ஒவ்வொரு பணம் திருப்பி கொடுப்பதையும் கணக்கில் வைத்திருத்தல்
பணியாளர்கள் வணிகத்தின் சார்பில் தங்கள் சொந்த பணத்தை செலவிடும்போது, அந்த செலவுகள் சமர்ப்பிப்பலிருந்து பணம் செலுத்துதலுக்குள் வரை கண்காணிக்கப்பட வேண்டும். கோரிக்கை கண்காணிப்பு என்பது பணியாளர்களின் பணம் திருப்பி கொடுப்பதற்கான கோரிக்கைகளை பதிவு செய்தல், வகைப்படுத்துதல் மற்றும் கண்காணிப்பதானது. பணியாளர்கள் என்ன கோருகிறார்கள், எது அங்கீகரிக்கப்பட்டது, எது செலுத்தப்பட்டது என்பதை உங்களுக்கு தெளிவாக காட்டுகிறது.
தேவையான கண்காணிப்பு இல்லாமல், கோரிக்கைகள் மின்னஞ்சல் தொடர்களில் மறைந்துவிடுகின்றன, ஆவணமின்றி அங்கீகாரங்கள் நடக்கின்றன, மேலும் நிதி குழுக்கு யார் பணம் பெற்றிருக்கிறார்கள் என்பதை அறிய கடினமாகிறது. ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட அமைப்பு எல்லாவற்றையும் ஒழுங்குபடுத்தி, பணியாளர்கள் விரைவில் பணத்தைப் பெறுவதை உறுதி செய்கிறது.
கோரிக்கை கண்காணிப்பு ஏன் முக்கியம்
வணிகங்கள் கோரிக்கைகளை கண்காணிப்பதற்கு சில முக்கிய காரணங்கள் உள்ளன:
- நிதி துல்லியம் உங்கள் கணக்குகள் உண்மையான பணம் திருப்பி கொடுப்பதற்கான கடமைகளை பிரதிபலிக்க உறுதி செய்கிறது.
- பட்ஜெட் தெளிவு குழுவில் உள்ள செலவு முறைகளை புரிந்து கொள்ள உதவுகிறது.
- ஆடிட் தயாரிப்பு உள் அல்லது வெளி மதிப்பாய்வுகளுக்கு ஆவணங்களை வழங்குகிறது.
- பணியாளர் திருப்தி தெளிவான நிலை புதுப்பிப்புகளுடன் துரிதமான பணம் திருப்பிச் செலுத்துதலை உறுதி செய்கிறது.
- கோட்பாடு பின்பற்றுதல் கோரிக்கைகள் உங்கள் அமைக்கப்பட்ட வரம்புகள் மற்றும் விதிகளுடன் பொருந்துகின்றனவா என்பதை சரிபார்க்கிறது.
கைமுறை கண்காணிப்பில் உள்ள சவால்
பணியாளர் கோரிக்கைகள் ஒரு தனித்துவமான கண்காணிப்பு சவாலை ஏற்படுத்துகின்றன. நிதிக்கு நேரடியாக வரும் வழங்குநர் விலைப்பட்டியல்களிலிருந்து மாறுபட்டு, கோரிக்கைகள் நிறுவனத்தின் முழுவதும் உள்ள தனிநபர்களிடமிருந்து வருகின்றன. ஒவ்வொரு நபரும் தனித்தனியாக சிறிய கொள்முதல்களை செய்வதால், ஒருங்கிணைக்கப்பட வேண்டிய, சரிபார்க்கப்பட வேண்டிய மற்றும் பதிவு செய்யப்பட வேண்டிய பல பரிவர்த்தனைகள் உருவாகின்றன.
ஒரு அமைப்பு இல்லாமல், வணிகங்கள் பொதுவான பிரச்சனைகளை எதிர்கொள்கின்றன:
- பரவிய பதிவுகள் மின்னஞ்சல்களில், கோப்புகளில் அல்லது முழுமையாக இழக்கப்பட்ட ரசீதுகளுடன்.
- தாமதமான சமர்ப்பிப்புகள் பணியாளர்கள் பணம் திருப்பி கோருவதை மறந்துவிடுகிறார்கள்.
- ஒரே மாதிரியற்ற வகைப்படுத்தல் செலவு முறைகளை பகுப்பாய்வு செய்ய கடினமாக்குகிறது.
- கைமுறை ஒருங்கிணைப்பு எல்லாவற்றையும் கையில் தொகுக்க வேண்டியது.
- ஆடிட் பாதை இல்லாமை ஆவணங்கள் இல்லாமல் தகவல்சாரா அங்கீகாரங்கள் நடக்கும்போது.
நல்ல கண்காணிப்பு எப்படி இருக்கும்
செயலில் உள்ள கோரிக்கை கண்காணிப்பு ஒவ்வொரு சமர்ப்பிப்பிற்கும் முக்கிய தகவல்களை பதிவு செய்கிறது:
- கோரிக்கையை யார் சமர்ப்பித்தார்.
