpindah kembali ke tab Sedang Berlangsung.
Penukaran status tidak mencetuskan notifikasi automatik. Jika anda perlu memaklumkan seseorang tentang perubahan status, berkomunikasi secara langsung atau tambah komen pada tugas tersebut.
Ya. Semua perubahan status direkodkan dalam log Aktiviti Tugas, menunjukkan siapa yang mengubah status dan bila.
Apa Seterusnya?
Guna pengetahuan pengurusan tugas anda:
- Penjelasan Keutamaan Tugas - Gabungkan status dengan keutamaan untuk konteks penuh
- Lihat Butiran Tugas - Lihat maklumat tugas sepenuhnya
- Menggunakan Komen Tugas - Tambah konteks semasa mengubah status