- என்ன கொள்முதல் செய்யப்பட்டது மற்றும் ஏன்.
- கொள்முதல் எப்போது நடந்தது.
- எவ்வளவு கோரப்பட்டது.
- ரசீதுகள் அல்லது விலைப்பட்டியல்கள் போன்ற ஆதார ஆவணங்கள்.
- அங்கீகரிப்பு சங்கிலி – பணம் திருப்பிச் செலுத்துதலை யார் அங்கீகரித்தார் என்பதைக் காட்டுகிறது.
- பணம் செலுத்தும் நிலை – பணியாளருக்கு பணம் திருப்பிச் செலுத்தப்பட்டதா என்பதைக் கண்காணிக்கிறது.
கோரிக்கைகளிலிருந்து நிதி பதிவுகள் வரை
கோரிக்கைகள் தனித்துவமாக இல்லை. அங்கீகரிக்கப்பட்டவுடன், அவை நிறுவனம் பணியாளர்களுக்குக் கொடுக்க வேண்டிய பணத்தைக் குறிக்கின்றன. பணம் செலுத்தப்படும் வரை கண்காணிக்கப்பட வேண்டிய ஒரு கடன் இது. Officaid கோரிக்கைகளை நேரடியாக செலுத்த வேண்டிய தொகைகளுடன் இணைக்கிறது, இதனால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் உங்கள் நிதி பதிவுகளில் இயல்பாகப் பாய்கின்றன.
Officaid எப்படி உதவுகிறது
Officaid முழுமையான கோரிக்கை கண்காணிப்பை வழங்குகிறது. ஒவ்வொரு கோரிக்கையும் குழு → கோரிக்கைகள் இல் முழு விவரங்களுடன் பதிவு செய்யப்படுகிறது, ரசீதுகள் இணைக்கப்பட்டு சேமிக்கப்படுகின்றன, அங்கீகாரங்கள் நேர முத்திரையுடன் பதிவு செய்யப்படுகின்றன, மேலும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் நிதி → செலவுகள் → செலுத்த வேண்டியது இல் தானாகவே செலுத்த வேண்டிய பதிவுகளை உருவாக்குகின்றன. கோரிக்கைகள் சுருக்கம் வகை வாரியாக செலவு பற்றி உடனடி தெளிவை வழங்குகிறது, அதேபோல் அனைத்து கோரிக்கைகளும் டேப் தனிப்பட்ட சமர்ப்பிப்புகளை ஆழமாகப் பார்க்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
குழு → கோரிக்கைகள் → அனைத்து கோரிக்கைகளும் செல்லவும். ஆண்டு, நிலை, பணியாளர் அல்லது கோரிக்கை வகை வாரியாக வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்தவும். முழு கோரிக்கை விவரங்களையும் ரசீது உட்பட திறக்க எந்தவொரு வரிசையையும் கிளிக் செய்யவும்.
மேலோட்டம் டேப்பில் உள்ள கோரிக்கைகள் சுருக்கம் பகுதி, வகை வாரியாக அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகளைப் பிரித்து காட்டும் பை சார்ட் மற்றும் அட்டவணையைக் காட்டுகிறது. வெவ்வேறு காலங்களில் செலவுகளை ஒப்பிடுவதற்கு ஆண்டு வடிகட்டியைப் பயன்படுத்தவும்.
அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைகள் நிதி → செலவுகள் → செலுத்த வேண்டியது இல் பணியாளர் வாரியாக தொகுக்கப்பட்டு தானாகவே செலுத்த வேண்டிய பதிவுகளை உருவாக்குகின்றன. செலுத்த வேண்டியதிற்கு எதிராக நீங்கள் பணம் செலுத்தலை பதிவு செய்தால், அனைத்து அடிப்படை கோரிக்கைகளும் செலுத்தப்பட்டது நிலைக்கு புதுப்பிக்கப்படுகின்றன. விவரங்களுக்கு கோரிக்கைகள் எவ்வாறு செலுத்த வேண்டியதாக மாறுகின்றன என்பதைப் பார்க்கவும்.
அடுத்தது என்ன?
Officaid இல் கோரிக்கைகளை நிர்வகிப்பது பற்றி மேலும் அறியவும்:
- கோரிக்கைகள் எப்படி செலுத்த வேண்டிய தொகையாக மாறுகின்றன கோரிக்கைகள் மற்றும் நிதிக்கு இடையேயான தொடர்பை விளக்குகிறது.
- கோரிக்கைகள் மேலோட்டம் குழு கோரிக்கைகளை ஒரே பார்வையில் கண்காணிக்க எப்படி என்று காட்டுகிறது.
- அனைத்து கோரிக்கைகளையும் பார்த்தல் கோரிக்கை பதிவுகளை வடிகட்டவும் தேடவும் உள்ளடக்கியது.